ï ñ ò Information 150

### Liste drucken

Mit der Auswahl Liste Druckenerreichen Sie das Druckvorschaumenü für den Direktdruckvon Suchergebnissen. Unter Suchergebnis ist in diesem Fall der Inhalt der aktuellen Kurzanzeige zu verstehen. Das ist wichtig zu beachten, denn Sie haben mit der Auswahloption Satz druckendie Auswahlmöglichkeiten:

- aktuellerDatensatz drucken, das ist der Datensatz, der durch den Mauszeiger markiert ist,
- markierte Datensätze drucken, damit werden die in der Kurzanzeige markierten Datensätze (Tasten F4, F6, F8) gedruckt oder wenn keiner mit der F4-Taste markiert ist, der aktuelle Datensatz,
- alle Datensätze drucken, damit werden alle in der Kurzanzeige stehenden Datensätze zum Drucken geschickt; wenn Sie nicht aufpassen, könnte Ihre gesamte Datenbank zum Druck geschickt werden.

#### weitere Informationen:

ñ Tabelle drucken ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 151

### Kopf, Fuß, Überschrift

Einem Suchergebnis, das Sie z.B. im Auftrag eines Nutzers zusammengestellt haben, können Sie über die entsprechenden Eingabeflächen jeweils einen Text für Kopfzeile und Fußzeile zuweisen. Die Texte werden auf jeder Seite in gleicher Form gedruckt. Sie können dadurch verschiedene Druckausgaben besser auseinander halten.
Einem Ausdruck kann eine zentrierte Überschrift zugewiesen werden, die einmal am Anfang vor dem ersten Datensatz ausgegeben wird. Wenn Sie für Kopfzeile, Fußzeile oder Überschrift eine zweizeilige Ausgabe benötigen, können Sie das Zeichen ^ setzen. An seiner Position wird ein Umbruch erzeugt.
Kopfzeile, Fußzeile und Überschrift können Sie jeweils eine spezielle Schrift zuweisen. Sie sollten dabei die Schrift nur in der Grösse ändern, nicht die komplette Schriftart.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 152

### Grafik auf 1. Seite

Sie können auf der aktuellen 1. Seite jeder Liste eine Grafik einfügen und deren Position bestimmen, sowie den Text anpassen. Unter BMP-Datei einfügen rufen Sie über die Schaltfläche laden die Datei auf, über

- Vergrößerung können Sie die Anzeige der Grafik vergrößern (die BMP-Datei sollte nicht grösser als 50 KByte sein. Sie sollte den Charakter eines Logos haben, ggf. ein thematisch zutreffendes kleines Bild.),
- mit X-Position verschieben Sie die Grafik horizontal,
- mit Y-Position verschieben Sie die Grafik vertikal.

Wenn Sie die Schaltfäche löschen betätigen, wird die Grafik abgehangen.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 153

### Seitenanpassung

Für die Druckoptimierung können Sie die Seitenanpassung vornehmen, in dem Sie folgende Angaben via Schieberegler verändern:

- Den linken Rand bestimmen Sie mit linker Rand, gemessen in Pixel. Sie müssen ggf. einen Rand beachten, den Ihr Drucker zwangsweise benötigt.
- Die Zeilenlänge, wenn Sie die Zeilenlänge zu schmal wählen, wird ein sehr störender Flattersatz rechts erzeugt. Wenn Sie mit Feldbezeichnung ausgeben, sollten Sie lange Feldbezeichnungen in der Ausgabebeschreibung ggf. durch eine kürzere Bezeichnung (konstanten Text) ersetzen, damit ein besseres Verhältnis von Text und Bezeichnungsspalte entsteht.
- Den Abstand zwischen zwei Datensätzen bestimmen Sie über Satzabstand.
- Den Zeilenabstand vergrößern Sie, wenn Sie in der Vorschau bemerken, dass zu viele sehr dunkle Druckbereiche auf einer Seite entstehen.
- Das Maß für die Einrückung kann, obwohl in der Ausgabebeschreibung auch einstellbar, hier noch weiter verändert werden, bis die Vorschau optisch befriedigend auf Sie wirkt. Die Folgezeileneinrückung aus der Ausgabebeschreibung wird dynamisch mit verschoben.

Die Seitengestaltung ist über weitere Parameter beeinflußbar:

- Wenn Sie jeden Datensatz auf einer neuen Seite beginnend, drucken wollen, schalten Sie ein Satz pro Seite ein. Sehr lange Volltextdatensätze (um 20 Kbyte bis 64 Kbyte) sollten Sie einzeln drucken.
- Wenn Sie soviel wie möglich auf eine Seite drucken wollen, schalten Sie Seite ausnutzen ein. Übliche Sicherheitszeilen vor Fuß- und nach Kopfzeilen werden verkürzt.
- Wenn Sie Datensätze horizontal zentriert ausdrucken wollen, dann schalten Sie Sätze mittig ein. Das scheint aber nur zusammen mit ein Satz pro Seite und bei relativ kurzen Datensätzen sinnvoll, denn es ist kaum möglich, ein mehrseitiges Dokument mittig zu drucken.
- Sie können die Seitennummerierung einschalten. Die Seitennummerierung wird nach einer Kopfzeile und vor einer Fußzeile in einem speziell errechneten Seitenbereich eingetragen.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 154

### Numerierungen

Analog zur Bibliografie können Sie die zu druckenden Datensätze in fünf verschiedenen Formen numerieren. Unter Numerierung können Sie die Formen auswählen.
Beachten Sie, dass in der Druckvorschau nun eine Verschiebung der Anzeige stattfindet, die es erforderlich machen könnte, die Seitenparameter nochmals anzupassen.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 155

### Ausgabeform wählen

Sie haben die Möglichkeit die Ausgabeform zu wechseln, wobei Sie aus den von Ihnen vorbereiteten Ausgabebeschreibungen eine auswählen sollten, die Sie für die direkte Druckausgabe optimiert haben.
Da Sie im Direktdruck sicher Auftragsrechercheergebnisse herstellen, sollten Sie eine gut lesbare Form ausgeben, die auf die Ausgabe von Feldern verzichtet, die der Auftraggeber der Recherche nicht benötigt, wie z.B. DESKRIPTOR-Feld, interne Feldnamen u.ä.
Wenn Sie RAK-gerecht erfassen, dann können Sie auch das RAK-Format auswählen, oder ein gemischtes Format aus RAK-Feldern (Kommando RAK in der Ausgabebeschreibung) und z.B. dem Volltextfeld oder dem Abstract ausgeben.
Statt lange Feldbezeichnungen mit auszudrucken, sollten Sie evtl. ganz auf Feldnamen und Feldbezeichnungen verzichten und statt dessen ein optimal lesbares Dokument ausgeben. Dabei können Sie die optische Wirkung mit den HTML-Tags für die Textauszeichnung verbessern.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 156

### Brief bei Ausgabe

Für den Fall, dass Sie eine bibliografische Datenbank führen, können Sie mit dem Umschalten auf die Schaltfläche Brief in das Briefmodul wechseln und einen Formbrief DIN A4 für eine Literaturbestellung herstellen. Wenn Sie auf Brief klicken, wird eine einfache Eingabemaske für die Anschrift und von Formeldaten aufgeblendet. Geben Sie die Adresse der Firma ein mit:

- Name,
- Straße,
- Postleitzahl und
- Ort

Geben Sie die üblichen Korrespondenzdaten ein und geben Sie einen Anredetext und einen Abschlußtext ein. Der Anredetext und der Abschlußtext können mit dem Zeichen ^ mit Zeilenwechseln versehen werden.
Wenn Sie Literatur auf diese Weise bestellen, könnte der Anredetext z.B. wie folgt lauten:
Sehr geehrte Damen und Herren ^^ hiermit bestelle ich die im folgenden aufgeführte Literatur als Kopie zum persönlichen Gebrauch. ^
Der Abschlußtext könnte z.B. wie folgt lauten:
Ich bitte um Rechnungsstellung an: ^^ Mein Name ^ mit freundlichen Grüßen ^
Die Angaben werden sofort in der Druckvorschau dargestellt.
Über die Schaltfläche Normaldruck wechseln Sie vom Brief zurück in die Normalform der Druckvorschau.
Über das Müll-Symbol löschen Sie die Texteingaben insgesamt. Sie können auch den Briefmodul aus dem Grundmenü benutzen, um einen Formbrief zu schreiben, dem Sie dem Ausdruck der Literaturstellen als Anlage beifügen. Die Ausgaben bleiben gespeichert. Sie können die nächste Bestellung an die gleiche Adresse schicken.
Sie sollten eine Ausgabebeschreibung für den Druck von Bestellungen optimiert haben.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 157

### Schriftanpassung, Briefdruck

Für den Druck stellt die Schriftanpassung die wichtigste Maßnahme dar, ein Dokument lesbar zu gestalten. Sie können die Schrift einzeln für verschiedene zu druckenden Elemente eines Dokuments festlegen. Sie können die Schrift einzeln festlegen für:

- das Dokument,den eigentlichen Text,
- die Kopfzeile,
- die Fußzeile,
- die Briefadresse,
- die Briefkurzzeichen,
- die Briefanrede,
- den Briefabschluß.

Wenn Sie eines der Elemente anklicken wird die in Windows übliche Auswahlbox Schriftart geöffnet. In Abhängigkeit von den bei Ihnen installierten Schriften können Sie Ihre Auswahl treffen. Beachten Sie, dass diese Schriftauswahl möglichst gleichartige Schriftgrößen und Schriftstile je Element erzeugen sollte. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Sie nicht zusammenpassende Schriftarten in einem Druckstück verwenden.
Wenn Sie sich für ARIAL, entscheiden, benutzen Sie für alle Elemente Arial, variieren Sie höchstens die Schriftgröße. Des gleichen, wenn Sie sich für TIMES ROMAN entscheiden usw. Durch die Schriftwahl wird sich die gesamte Gestaltung des Druckstückes ändern. Ggf. müssen Sie etwas nachregulieren, indem Sie die Seitenränder verändern.
Grundregeln: In Druckstücken sollte die Zeilenbreite so gewählt werden, daß der Anfang einer Folgezeile noch deutlich sichtbar ist, wenn man das Ende der vorhergehenden Zeile liest. Dies kann durch den Zeilenabstand und die Schriftgrösse erreicht werden. Verwenden Sie keine Schrift unter 10 Punkt Grösse. Verwenden Sie keine generelle Fettschrift. Wählen Sie eine Druckbreite, bei der zwischen 54 und 64 Zeichen im Durchschnitt auf einer Zeile stehen oder eine Breite zwischen den Rändern von max. 15,5 cm gewählt wird. Vermeiden Sie zu viele Textauszeichnungen.

#### weitere Informationen:

ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 158

### Druckermenü

Wenn Sie alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit vorgenommen haben, lösen Sie durch die Schaltfläche Drucken den Start des Windows-Druckermenü aus.
Sie können dort, wenn Sie über den Adobe-Acrobat PDFWriter verfügen, direkt eine PDF-Datei im PDF-Grafikformat erzeugen, indem Sie statt des Standarddruckertreibers den PDFWriter auswählen. Sie haben im Druckermenü der Funktion Liste Drucken keine andere Möglichkeit eine Datei, z.B. eine POSTSCRIPT-Datei, auszugeben.
Wenn Sie die Ausgabe in einer Datei brauchen, dann müssen Sie entweder über das RTF-Format ausgeben oder über das HTML-Format eine Anwendung erzeugen. Dazu dient die Funktion Ausgabe,Datei in der Vollanzeige oder Dateiausgabe (Export) im Grundmenü bzw. die Schaltfläche Liste Drucken im Grundmenü.
Wenn im Windows-Druckermenü der Klickpunkt In Datei umleiten/ausgeben vorhanden ist, dann können Sie im allgemeinen auch in Datei ausgeben.

#### weitere Informationen:

ñ Tabelle drucken; ñ Vollanzeige ñ RTF einstellen; ñ RTF-Format exportieren; ñ HTML, PDF, RTF im Anwendungskonzept; ñ HTML-Format exportieren; ñ HTML-Spezialelemente einfügen

ï ñ ò Information 159

### Tabelle drucken

Die Funktion Tabelle drucken erlaubt das Generieren einer direkt auszudruckenden Tabelle oder einer Tabelle im HTML-Format aus den Treffern eines Suchergebnisses.
Mit der Auswahl Tabelle drucken erreichen Sie das Druckvorschaumenü (Preview) für die Tabellengestaltung und den Direktdruck von Tabellen sowie die Herstellung einer HTML-Tabellenausgabe.
Unter Suchergebnis ist in diesem Fall der Inhalt der aktuellen Kurzanzeige zu verstehen. Das ist wichtig zu beachten, denn Sie haben mit der Auswahloption Welche Felder drucken die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

- aktuellen Treffer drucken, was zu einer Tabelle aus einer Kopfzeile und einer Wertezeile führt.
- markierte Treffer drucken, wodurch die mit der F4-Taste, F6-Taste oder F8-Taste markierten Treffer der Kurzanzeige ausgewählt werden.
- alle Treffer drucken, wodurch u.U. die gesamte Datenbank bzw. die gesamte Trefferliste in eine Tabelle einfließt.

#### weitere Informationen:

ñ HTML im Tabellengenerator; ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 160

### Überschrift, Tabellenkopf

Sie können der Tabelle eine Überschrift zuweisen, die Sie im Menü eingeben. Es stehen 255 Zeichen zur Verfügung. Wird ein Zeilenwechsel im Text der Überschrift gebraucht, ist ^ zu benutzen.
Der Tabellenkopf wird aus den Feldbezeichnungen der in die Tabelle einfließenden Felder gebildet, in der Reihenfolge, die Sie durch Ihre Auswahl bestimmen.
Wenn Sie die Schaltfläche Tabelle wie Kurzanzeige betätigen, werden die Tabellenkopfparameter aus der Parameterdatei der Kurzanzeige bestimmt.
Die Abspeicherung von Parametern der Kurzanzeige erreichen Sie über die rechte Maustaste,Parameter speichern in der Kopfzeile der Kurzanzeige.

#### weitere Informationen:

ñ HTML im Tabellengenerator; ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 161

### Schrift für Tabelle

Für die Elemente Überschrift, Tabellenkopf und Tabellenzellenteil (Textteil) der Tabelle können Sie separat die Schriftart festlegen.

#### weitere Informationen:

ñ HTML im Tabellengenerator; ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 162

### Äussere Tabellengestaltung

Für die Tabellengestaltung stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:

- waag. Linien setzt waagerechte Linien zwischen den Zeilen,
- senkr. Linien setzt senkrechte Linien zwischen den Spalten,
- Rahmen erzeugt einen Rahmen um die gesamte Tabelle,
- Kopflinie erzeugt eine Linie zusätzlich oberhalb der Tabelle,
- Wortumbruch sollten Sie immer einschalten, wenn Sie längere Texte in Tabellen ausgeben. Wenn Sie nur kurze Felder mit festen Zeichenzahlen in eine Tabelle bringen, können Sie ggf. Wortumbruch ausschalten, z.B. eine Tabelle aus Dokumentenart, Nummer, Erscheinungsjahr und Eingabedatum könnte bei optimaler Spaltenbreite ohne Wortumbruch ausgegeben werden.
- Querformat erlaubt Tabellen im A4-Querformat.
  Sie müssen Ihren Drucker im Druckermenü ggf. auch auf Querformat einstellen, damit die Ausgabe richtig bleibt.

Über Schieberegler können Sie weitere Festlegungen treffen:

- Den Zeilenabstand können Sie zwischen einfach und eineinhalbzeilig wählen. Der Standard ist 1,5zeilig relativ zur gewählten Schrittgröße.
- Der Satzabstand bestimmt den Abstand zwischen 2 Dokumenten. Sie sollten dem Satzabstand größer als den Zeilenabstand wählen.
- Mit Zeilen/Satz legten Sie fest, wieviele Textzeilen eines Feldes max. in einer Tabellenzelle ausgegeben werden; der Standard 0 bedeutet, alle Zeilen werden erzeugt, die der Text des Feldes benötigt.
- Mit der Angabe linker Rand legen Sie dessen Breite fest; Standardwert ist: 10 mm.

Der rechte Rand wird dynamisch errechnet. Sie müssen Ihre Tabelle so gestalten, dass Sie in der Vorschau die äusserste rechte Spalte lesen können (in allg. 0,5 cm) und ein Rand zu sehen ist, falls Ihr Drucker diesen braucht.
Sie können das aktuelle Systemdatum und die Systemuhrzeit Ihres PC in den Kopfteil der ersten Seite der Tabelle einblenden. Achten Sie darauf, dass die Parameter im Betriebssystem richtig eingestellt sind.

#### weitere Informationen:

ñ HTML im Tabellengenerator; ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 163

### Feldzuordnung zur Tabelle

Die Feldzuordnung zur Tabelle erfolgt über das Feldauswahlmenü. Die Felder werden in der Reihenfolge eingeordnet, in der Sie sie in die kleine Tabelle unter Tabelle editieren eintragen.
In die Tabelle Tabellenfelder editieren tragen Sie folgende Angaben ein:

- In die Spalte 1 einen Feldnamen oder eine Formel; Feldnamen werden durch Klicken auf das Feldauswahlmenü übertragen.
- In Spalte 2 eine Überschrift für die Spaltenbenennung in der Tabellenkopfzeile. Die Überschrift wird ggf. umgebrochen, wenn sie breiter ist als die Spaltenbreite. Sie können einen Zeilenumbruch durch das Zeichen ^ erzwingen.
- In Spalte 3 geben Sie die Spaltenbreite in mm ein. Ausserdem werden in dieser Spalte noch die Kennzeichnungen für den Datentyp des Feldwertes angegeben. Die Kennzeichnungen sind:
  1. N für Numerisch,
  2. S für Summe,
  3. R für Rechtsbündig,
  4. P für Prozent.

Sie müssen dafür sorgen, dass der Datentyp des Feldes für Rechenoperationen geeignet ist, wenn Sie in der ersten Spalte eine Formel eintragen.
Eine Formel wird durch relative Spaltenbezüge der Form S1 bis S15 dargestellt. Die Spalten werden durchnummeriert. Formeln können nur mit sichtbaren Spalten und Konstanten und mit den Grundrechenarten erzeugt werden.
Beispiel:
Für die erzeugende Tabelle sollen die Felder PREIS, MENGE und JAHR gewählt werden. PREIS und MENGE sollen multipliziert werden.

    Spalte 1: PREIS  Preis  DM  N20
    Spalte 2: MENGE  Stückzahl  N20
    Spalte 3: S1S2  Summe      NS30
    Spalte 4: JAHR   Jahr       N10

Wenn für Spalte 3 der Parameter SUMME gesetzt wird, wird die Summe aller errechneten Werte der Spalte über die Treffermenge gebildet und in der letzten Tabellenzeile ausgegeben.
Wenn Sie für Spalte JAHR den Parameter SUMME setzen, werden die Jahreszahlen über die Treffermenge addiert, was sicher sinnlos ist.
Wichtig ist: Summenbildung erfolgt immer über die Treffermenge. Wenn Sie Gruppierungskriterien brauchen, wie z.B. KOSTEN pro JAHR, müssen Sie über jedes Jahr eine Treffermenge selektieren und daraus je eine Tabelle generieren.
Die PROZENT-Berechnung setzt passende Feldinhalte in jedem Fall voraus.
Beispiel:

    Spalte 1: BESTAND   Lager          N20
    Spalte 2: VERKAUFT  Umsatz         N20
    Spalte 3: S1-S2     Vorrat         N20
    Spalte 4: S3/S1100 Schön rechnen  N30

Geben Sie der Spalte 3 den Parameter PROZENT, wird dies in Prozent gerechnet.

#### weitere Informationen:

ñ HTML im Tabellengenerator; ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 164

### HTML im Tabellengenerator

Wenn Sie die Schaltfläche HTML betätigen, wird die Ausgabe der Tabelle in eine HTML-Datei ermöglicht. Sie können mit Rahmen noch festlegen, ob HTML-gemäße Rahmen um die Tabelle erzeugt werden sollen.
Mit HTML-Datei erzeugen generieren Sie eine HTML-Datei mit dem Inhalt der Tabelle, die Sie z.B. im Internet über Ihre Homepage anbieten können. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, früher erzeugte Tabellen nochmal anzuzeigen.
Sie können den Standardnamen TABELLE.HTM nach Ihren Wünschen abändern. Sie können Ihr HTML-Verzeichnis auch mit dem kompletten Abspeicherungspfad angeben.

#### weitere Informationen:

ñ MAKEHTMLTAB, Erzeuge HTML-Tabelle; ñ MAKEHTML, HTML-Steuerparameter für Tabelle

ï ñ ò Information 165

### Tabellenbeschreibung speichern

Sie können die Tabellenbeschreibung unter einen beliebigen Namen mit der Endung .tbf abspeichern. Sie haben so die Möglichkeit, Beschreibungen später wieder zu verwenden, sie zu editieren und Tabellen immer in der gleichen Art, z.B. aus Neuzugängen an Datensätzen, herzustellen.

ï ñ ò Information 166

### Druckermenü, Tabelle

Wenn Sie alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit vorgenommen haben, lösen Sie durch die Schaltfläche Drucken den Start des Windows-Druckermenü aus.
Sie können dort, wenn Sie über den Adobe-Acrobat PDFWriter verfügen, direkt eine PDF-Datei im PDF-Grafikformat erzeugen, indem Sie statt des Standarddruckertreibers den PDFWriter auswählen. Sie haben im Druckermenü der Funktion Tabelle drucken keine andere Möglichkeit die Ausgabe in eine Datei auszugeben, als die, einen Druckertreiber auszuwählen, der das kann, wie z.B. der Acrobat Distiller ab Version 4.0 und der PDFWriter.
Wenn Sie die Ausgabe in einer Datei brauchen, dann müssen Sie entweder über das RTF-Format ausgeben oder über das HTML-Format eine Anwendung erzeugen. Dazu dient die Funktion Ausgabe, Datei in der Vollanzeige oder Dateiausgabe (Export) im Grundmenü bzw. die Schaltfläche Liste drucken im Grundmenü.
Wenn im Windows-Druckermenü der Klickpunkt In Datei umleiten/ausgeben vorhanden ist, dann können Sie im allgemeinen eine Datei erzeugen.

#### weitere Informationen:

ñ Liste drucken; ñ Vollanzeige

ï ñ ò Information 167

### Datenbankanalysefunktionen

Als Datenbankanalysefunktionen stehen im engeren Sinne zur Verfügung:

- eine Funktion für die komplexe Statistik mit grafischer und tabellarischer Aufbereitung über Trefferlisten,
- die Analyse formaler und syntaktischer Zustände zur Datenbank, einschliesslich Zeichenstatistik,
- die Funktion Diagramm für die grafische Aufbereitung von statistischen Werten aus dem Inhalt der Datenbank.

Im weiteren Sinne gehören zu den statistischen Auswertungsmöglichkeiten einer Datenbank auch die Ausgabe der Suchlisten mit Trefferanzahl und deren Sortiermöglichkeiten, sowie die Analyse von Inhalten mittels gespeicherter Suchfragen.

#### weitere Informationen:

ñ Diagramm; ñ Statistik; ñ MIDOS-Update-Programme; ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Datenbankanalyse; ñ Datenbeschreibung ñ ANALYSE, Analysiere Datenbankdatei

ï ñ ò Information 168

### Statistik

Die Funktion Statistik dient der komplexen statistischen Auswertung von Datenbanken, Trefferlisten und/oder markierten Datensätzen, einschließlich der Herstellung von grafischen Aufbereitungen der statistischen Zustandswerte der Datensätze.
Wenn Sie eine bibliografische Datenbank führen, können Sie gewisse bibliometrische und inhaltliche Analysen ausführen. Wenn Sie eine Patentdatenbank führen, können Sie gewisse patentstatistische Analysen ausführen.
Wenn Sie Volltexte verwalten, können Sie evtl. sprachstatistische Analysen ausführen, wie z.B. die Deskriptorwürdigkeit von Wörtern ermitteln u.ä. Ausserdem können Sie Ihre Datenbestände auf Gleichmäßigkeit der Erschließung, auf Fragen der Aktualität usw. prüfen.
Zunächst müssen Sie Ihr statistisches Problem formulieren. Es gibt verschieden tiefe Stufen der Statistik, die über die Suche und die Statistik zusammengeführt werden.
Beispiele:
Statistikproblem 1:
In einer Normendatenbank soll ermittelt werden, wieviele Normen pro Jahr europäisch harmonisiert und gültig wurden.
Statistikproblem 2:
In einer Patentdatenbank soll die Anmeldetätigkeit von 10 auf einem Fachgebiet konkurrierenden Firmen über die letzten 20 Jahre statistisch ermittelt werden.
Statistikproblem 3:
Sie wollen wissen, welche Ihrer Zeitschriften die mit den meisten ausgewerteten Artikeln ist. Sie wollen für 10 Jahre rückwärts einen grafischen Vergleich haben.
Statistikproblem 4:
Sie wollen die 20 häufigsten Deskriptoren wissen.
Statistikproblem 5:
Sie wollen die am seltensten benutzte Klassifizierung wissen und die 10 am häufigsten vergebenen Klassen, weil Sie Ihre Klassifikation verbessern wollen.
Die Verfahrensweise ist im wesentlichen immer gleich:

- Sie ermitteln die Trefferliste, mit der es sinnvoll ist, die Statistik zu machen. Die Datensätze müssen alle für die Statistik notwendigen Felder und die tiefer zu analysierenden Feldwerte enthalten. Sie müssen also Datensätze entfernen, die die für die Statistik notwendigen Felder nicht enthalten.
- Legen Sie die Trefferliste ggf. mit Trefferliste speichern unter als Datenbank ab. Arbeiten Sie mit diesem Teilbestand weiter.
- Wählen Sie Statistik und geben Sie in der angezeigten Tabelle die Statistikkriterien ein. Wenn Sie z.B. die häufigsten Feldwerte eines Feldes ermitteln wollen, geben Sie unter Feld den Feldnamen ein und betätigen Sie Start. Es entsteht eine Liste der Trefferhäufigkeit der Werte und der Prozentanteile je Wert.
- Wenn Sie diese Liste abspeichern, können Sie im nächsten Lauf der Statistik die Feldwerte gezielt angeben und unter mit Suchfrage ein weiteres Suchkriterium, z.B. das Erscheinungsjahr oder das Anmeldejahr oder ähnliches angeben. Auch dieses Ergebnis speichern Sie ab.

Sie können so bis zu 20 Reihen speichern. Die Einzelergebnisse und/oder die gesamten Reihen können Sie grafisch in den unterschiedlichsten Diagrammformen darstellen.
Die Statistik über die Feldwerteverteilung ist auch für ein einzelnes Feld über die rechte Maustaste in der Kurzanzeige verfügbar. So können Sie schnell Statistiken über z.B. Erscheinungsjahr, Dokumentart, Sprache, Klassifikation u.ä. durchführen.
Es kann sinnvoll sein, die Suchfragen zu formulieren und abzuspeichern, um sie mehrmals verwenden zu können.
Wichtig ist:

- Wenn Sie Zeitreihen über exakte Datumsangaben brauchen, müssen Sie ein exakt geführtes Datumsfeld in ihren Dokumenten haben. So können Sie exakt z.B. die Anzahl der erfassten Dokumente pro Zeitraum ermitteln.
- Die Grafik-Aufbereitung ermöglicht Balken-, Torten- und Linien- und Punktdiagramme in verschiedenen Formen. Beachten Sie, dass nicht alle Formen für die Ausgabe statistischer Diagramme geeignet sind. So sind Liniendiagramme z.B. nur sinnvoll, wenn damit zeitliche Verläufe dargestellt werden sollen.

Sie können nun u.a.:

- Die Feldhäufigkeit in Beziehung setzen. Dafür nennen Sie die Felder, die Sie in Beziehung setzen wollen. Das Ergebnis zeigt die prozentuale Verteilung, z.B.:

      Feld      % Anz.
      SPRACHE  40 400
      LAND     60 600

  Das Feld SPRACHE ist nur 400 mal in der Datenbank enthalten. Das Feld LAND ist 600 mal belegt. Die Prozentwerte sagen nur aus, dass die Felder ungleich belegt sind. Nur wenn die Trefferliste mit der Suchfrage SPRACHE: or LAND: erzeugt wurde, sind die Prozentangaben aussagefähig.
- Feldwerte eines Feldes in Beziehung setzen, für das gleiche Feld, dazu nennen Sie den Feldnamen und die Feldwerte, die in Beziehung gesetzt werden sollen.
  z.B.

      Feld    Wert  %
      SPRACHE DE   11
      SPRACHE EN   61
      SPRACHE FR   21

Um die 50 häufigsten Aussagen im Feld DESKR zu ermitteln, klicken Sie in der Kurzanzeige auf die rechte Maustaste in der Kopfzeile des Feldes DESKR.
Um in einer Patentdatenbank die häufigsten Firmen zu ermitteln, die unter einer definierten Patentklasse anmelden, suchen Sie die Trefferliste über die Patentklasse zusammen, z.B. H05A001-00.
Führen Sie nun über die Trefferliste eine Statistik zum Feld ANMELDER aus. Sie erhalten die 50 häufigsten Anmeldernamen in der ersten Spalte der Analysetabelle. Wenn Sie nun unter Suchfrage angeben, dass Sie nur das Anmeldejahr 2000 betrachten wollen, werden die 50 Firmen nochmals selektiert und die Reihe wird aktualisiert. Wenn Sie anschließend 1999 selektieren, wird die zweite Reihe gefüllt usw. Alle Reihen zusammen, maximal 20 in einem Ergebnis, können Sie grafisch im Diagramm aufbereiten.
Für die anderen Statistikprobleme verfahren Sie analog.

1. Trefferliste erzeugen,
2. zusätzliches Selektionskriterium im Statistikmodul angeben,
3. Reihe erzeugen,
4. Aufbereitung der Reihen,
5. Grafik ausgeben.

Wenn Sie mit ALT+Druck die Grafik in die Zwischenablage setzen, können Sie diese als BMP-Datei in ein Bildverarbeitungsprogamm oder in Word für Windows laden und abspeichern.
Wenn Sie die Datei im Bildverarbeitungsprogramm in ein JPG-Format oder ein GIF-Format umwandeln, können Sie die Grafik auch in Ihren Datensätzen referenzieren und im Internet bereitstellen.
In der grafischen Aufbereitung existiert das Symbol für Schnappschuss,ein kleiner Fotoapparat, womit Sie die Grafik in die Zwischenablage stellen.

#### weitere Informationen:

ñ Datenbankanalyse; ñ Diagramm; ñ Vollanzeige; ñ Trefferliste speichern unter; Suche; ñ Suchfrage laden; ñ Suchliste; ñ Suchfrage speichern ñ ANALYSE, Analysiere Datenbankdatei

ï ñ ò Information 169

### Datenbankanalyse

Mit der Datenbankanalyse erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Zustand der Datenbank, mit den Angaben zur Grösse der Datenbank, der maximalen Datensatzlänge, der minimalen Datensatzlänge, der maximalen Feldlänge, der minimalen Feldlänge. Es wird die Byteposition und die Satznummer ausgegeben, an dem das Maximum bzw. das Minimum gemessen wurde.
In einem weiteren Statistikteil werden

- die Felder analysiert nach der Häufigkeit des Vorhandenseins und in der Reihenfolge des ersten Auftretens,
- die Aussagenanzahl nach der Häufigkeit des Vorhandenseins und dem ersten Auftreten je Feld,
- die Aussagenlängen analysiert nach minimaler und maximaler Aussagenlänge je Feld.

Es wird die Byteposition und die Satznummer ausgegeben, an dem das Maximum bzw. das Minimum eines Statistikwertes je Feld gemessen wurde. Es werden jeweils die Maxima und Minima je Statistikposition ausgegeben.
Anschliessend wird eine Zeichenstatistik ausgegeben. Es wird das grafische Abbild und die Häufigkeit des Auftretens eines Zeichens angegeben und die Byteposition sowie die Satznummer ausgegeben, an der das Zeichen zum ersten Mal auftritt.
Die Analysefunktion ermittelt ausserdem das Vorhandensein von Syntaxfehlern, die mit Byteposition und Satznummer nachgewiesen werden. Solche Fehler können entstehen, wenn Sie Fremddateien übernehmen und die Zeichenkettenmanipulation oder die Feldmanipulation nicht ganz vollständig programmiert ist.
Bei der Syntaxfehleranalyse wird ausgehend von einem Fehler solange nach einer Stabilisierungsstelle im Datenformat gesucht, bis wieder eine Analyse eine Datensatzes sinnvoll ist. Deshalb können mehr Folgefehler nachgewiesen werden, die nach Beseitigung der Hauptfehlerursache automatisch verschwinden. Die Syntakanalyse bricht bei hoher Fehlerzahl ab. Korrigieren Sie die Fehler, die bis zur Abbbruchposition nachgewiesen wurden und starten Sie die Analyse erneut.
Sie können Syntaxfehler verursachen, wenn Sie MIDOS-Dateien mit Editoren bearbeiten, die nicht für grosse Dateien benutzbar sind. Alle von uns getesteten Editoren unter Windows sind nicht in der Lage, Dateien einzulesen, die grösser sind, als 2/3 der Hauptspeicherkapazität. WORDPAD stürzt bei 12 MByte Dateigrösse und 32 MByte Hauptspeicher regelmäßig ab.
Benutzen Sie die Funktion Datenbankanalyse nach jeder Erfassungssitzung oder vor einer Fortschreibung, um sich über den Zustand der Datenbank zu informieren. Prüfen Sie dabei, ob Pflichtfelder auch tatsächlich in jedem Datensatz enthalten sind, prüfen Sie die Plausibilität von Feldlängen, z.B. Datumsfeld, Länge ungleich der definierten Länge, Abstractfeld kürzer als z.B. 60 Zeichen, Deskriptorfeld z.B. Aussagenlänge grösser als 60 Zeichen, Felder, für die Sie eine feste Länge annehmen, sind variabel lang usw.
Schulen Sie Ihre Erfassungskräfte oder fügen Sie Prüfungen mit programmierter Datensatzprüfung im Datenbankeditor ein, um Fehler zukünftig zu vermeiden.
Sie können auch ein Stapelprüfprogramm für die Funktion PRUEFE in MIDOS-Update oder für den MIDOS-Datenbankeditor schreiben.
Zur Fehlervermeidung kann auch die Anwendung von Prüflisten für ausgewählte Felder während der Erfassung beitragen.
Wenn Sie Fremddatenbanken übernehmen, von denen der Lieferant behauptet, es sei alles in Ordnung, analysieren Sie diese Datenbanken, nachdem Sie ein gültiges MIDOS-Format erzeugt haben, bevor Sie weitere Bearbeitungsmaßnahmen starten. Schauen Sie auf den Zeichensatz. Fast immer sind unerwünschte Zeichen in Fremddateien (Bytewerte X'00' bis X'09', X'12', X'14' bis X'31', X'127', X'255' usw.).
Prüfen Sie die gleichmässige, plausible Häufigkeit von Feldern, schauen Sie sich extrem lange Datensätze und Felder an. Schauen Sie sich Datensätze an, in denen Felder und Feldaussagen die Länge 0 haben. Überprüfen Sie, ob Ihnen Syntaxfehler angezeigt werden.
Für ein einzelnes Feld erhalten Sie eine Statistik der 50 häufigsten Werte, die in dem Feld auftreten, wenn Sie in der Kurzanzeige mit der rechten Maustaste auf eine Feldbezeichnung im Tabellenkopf klicken. Eine vollständige Wertestatistik erhalten Sie über die Suchlistenfunktion, wenn Sie die Suchliste als Textdatei mit Treffer abspeichern und diese Textdatei sortieren. Voraussetzung ist, dass das Feld dafür geeignet ist.
In MIDOS-Update sind die Funktionen ANALYSE,FASTINDEX,INDEXTOTEXT und SORT (als Text) für die Vorbereitung von Statistiken benutzbar.

#### weitere Informationen:

ñ Statistik; ñ Diagramm; ñ MIDOS-Update-Programme ñ PRUEFE, Prüfanweisungen 1; ñ PRUEFE, Prüfanweisungen 2; ñ PRUEFE, Prüfbeispiele; ñ PRUEFE, Prüfe Datenbankdateien

ï ñ ò Information 170

### Diagramm

Mit der Funktion Diagramm wird die Auswertung von im wesentlichen numerischen Reihen aus Datenbankenrecherchen und deren Umsetzung in verschiedene Diagrammformen ermöglicht.
Die Grunddaten für die Funktion ermitteln Sie z.B. über die Statistik. Dort speichern Sie einzelne statistische Reihen ab, die Sie dann separat über Diagramm aufbereiten können.
Über das Feldauswahlmenü wählen Sie wenigstens 2 Felder aus, die Sie in Diagrammform darstellen wollen, dann starten Sie die Diagrammausgabe.

#### weitere Informationen:

ñ Statistik; ñ Datenbankanalyse

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### Sortierfunktionen

Die Grundfunktion Sortierfunktionen steht an verschieden Positionen in Untermenüs und im Grundmenü über den Sortierbutton zur Verfügung. Es existiert eine einfache Sortierung und eine erweiterte Sortierung. Die erweiterte Sortierung findet u.a. in der Funktion Bibliografie Anwendung.
Hinweis: Die oberste Ebene der Sortierung in der Bibliografie wird durch eine ggf. benutzte Selektionsdatei gebildet, die Stapelrecherchefragen enthält, z.B. für die systematische Gliederung der Datensätze. Die Sortierung wird für jeden auf Grund einer Suchfrage selektierten Teil von Datensätzen separat ausgeführt.
Sie können Trefferlisten oder komplette Datenbanken sortieren.
Mit den Sortierfunkionen werden normalerweise Datenbankdateien mit MIDOS-konformen Datensätzen sortiert.
Ist es erforderlich, Textdateien zu sortieren, kann das mittels Parameter eingestellt werden. So können z.B. Suchlisten nach der Ausgabe im Textformat alphabetisch oder nach Häufigkeit sortiert werden.
In der Funktion Datenbank Eigenschaften können Sie einstellen, ob die aktuelle Datenbank beim Öffnen sofort sortiert werden soll. Sie sollten das nur für kleine Datenbanken vorgeben.
Weitere Hinweise zum Sortieren erhaltens Sie in der Funktion SORT von MIDOS-Update.

#### weitere Informationen:

ñ Bibliografie; ñ MIDOS-Update-Programme; ñ Sortierung ñ SORT, Sortieren von Datensätzen; ñ SORT, Sortierparameter; ñ Sortierung, Bibliografie

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### Sortierung

Für die Sortierung steht ein einfaches und ein erweitertes, an bibliografisch-bibliothekarischen Anwendungen orientiertes Sortierverfahren bereit.
Für die einfache Sortierung können Sie aus der Feldauswahlliste ein oder mehrere Felder auswählen und festlegen, ob aufsteigend (Standard) oder absteigend numerisch sortiert werden soll. Die einfache Sortierung über jeweils ein Feld erreichen Sie auch im Grundmenü durch Klicken auf eine Feldbezeichnung im Tabellenkopf der Kurzanzeige oder über die rechte Maustaste. Die Sortierbereichslänge beträgt beim einfachen Sortieren 80 Zeichen.
Wenn Sie auf Erweitert klicken, erhalten Sie ein ausführlicheres Menü zur Festlegung der Sortierkriterien.
Die erweiterte Funktion Sortierung für Datensätze bietet Ihnen:

- das Feldauswahlmenü für die Übernahme der Sortierfeldnamen in die Sortierfeldtabelle,
- eine Sortierfeldtabelle zur Vereinbarung der Sortierfelder und der Sortierfeldhierarchie sowie für Ersatzsortierfelder,
- die Einstellung der Sortiergenauigkeit mit genaue Sortierung, so dass 200 Zeichen für den Sortierbereich benutzt werden, Standardwert ist 80 Zeichen,
- die Behandlung der Umlaute bei der Sortierung unter Umlaute auflösen, andernfalls sind Sortierbegriffe mit Umlauten immer alphabetisch grösser als "Z" bzw. "z" und
- die Vorgabe der Sortierrichtung mit Numerisch sortieren als Sortierung, bei der das Sortierwort rechtsbündig in den Sortierbereich eingeordnet wird, während es sonst linksbündig angeordnet wird. Die Sortierfolge wird immer durch den Codewert der Zeichen bestimmt. Damit werden Sortierwörter, die mit Sonderzeichen beginnen ggf. zwischen "Z" und "a" eingeordnet.

Sie können fünf gleichberechtigte Sortierfelder in den Sortierbereich stellen. Für jedes Feld können Sie festlegen, welches Ersatzfeld in den Sortierbereich gestellt werden soll, wenn das eigentliche Sortierfeld nicht vorhanden ist. Ausserdem können Sie ein alternatives Feld zum Ersatzfeld angeben, was in den Sortierbereich aufgenommen wird, wenn das zuerstgenannte Ersatzfeld nicht im Datensatz ist.
Beispiel:
Eine Liste soll nach dem Verfasser des unselbständigen Werkes und wenn der nicht genannt ist, nach dem Aufsatztitel sortiert werden. Wenn aber ein selbständiges Werk vorliegt, muss nach dem Verfasser des selbständigen Werkes sortiert werden, fehlt die Angabe, ist nach dem Dokumenttitel zu sortieren.
Unter Benutzung der Feldnamen aus der Vorlage 1 (Datei MWRAK.V01) muss die Sortierfeldtabelle so ausgefüllt werden:

    Sortierfolge Feld1 Feld2
    zuerst       VFU   VERF
    dann         STU   TIT

Beachten Sie, dass die genaue Sortierung mit 200 Zeichen Sortierbereichslänge bei gleicher Hauptspeichergrösse eine geringere Anzahl Datensätze sortieren kann, als die mit 80 Zeichen Sortierbereichslänge.
In der Kurzanzeige starten Sie die Einstellung der Sortierung und das Sortieren der Datensätze mit dem Sortier-Button.
In MIDOS-Update steht für die Sortierung die Funktion SORT zur Verfügung.

#### weitere Informationen:

ñ Vollanzeige; ñ MIDOS-Update-Programme; ñ Bibliografie ñ SORT, Sortieren von Datensätzen; ñ SORT, Sortierparameter; ñ Sortierung, Bibliografie

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### Sonstige Sortierungfunktionen

Eine Sortierung von Datensätzen erfolgt in der Funktion SORT und ausserdem in den Funktionen MISCHDAT,MISCHDAT2 und MISCHDAT3, in denen nach dem Bytewert der Key-Feldaussage alphabetisch aufsteigend sortiert wird und bei den Funktionen DOPPEL und DOPPEL2, ebenfalls nach der Key-Feldaussage.
Ein Suchergebnis aus der Anwendung der Funktion WTXRECH wird in der alphabetischen Abfolge der Treffer (Suchwortliste) sortiert.
Das Sortieren von Feldaussagen innerhalb eines Feldes erfolgt mit SORTAUSSAGEN oder SORTAUSSAGEN2 in MIDOS-Update oder mit der Tastenkombination Strg+S im MIDOS-Datenbankeditor.

#### weitere Informationen:

ñ Sortierung; ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Bibliografie; MIDOS-Update ñ SORT, Sortieren von Datensätzen; ñ SORT, Sortierparameter; ñ Sortierung, Bibliografie

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### Exportfunktionen

Exportfunktionen im engeren Sinne sind alle Ausgaben in Dateien in den Exportformaten

- MIDOS-Format,
- Textformat,
- HTML-Format,
- RTF-Format und
- delimited-Format.

Der Export in das PDF-Format beruht auf dem Einlesen einer mit MIDOS erzeugten HTML-Datei oder RTF-Datei in ein Wirtssystem, wie z.B. MS Word für Windows und den Ausdruck über den Acrobat Distiller Version 3.0, durch die Direktausgabe mit dem Acrobat PDFWriter oder durch Direktübergabe an den Acrobat Distiller (ab Version 4.0), die installiert sein müssen. ADOBE-Produkte gehören nicht zu Funktionen von MIDOS2000, werden aber unterstützt.

#### weitere Informationen:

ñ Ausgabebeschreibung; ñ Datenbeschreibung; Tabelle ausgeben; Liste ausgeben; ñ Datei importieren; ñ Datenbank nach ANSI; ñ Datenbank nach ASCII; ñ Dateiausgabe (Export); ñ MIDOS-Update-Programme ñ Delimited-Format exportieren; ñ HTML-Format exportieren; ñ INDEX, Indexparameter; ñ MIDOS-Format exportieren; ñ RTF-Format exportieren; ñ Textformat exportieren