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MIDOS2000 - Hilfe / Gewusst wie Die folgende alphabetische Auflistung soll die Bedienung von MIDOS2000 erläutern. Einträge mit dem Zeichen führen interaktiv zu der Stelle im Datenbankmanager, an der Sie dann weiterarbeiten können...
Anzeige Datenbank kopieren Datenbank öffnen Datenbankeigenschaften Datensätze erfassen Datensätze kopieren Datensicherung Dublettenprüfung Einstellungen Export Feldinhalte kopieren Grafiken einfügen Import Neue Datenbank einrichten Optionen Recherche Suche Suchfelder Suchfragen speichern oder laden Suchliste Suchmaske
### Neue Datenbank einrichten Schritte: Klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Neu'. Geben Sie dann den internen Namen der Datenbankdatei ein (max. 8 Zeichen) Dann geben Sie bitte die ausführliche Bezeichnug der Datenbank ein (max. 40 Zeichen) Anschliessend geben Sie die Datenbankstruktur ein - mit: Feldname (max. 12 Zeichen, ohne Umlaute und Leerzeichen) Ausführliche Bezeichnung des Feldes für Erfassungs- und Ausgabemaske (max. 30 Zeichen) Felderläuterung (für feldbezogene Hilfe bei der Erfassung) Dateityp (aus Pull-Down-Menü darüber auswählen) Feldlänge (max. 30000 Zeichen für alphanum. Felder; es werden keine Füllzeichen gespeichert) Alle Festlegungen können Sie nachträglich ändern. Wählen Sie dazu im Menüpunkt 'Bearbeiten' die Option 'Datenbeschreibung'. Wenn Sie zu einer bestehenden Datenbank eine neue Datenbankdatei name.dbm hinzufügen möchten, klicken im Menü 'Datenbank' auf 'neue Datei' und geben Sie den Dateinamen an. ### Datensätze erfassen Schritte: Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensatz neu'. Geben Sie ihre Daten ein. Springen Sie von Feld zu Feld mit Enter oder mit Tabulator- oder Pfeiltasten. Wenn Sie einen weiteren Datensatz speichern wollen, klicken Sie auf den Button 'Nächsten'. Wenn Sie die Erfassung beenden wollen, klicken Sie auf den Button 'Beenden'. ### Import von Daten Import von Dateien Klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Datei importieren'. Bestimmen Sie das Datenformat der Quelldatenbank; wählen Sie zwischen Text-Delimited-Format, dBase und ISO 2709 (z.B. ISIS-Dateien) Drücken Sie den Button mit den drei Punkten und suchen Sie Quelldatenbank im Dateimanager. Die Zieldatei wird automatisch generiert, den vorgeschlagenen Namen und Pfad können Sie ändern. Geben Sie unter 'Titel der Datenbank' eine ausführliche Bezeichnung für die importierte Datenbank an. Expandieren Sie das Importfenster mit dem Button 'Einstellungen'. Spezifizieren Sie die Nummerierung der Datensätze falls Sie eine Nummerierung wünschen Wenn die Quelldatei eine Text-Delimited-Datei ist, und der erste Satz nur die Feldnamen enthält, kreuzen Sie die Checkbox 'Kopfsatz vorhanden' an. Wenn die Quelldatei eine Text-Delimited-Datei ohne Kopfsatz ist, listen Sie die Feldnamen auf. Andernfalls werden die automatisch Felder durchnummeriert (F01, F02...) Überprüfen Sie die Satzbegrenzungs- und Satzendezeichen und ändern Sie sie gegebenenfalls. Das Austauschformat ISO 2709 wird z.B. von CDS-ISIS unterstützt. Wenn Sie Daten aus der DOS-Version von CDS-ISIS importien wollen, stellen Sie die Trennungszeichen für DOS-Standard ein. Stammt die Quelldatei aus einer WINDOWS-Version von CDS-ISIS, wählen Sie WIN-Standard. Sie können die Voreinstellungen auch ändern. Mit dem Button 'Test' führen Sie die Datenkonvertierung durch ohne die Datei endgültig zu importieren. Um die Daten endgültig zu importieren, drücken die den Button 'Daten importieren'. Falls die Zieldatei noch nicht existiert, werden Sie gefragt, ob die neue Datenbank angelegt werden soll. Sie können Namen und Pfad ändern. Um eine Datei in einem anderen Format in eine MIDOS-Dateie zu importieren, geben Sie eine existierende MIDOS-Datei als Zieldatei an und wählen Sie anschließend zwischen überschreiben oder anhängen. Import von einzelnen Datensätzen aus anderen MIDOS-Datenbanken Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensatz neu'. Sie befinden sich im Editiermodus. Klicken Sie auf den Button 'Fremd'. Das Importfenster wird geöffnet. Klicken Sie unter 'Datenbank' auf den Button 'Suchen' und wählen Sie die Datenbankdatei name.dbm aus, aus der die Datensätze übernommen werden sollen: Name und Pfad werden in dem Feld darunter automatisch eingetragen. Tragen Sie unter 'Feld' ein, in welchem Feld sie nach dem Datensatz recherchieren wollen: Eine Liste mit den Einträgen aus diesem Feld wird aufgebaut. Klicken Sie auf 'Datensatz holen': Sie erhalten eine Liste, in der Sie nach dem gewünschten Feld recherchieren können. Doppelklicken Sie in der Liste auf den gewünschten Suchbegriff. Falls mehrere Datensätze angezeigt werden, wählen Sie den gewünschten Datensatz aus. Klicken Sie auf 'Übernehmen: Gesamter Datensatz'. Import von beliebigen Texten Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensatz neu'. Sie befinden sich im Editiermodus. Klicken Sie mit der Maus in das Feld, in das Sie Text importieren wollen. Klicken Sie auf den Button 'Fremd'. Das Importfenster wird geöffnet. Klicken Sie auf 'Textdatei' und wählen Sie die Textdatei name.txt aus, aus der Teile übernommen werden sollen. Name und Pfad werden in dem Feld darunter automatisch eingetragen. Markieren Sie den Teils des Texts, den Sie übernehmen möchten mit der Maus. Klicken Sie auf 'Übernehmen: Markierten Text'. ### Datenbank öffnen Schritte: Datenbankliste erstellen Tragen Sie die Datenbanken, mit denen Sie häufig arbeiten, in eine von 5 Datenbanklisten ein. Klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Öffnen', um eine Datenbankliste zu erstellen oder zu bearbeiten. Datenbanken, die Sie in die Liste eintragen möchten, können Sie suchen und übernehmen. Um Dateien zu suchen, klicken Sie auf den Button 'MIDOS-Datei suchen' oder auf 'MIDOS-Datei über Dateimenü'. Datenbank öffnen Um eine Datenbankliste zu aktivieren, klicken Sie auf eines der farbigen Bücher. Um eine Datenbank zu öffnen, klicken Sie auf einen Ordner. Datenbankliste gestalten Um eine Datenbankliste zu verwalten, klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Öffnen'. Sie können die Datenbanken in der Liste alphabetisch sortieren oder löschen über die entsprechenden Buttons. Wenn Sie die Bezeichnung ändern wollen, klicken Sie auf 'Eigenschafen' und geben im ersten Feld einen neuen Namen ein. ### Datensicherung Automatische Datensicherung Wenn Sie Änderungen an Ihrer Datenbank vornehmen, wird mit dem Abspeichern der neuen Fassung eine BAK-Datei (name.bak) erzeugt, in der die vorhergehende Fassung gespeichert ist. Wenn Sie Ihre Änderungen wieder rückgängig machen wollen, klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'BAK-Datei aktivieren'. Damit wird die vorhergehende Fassung wiederhergestellt. Gezielte Sicherung einer Datenbank Wenn Sie Ihre Datenbank in einer bestimmten Fassung abspeichern wollen, klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Datenbank sichern'. Dadurch wird ein Verzeichnis SAVE angelegt, in das die Datenbank komplett kopiert wird. Wenn Sie Ihre aktuelle Datenbank durch die gesicherte Version ersetzten möchten, klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Sicherung aktivieren'. Gezielte Sicherung von Teilen einer Datenbank Wenn Sie einen Teil der Datenbank auslageren wollen, markieren Sie die Datensätze, die Sie separat sichern wollen, in der Kurzanzeige mit F4 Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensätze archivieren'. Dadurch wird ein Verzeichnis ARCHIV mit einer neue Datenbank angelegt, die die markierte Datensätze enthält. In der Datenbankliste wird automatisch ein Eintrag 'name (Archiv)' erzeugt. Wenn Sie archivierte Datensätze wieder in die Hauptdatenbank integrieren möchen, öffnen Sie die Archivdatenbank 'name (Archiv)' aus der Datenbankliste und klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensätze entarchivieren'. ### Datenbank kopieren Datenbank in ein anderes Verzeichnis kopieren Klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Datei kopieren nach'. Suchen Sie die zu kopierende Datei name.dbm Bestimmen Sie Ziellaufwerk und -pfad. Legen Sie fest, ob nur die Hauptdatei name.dbm oder ob alle dazugehörigen Datenbankdateien kopiert werden sollen. Datenbank in das aktuelle Verzeichnis kopieren Öffnen Sie die Datenbank, in deren Verzeichnis Sie eine andere Datenbank kopieren wollen. Die zu kopierende Datenbank muß dieselbe Struktur wie die aktuelle Datenbank haben. Klicken Sie im Menü 'Datenbank' auf 'Datei kopieren von'. Suchen Sie die zu kopierende Datei name.dbm Legen Sie fest, ob nur die Hauptdatei name.dbm oder ob alle dazugehörigen Datenbankdateien kopiert werden sollen. Weitere Möglichkeiten, Datenbanken zu kopieren finden Sie unter Datensicherung ### Dublettenprüfung Schritte: Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Dopplungsprüfung' Doppelklicken Sie ein Feld oder mehrere Felder, anhand derer die Dubletten bestimmt werden sollen. Im Protokollfenster sehen sie das Prüfergebnis. Die Nummern der Datensätze mit dem gleichen Feldinhalt werden jeweils hinter einem Pfeil aufgelistet. Um eine Kurzanzeige der jeweiligen Dubletten zu erhalten, klicken Sie auf den Pfeil am Anfang der Satznummernliste und dann auf den Button 'Datensätze anzeigen'. ### Datensätze kopieren Schritte: Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie Datensätze kopieren wollen. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensätze ändern': Der Datenbankeditor wird gestartet. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Satz in die Ablage' oder benutzen Sie einen der Buttons rechts oben, um den Datensatz in die Windows-Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie auf 'Neu' und dann auf 'Ablage in Satz'. Wie Sie einzelne Datensätze aus einer anderen Datenbank in die aktuelle Datenbank übernehmen, ist unter Import beschrieben. ### Feldinhalte kopieren Schritte: Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie Feldinhalte kopieren wollen. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensätze ändern': Der Datenbankeditor wird gestartet. Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das sie kopieren möchten. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'aktuelles Feld in die Ablage'. Oder benutzen Sie einen der Buttons rechts oben, um den Feldinhalt in die Windows-Zwischenablage zu kopieren. Oder benutzen Sie die Tastenkombination Strg+Einfg. Klicken Sie mit der Maus in das Feld, in das Sie den Feldinhalt kopieren möchten. Klicken Sie auf 'Bearbeiten' und dann auf 'Ablage in das aktuelle Feld'. Oder benutzen Sie einen der Buttons rechts oben, um den Feldinhalt in die Windows-Zwischenablage zu kopieren. Oder benutzen Sie die Tastenkombination Shift+Einfg. ### Grafiken einfügen Sie haben zwei Möglichkeiten, Bilder in Datensätzen einzubinden: 1) Sie können unterschiedliche Grafiken in Datensätze einbinden. 2) Und Sie können in alle Datensätze dieselben Grafiken einbinden, als Bilder oder als Hintergrundbilder - zum Beispiel ihr Firmenlogo. Außerdem gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, eingebundene Grafiken anzuzeigen: 1) Sie können direkt angezeigt werden. 2) Oder Sie können Links generieren, die auf die Grafiken zeigen. Unterschiedliche Grafiken in Datensätze einbinden Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie die Grafik einfügen wollen. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Datensätze ändern': Der Datenbankeditor wird gestartet. Klicken Sie mit der Maus in das Feld, in das Sie die Grafik einfügen möchten. Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Grafikpfad einfügen' oder benutzen Sie die Tastenkombination Strg+G: Der Grafikbrowser zur Anzeige von GIF, JPG und BMP-Dateien wird gestartet. Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem sich die Grafikdatei befindet. Klicken Sie in der Liste der Grafiken auf die gewünschten Dateinamen und anschließend auf den Button 'Grafik laden': Die Bilder mit den dazugehörigen Links werden angezeigt. Ändern Sie die 'Übernahmeeinstellungen' nur, wenn Sie die Grafiken nicht in einen Datensatz einbinden wollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen 'als HTML-Skript' aktivieren, wird eine HTML-Codierung erzeugt (z.B. img src="blau.bmp" border="0"), die in dieser Form in ein Format übernommen werden kann. Wenn Sie das Kontrollkästchen 'Pfad vollständig' aktivieren, wird der komplette Pfad (z.B. c:\midos2000\datenbank1\bilder\blau.bmp) übernommen, z.B. in einen Text. Klicken Sie auf den Link über der Grafik und tragen Sie ihn so in die Übernahmeliste ein. Klicken Sie auf den Link auf der Übernahmeliste, um die Grafik auszuwählen. Klicken Sie auf den Button 'Übernahme': Der Link wird in das Feld eingetragen. Verlassen Sie den Editiermodus mit 'Beenden' Aktivieren Sie z.B. durch Doppelklicken in der Kurzanzeige ein Ausgabeformat, in dem das Feld vorhanden ist: Die Grafik wird automatisch anzeigt. Falls Sie mehrere Grafikdateien in ein Feld eingetragen haben (getrennt durch das MIDOS-Trennzeichen), müssen Sie das Ausgabeformt an die Mehrfachbelegung anpassen: Klicken Sie auf 'Bearbeiten' und 'Ausgabeformate'. Wählen Sie das Format für die Bildanzeige aus. Klicken Sie auf den Namen des Feldes, das das Bild enthält. Klicken Sie im Menü 'Spezialelemente einfügen' auf 'Grafikdatei aus Mehrfachfeld'. Gleichbleibende Grafiken in Datensätze einbinden Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Ausgabebeformat': Der Editor für die Ausgabegeschreibungen wird gestartet. Klicken Sie im Menü 'Spezialelemente einfügen' auf 'Grafikdatei direkt einfügen'. Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem sich die Grafikdatei befindet. Klicken Sie in der Liste der Grafiken auf die gewünschten Dateinamen und anschließend auf den Button 'Grafik laden': Die Bilder mit den dazugehörigen Links werden angezeigt. Ändern Sie die 'Übernahmeeinstellungen'nicht. Klicken Sie auf den Link über der Grafik und tragen Sie ihn so in die Übernahmeliste ein. Klicken Sie auf den Link auf der Übernahmeliste, um die Grafik auszuwählen. Schauen Sie sich mehrere Datensätze an: Sie enthalten alle dieselbe Grafik. Hintergrundbilder Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Ausgabebeformat': Der Editor für die Ausgabegeschreibungen wird gestartet. Klicken Sie im Menü 'Spezialelemente einfügen' auf 'Hintergrundbild'. Klicken Sie auf 'Grafik auswählen' und suchen Sie die Grafikdatei, die Sie als Hintergrundbild verwenden möchten. Klicken Sie in der Liste der Grafiken auf die gewünschten Dateinamen und anschließend auf den Button 'Grafik laden': Die Bilder mit den dazugehörigen Links werden angezeigt. Schauen Sie sich mehrere Datensätze an: Sie enthalten alle dasselbe Hintergrundbild. Links auf Bilder Klicken Sie im Menü 'Bearbeiten' auf 'Ausgabebeformat': Der Editor für die Ausgabegeschreibungen wird gestartet. Klicken Sie im Menü 'Spezialelemente einfügen' auf 'Link auf beliebige Datei'. Suchen Sie die Grafikdatei, auf die Sie einen Link legen möchten. Schauen Sie sich mehrere Datensätze an: Sie enthalten alle denselben Link. ### Recherche Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Suche. Diese sind über zwei Wege zu erreichen: a) über die Suchfelder im unteren Bereich des Datenbankmanager-Fensters b) über das Menü 'Suche' Vorher sollten Sie festlegen, in welchen Datenbanken gesucht wird: Recherche in einer Datenbank Recherche über mehrere ausgewählte Datenbanken Recherche über alle Datenbanken: Generalrecherche Damit entscheidet man, welche Datenbanken in die Suche einbezogen werden. Datenbanken aus verschiedenen Datenbanklisten können nur nacheinder durchsucht, dann aber in eine gemeinsame Zieldatei geschrieben werden. Auswahl: durch Klicken auf das Buch-Symbol eine Datenbankliste öffnen durch Klicken auf das Lupen-Symbol eine oder mehrere Datenbanken zum Durchsuchen markieren alternativ durch Klicken auf das Lupensymbol mit dem A alle Datenbanken zum Durchsuchen markieren ### Suche siehe auch Recherche im Menü 'Suche' befinden sich: eine Suchmaske für die Eingabe von komplexen Suchkriterien eine Möglichkeit, häufig benötigte Suchfragen zu speichern und wieder zu laden eine Suchliste, die es erlaubt, aus einer Wortliste (Standardsuchliste) Suchworte zu übernehmen ### Suchfelder immer im unteren Bereich des Programmfensters direkt zu erreichen ### Suchfragen speichern oder laden Hat man einmal eine Suche im Suchfenster des Hauptfensters geschrieben und diese erfolgreich benutzt, kann man sehr leicht diese Suchfrage speichern, um sie später z.B. in anderen Datenbanken noch einmal zu benutzen. Dazu muß man nur im Menü 'Suche' den Menüpunkt 'Suchfrage speichern' klicken. Dann kann man diese Suchabfrage mit einem beschreibenden Namen versehen abspeichern indem man den OK-Button anklickt. Synonym kann man über den Menüpunkt 'Suchfrage laden' diese oder andere gespeicherte Suchfragen abrufen und dann schnell wieder verwenden. Dazu muß man lediglich die Suchfrage in dem sich öffnenden Fenster doppelt anklicken oder mit dem OK-Button bestätigen. Sofort steht dann die komplette Suchfrage mit Suchbegriffen und logischen Verknüpfungen wieder unten im Suchfenster. Nun braucht man nur noch rechts unten im Hauptfenster auf einen der beiden Suchbuttons klicken (Lupe). ### Suchliste dient zur Auswahl eines Suchworts aus einer sogenannten Standardliste: Das ist eine konfigurierbare Wortliste. Beim ersten Öffnen definiert man die Felder für die Standardsuchliste in der Registerkarte 'Suche' des Registers 'Datenbankeigenschaften'. Diese öffnet sich automatisch beim ersten Versuch, die Suchliste zu benutzen. Zuerst entscheidet man, ob die Wortliste Einzelworte oder ganze Feldinhalte anzeigen soll, indem man das Kontrollkästchen vor 'Standardsuchliste nur mit Einzelwörtern' aktiviert. Dann nimmt man die Auswahl der Felder für die Suchliste vor, indem man in das Eingabefeld doppelklickt und dann per Doppelklick ein oder mehrere Felder für die Standardliste auswählt. Dann bestätigt man mit OK. Abschließend dann noch den Button 'Änderungen übernehmen' klicken. ### Suchmaske Die Suchmaske dient zur übersichtlicheren Eingabe von komplexen Suchfragen. Die Voreinstellungen können über die Registerkarte 'Suche' in den 'Datenbankeigenschaften' vorgenommen werden. ### Datenbankeigenschaften zu erreichen über den Menüpunkt 'Eigenschaften' im Menü 'Datenbank' oder das gelbe Fragezeichen-Icon direkt über der Baumdartellung im Hauptfenster des Datenbankmanagers ### Einstellungen folgende Einstellmöglichkeiten sind zu unterscheiden: 1. Optionen für den MIDOS2000-Datenbankmanager im Menü 'Ansicht' die Menüpunkte 'Schrift' und 'Datenbankübersicht' im Menü 'Optionen' 2. Eigenschaften für die einzelnen Datenbanken im Menü 'Datenbank' in den Menüpunkten 'Eigenschaften' 'Datei importieren' im Menü 'Bearbeiten' in den Menüpunkten 'Datenbeschreibung' 'Ausgabebeformat' 'RAK-Felder definieren' im Menü 'Suche' in den Menüpunkten 'Suchmaske' 'Suchliste' im Menü 'Ausgabe' im Menüpunkt 'Export' ### Optionen zu erreichen über das Menü 'Optionen'. Hier kann man die Suchmaske definieren, Spezifikationen für den Export vornehmen und bestimmen, mit welchen Programmen / Viewern externe Dateien angezeigt werden. ### Export Es werden alle Datensätze exportiert, die in der Datenbankübersicht angezeigt werden. Also entweder alle Datensätze bzw. die aktuelle Treffermenge. zu erreichen über das Menü 'Ausgabe' und den Menüpunkt 'Dateiausgabe (Export)' Hier kann dann Dateiname und Pfad gewählt werden. Das Dateiformat wird durch Anklicken der Buttons 'HTML', 'RTF', 'Delimited', 'Text' und 'MIDOS' gewählt. Spezifische Einstellungen für die Exportformate sind auf der Registerkarte 'Verschiedenes' im Menü 'Optionen' vorzudefinieren. ### Anzeige zu erreichen über die Registerkarte 'Viewer' im Menü 'Optionen'. Hier kann man bestimmen, mit welchen Programmen bestimmte Dateien geöffnet werden. Für HTML-Dateien ist beispielsweise die Anzeige mit dem internen HTML-Viewer 'mwhtml.exe' möglich. Alternativ wäre die Auswahl eines Browsers wie MS InternetExplorer oder Netsape Communicator denkbar.