MIDOS2000

Datenbank

Der Funktionskomplex Datenbank umfasst die folgenden Grundfunktionen:

Datenbankfunktionen, mit der Sie eine neue Datenbank anlegen, eine bestehende Datenbank öffnen oder die Eigenschaften der aktuellen Datenbank anzeigen und beeinflussen können. Auch das Löschen einer Datenbank oder das Löschen eines Datenbankeintrags stehen als Funktionen zur Verfügung.
Datenbankdateifunktionen, mit der Sie eine neue Datei im Datenbankverzeichnis anlegen, eine Datenbankdatei öffnen, eine Datei um die Dokumente der aktuellen Datei ergänzen, eine Datenbankdatei kopieren in eine andere Datenbankdatei und eine Datenbankdatei holen und an die aktuelle Datenbankdatei anfügen können.
Datensicherungsfunktionen, mit der Sie die bei jedem Start des MIDOS-Datenbankeditors erzeugte BAK-Datei aktivieren und diese damit zur aktuellen Datenbank machen, eine Datenbank sichern und ggf. die Sicherung aktivieren können, nach umfangreicheren Änderungen oder anderen Operationen, wie z.B. der Durchführung umfangreicher Recherchen, die Datenbank neu lesen und in der Sie Datenbankfehler beheben können, die durch Unachtsamkeit des Benutzers, z.B. Rechner ausgeschaltet ohne zu beenden, oder durch Rechnerabstürze während der Benutzung des MIDOS-Datenbankeditors - durch abstürzende Fremdprogramme (WINDOWS 95!), hervorgerufen wurden.
Umcodierungsfunktionen, mit der Sie Ihre Datenbank vom ASCII-Zeichensatz in den ANSI-Zeichensatz und zurück umwandeln können, wenn es erforderlich ist.
eine Importfunktion, mit der Sie Fremddateien aus einem der direkt unterstützten Formate delimitted-Format, dBase (umfasst auch FoxPro und Clipper, auch die Memory-Felder sowie alle daraus abgeleiteten Formate werden bearbeitet), Austauschformat für bibliografische Angaben gemäss ISO 2709 (in der Interpretation von CDS/ISIS), Textformat und MIDOS-Datenbankdateien anderer Anwender importieren können.
Die dazu erforderlichen Anpassungsmaßnahmen werden bei den Details der Grundfunktion Datei importieren beschrieben.
Unter Optionen finden Sie Angaben zu einigen Parametern für die Anpassung des delimited-Formats.
Zum Verlassen des MIDOS-Datenbankmanagers wird entweder Beenden geklickt oder der Beenden-Button im Grundmenü oder das in Windows übliche Fenstersymbol benutzt.

Wie Sie mit der Arbeit mit dem MIDOS-Datenbankmanager beginnen, haben Sie im Abschnit Das kompakte MIDOS2000 Grundmenü erfahren. Wenn Sie nun Details zur Arbeit mit Funktionen aus dem Funktionskomplex Datenbank erfahren wollen, folgen Sie einem der Links zu den Funktionen.

Wenn Sie, bevor Sie beginnen, etwas über die Datenstruktur oder das Datenmodell einer MIDOS-Datenbank erfahren wollen, dann Folgen Sie einem der Links zu den Unterfunktionen Datenbeschreibung,Ausgabebeschreibung oder Suchliste.

Diese drei Komponenten sind zusammen mit den Daten in der Datenbankdatei das Kernstück des Dateisystems, mit dem der MIDOS-Datenbankmanager umzugehen hat.

weitere Informationen:

ñ Ansicht; ñ Ausgabe; ñ Bearbeiten; ñ Funktionen; ñ Hilfe; ñ MIDOS-Datenbankmanager; ñ Optionen; ñ Suche

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Datenbankfunktionen

Mit der Grundfunktion Datenbankfunktionen, können Sie:

eine neue Datenbank mit der Funktion Datenbank neuanlegen und sie damit beim Datenbank-Manager anmelden. Im Anschluss an die Anmeldung können Sie im gleichen Menü mit der Unterfunktion Datenbeschreibung eine Datenstruktur anlegen und anschliessend erste Datensätze mit dem MIDOS-Datenbankeditor erfassen.
eine bestehende Datenbank öffnen, d.h. zur aktuellen Datenbank machen - auf die Sie alle zur Verfügung stehenden weiteren inneren Funktionen der Funktionskomplexe Datenbank,Bearbeiten,Suche oder Anzeige usw. anwenden können.
eine Datenbank löschen, wobei Sie wählen können zwischen dem Abmelden aus dem MIDOS-Datenbankmanager mit Datenbankeintrag löschen oder physischem Löschen der Datenbankdatei vom Datenträger mit Datenbank löschen.
Sie müssen das aufgerufene Untermenü zum Einstellen der Löschbedingungen für das physische Löschen sehr gewissenhaft bedienen.
sich die Eigenschaften der aktuellen Datenbank anzeigen zu lassen.

Die Eigenschaften einer Datenbank erreichen Sie auch aus dem kompakten MIDOS-Grundmenü, indem Sie in der Baumstruktur Doppelklicken. Dort stehen Ihnen auch die Funktionen Datenbeschreibung für die Datenstrukturanpassung Ihrer Datenbank und Ausgabebeschreibung zur Verfügung, die Sie benutzen, um weitere Ausgabeformen zu definieren, falls die automatisch bei der ersten Vollanzeige generierte Ausgabeform nicht für Ihre Zwecke ausreicht.

Wenn Sie eine Datenbank neu angelegt haben und die ersten Datensätze liegen vor, dann kann es sein, dass Sie die Suche nach den Daten feldorientiert auf der Basis von Wortlisten durchführen wollen, oder dass Sie für die weitere Datenerfassung mit einem kontrollierteren [oder kontrollierbaren] Wortschatz/Begriffsvorrat in bestimmten Feldern arbeiten wollen. Sie sollten dann im Funktionskomplex Suche bei den Funktionen Suchliste und Suchmaske nachsehen, was es damit auf sich hat.

weitere Informationen:

ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei importieren; ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Datenbank nach ANSI; ñ Datenbank nach ASCII; ñ Datenbank neu; ñ Datenbank neu lesen; ñ Datenbank öffnen/löschen; ñ Datenbank sichern; ñ Datenbankfehler beheben; ñ Datenbeschreibung; ñ Generalsuche

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Datenbank neu

Mit der Auswahl der Funktion Datenbank neu wird ein MIDOS-Hilfsprogramm gestartet,

mit dem Sie zunächst den Datenbanknamen der neuen Datenbank angeben können,
und dann den vollständigen Dateinamen der Datenbankdatei, die angelegt werden soll, angeben müssen.

Der Datenbankname sollte eine Bezeichnung sein, die es Ihnen einfach macht, den Inhalt der Datenbank zu erkennen. Der Datenbankname wird in der Datenbankliste registriert und im MIDOS-Grundmenü als Auswahlpunkt in der Baumdarstellung angezeigt. Geben Sie keinen Datenbanknamen an, wird der Dateiname in der Datenbankliste eingetragen.

Ein vollständiger Dateiname besteht aus der Laufwerkbezeichnung, allen Unterverzeichnisnamen und dem Dateinamen selbst. MIDOS-Datenbankdateien sollten mit einer der Dateinamenerweiterungen .MDS, .DBM, .NWD oder .DAT versehen werden. Empfehlenswert ist es, einheitlich zu arbeiten.

Anschliessend müssen Sie die Datenstruktur der Datenbank erstellen. Sie können dafür mit der Unterfunktion Lade Vorlage eine der angebotenen Vorlagen übernehmen, die anschliessend modifiziert werden kann, oder Sie geben die Parameter der Datenbeschreibung komplett neu ein. Füllen Sie die Spalten und Zeilen der Tabelle aus. Eine weitergehende Beschreibung der Elemente der Datenbeschreibung finden Sie im Funktionskomplex Bearbeiten, Funktion Datenbeschreibung.

Sie können die TAB-Tasten benutzen, um von Tabellenzelle zu Zelle zu springen, wie in WINDOWS üblich.

Sie können Zeilen löschen in denen der Mauszeiger steht. Sie können Zeilen einfügen, an der Position (also Zeile) an der der Mauszeiger steht und
Sie können Alles löschen, wenn Ihnen Ihre Datenstruktur nicht gefällt.

Ist keine Datenbeschreibung vorhanden, versucht MIDOS2000 die Datenbankdatei zu analysieren und legt ggf. eine Datenstruktur an, wenn es gelingt, MIDOSKonformität und damit Felder (mindestens ein Feld) zu erkennen. Diese Datenbeschreibung wird allerdings nicht vollständig sein, wenn Sie nur einen Teil einer MIDOS-Datenbankdatei analysieren lassen, also z.B. nur eine Datei mit dem aktuellen Update, in der nicht alle Felder enthalten sind, statt der Gesamtdatenbank.

Sie können mit Abbruch Ihre Arbeit ohne abzuspeichern beenden, was in der Funktion Datenbank neu nicht zu empfehlen ist, da Sie dann anschliessen keine Datensätze erfassen können. Wenn Sie aber evtl. nochmal über die beabsichtigte Änderung nachdenken wollen, ist das Abbrechen hilfreich.

Sie können die Datenbeschreibung Drucken.

Sie können sich mit Info: die Details der aktuellen Zeile anzeigen lassen.

Wenn Sie Button O.k. betätigen, wird der bis zu diesem Zeitpunkt eingegebene Stand der Datenbeschreibung auf Fehler geprüft, zu deren Korrektur Sie aufgefordert werden.

Wenn keine Fehler erkannt werden, wird die Datenbeschreibung abgespeichert.
Sie können nach dem Abspeichern mit der Dateneingabe beginnen. Die erfassten Daten werden in der von Ihnen angegebenen Datenbankdatei gespeichert. Sie stehen nach dem Abschluss der Erfassung eines Datensatzes sofort für die Funktion Suche und die Vollanzeige zur Verfügung.

Sollten Ihnen Mängel in Ihrer Datenbeschreibung auffallen, dann können Sie diese Mängel jederzeit im Funktionskomplex Bearbeiten, Funktion Datenbeschreibung beheben.

Insbesondere können Sie jederzeit neue Felder einfügen, Feldlängen erweitern oder aber den Feldtyp ändern. Wenn Sie den Feldtyp ändern, müssen Sie selbst auf Kompatibilität zu den bereits erfassten Feldwerten achten.

Sie werden den ersten erfassten Datensatz in der Kurzanzeige sehen, wenn Sie den Datenbankeditor verlassen. Die Kopfzeile der Kurzanzeige enthält die Feldbezeichnungen aus der Datenbeschreibung. Sie können die Kurzanzeige ändern.

Wenn Sie die Datenbeschreibung ändern wird die Kurzanzeige nicht automatisch angepasst. Nur wenn Sie die Datenbank neu anmelden, wird die Kurzanzeige angepasst.

Die Datenbeschreibung und die Kurzanzeigeparameter werden in getrennten Dateien verwaltet.

weitere Informationen:

ñ Datei kopieren nach; ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Datenbeschreibung; ñ Neue Datei; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Ausgabebeschreibung Datenbeschreibung ändern; Datenbeschreibung erstellen; ñ Ausgabeformate; ñ Eigenschaften Suche; ñ Eigenschaften Kurzanzeige; ñ Datensicherungszeitpunkt

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Datenbank öffnen/löschen

Mit der Funktion Datenbank öffnen/löschen wählen Sie im allgemeinen eine Datenbank aus der Datenbankliste aus, die Sie öffnen wollen.

Wenn Sie allerdings eine Generalsuche (Cross-Recherche) über mehrere Datenbanken ausführen wollen, dann können Sie in der Datenbankliste mehrere Datenbanken markieren, öffnen und gemeinsam mit der gleichen Suchfrage durchsuchen.

Mehrere Datenbanken wählen Sie aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und mit den Pfeiltasten nach unten oder oben rücken. Die blau markierten Datenbanken sind ausgewählt.

Wenn Sie alle Datenbanken einer Datenbankliste öffnen wollen, dann klicken Sie auf das Buch (die Datenbankliste) im MIDOS-Grundmenü, denen die Datenbanken zugeordnet sind und markieren Sie dann alle Datenbanken in Datenbank öffnen/löschen mit Umschalt+PfeilOben.

In der Funktion Datenbank öffnen/löschen sind eine Reihe von Unterfunktionen verfügbar, die Sie auch über separate Funktionsaufrufe erreichen. Es stehen zur Verfügung:

MIDOS-Datenbank hinzufügen zur Datenbankliste der aktuellen Datenbankgruppe, wobei Sie entweder die MIDOS-Datei automatisch suchen lassen können, oder über das Dateimenü selbst die Verzeichnisse nach der zu öffnenden Datei durchsuchen können.
Sie können die Datenbankliste, die normalerweise in der Reihenfolge der Datenbankanmeldung vorliegt, alphabetisch aufsteigend nach der Datenbankbezeichnung Sortieren oder
über Eigenschaften zur Funktion Datenbank Eigenschaften wechseln.
Einzelne Einträge zu Datenbanken können mit Eintrag Löschen aus der Datenbankliste gelöscht werden. Die dazugehörenden Datenbankdateien werden nicht verändert und können später wieder in die gleiche oder eine andere Datenbankliste aufgenommen werden. Die Datenbank wird also nur beim Datenbankmanager abgemeldet.
Mit Datenbank löschen wird eine Datenbank physikalisch gelöscht. Es wird nicht über den Windows-Papierkorb gelöscht, sondern die Dateien einer Datenbank werden direkt gelöscht. Sie müssen diese Funktion mit der notwendigen Umsicht bedienen. Ohne eine Sicherung der Datenbank auf einem externen Datenträger sollten Sie die Funktion nicht benutzen. Achten Sie darauf, dass die Datenbank, die Sie löschen wollen, auch tatsächlich die aktuelle Datenbank ist.
Mit Schliessen verlassen Sie die Funktion, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben oder wenn Sie nicht wollen, dass Änderungen wirksam werden, die Sie in der Unterfunktion Datenbank Eigenschaften vorgenommen haben. Die Neueintragung einer Datenbank wird immer sofort wirksam.
Mit OK verlassen Sie die Funktion, wobei die vorgenommenen Änderungen in der Datenbankliste wirksam werden.

Wenn Sie aus irgendwelchen Gründen die Position der MIDOS-Datenbankdatei auf Ihrer Festplatte verändern, Sie z.B. ins Netz auf einen Server verschieben, oder auf CD-ROM auslagern, oder z.B. auf ein JAZ-Drive, eine LS1200-Superdrive-Disk, ein ZIP-Laufwerk kopieren und mit dieser Kopie weiterarbeiten wollen, dann müssen Sie die Datenbank neu anmelden. Zunächst ist sie aber mit der Funktion Eintrag löschen aus der Datenbankliste zu entfernen.

Sie können die gleiche Datenbankdatei nicht doppelt in der gleichen Datenbankgruppe anmelden.

Wenn Sie z.B. die Datenstruktur verändert haben und die Datenbankdatei daran angepasst haben, dann müssen Sie die alte Datei gleichen Namens erst aus der Datenbankliste löschen, bevor die neue Datenbankdatei mit dem gleichen Namen, aber einer anderen Bezeichnung angemeldet werden kann.

Im MIDOS-Grundmenü wählen Sie eine Datenbankliste durch Klicken auf das Buch. Damit stehen alle Datenbanken dieser Liste für die Generalsuche zur Verfügung.

Neue dynamische Datenbanklisten können Sie durch die Änderung der Zugehörigkeit zur Datenbankliste erreichen. Klicken Sie dazuim Grundmenü auf das Buch und melden Sie die Datenbank Ihrer Wahl beim Datenbankmanager für diese Datenbankliste an. Eine Datenbank kann mehreren Datenbanklisten angehören.

Wenn Sie eine Datenbank physisch löschen wollen, was z.B. sinnvoll ist, um ältere Testdatenbanken oder nicht mehr benötigte Datenbanken zu löschen, die Sie aus einer Trefferliste heraus erzeugt haben, dann müssen Sie sehr aufmerksam das Menü bedienen, dass erscheint, wenn Sie Datenbank löschen wählen.

Sie können damit bestimmen, wie der Löschvorgang erfolgen soll. Das Menü Lösche Dateien der Datenbank ... zeigt Ihnen die Bezeichnung der Datenbank und das Verzeichnis, in dem die Löschung erfolgen soll an.
In einer Tabelle bestimmen Sie:

"Was soll gelöscht werden?" und
die Löschbedingungen.

Sie können die Löschbedingungen ändern. Sie werden angezeigt, um Ihnen mitzuteilen, was passieren wird, wenn Sie tatsächlich Löschen betätigen. Bezogen auf das aktuelle Datenbankverzeichnis können Sie auswählen:

alle Dateien, womit alle Dateien im aktuellen Datenbankverzeichnis und das gesamte Unterverzeichnis SAVE unwiederbringlich gelöscht werden. Welche Dateien zu einem kompletten Dateisystem gehören können, finden Sie unter Dateien des MIDOS-Dateisystems.
alle Datenbankdateien, womit alle Dateien gelöscht werden, deren Dateiname mit dem angemeldeten Dateinamen übereinstimmt, egal, welche Dateinamenextension an dem Namen angefügt ist. Die .BAK-Datei wird also auch gelöscht. Ausserdem werden die Datenbankdateien im SAVE-Verzeichnis gelöscht.
nur das gesamte Sicherungsverzeichnis, wobei das SAVE-Verzeichnis vollständig unwiederbringlich geleert wird.
nur die Sicherungsdatei der Datenbank, wobei nur die im SAVE-Verzeichnis stehende Datenbankdatei gelöscht wird, alle anderen Dateien aber erhalten bleiben, z.B. Datenbeschreibung, Ausgabebeschreibung, Erfassungsmaskendatei und Suchlisten.
alle Suchlisten, wobei nur Dateien mit der Dateinamenextension .wtx und .vrw im aktuellen Datenbankverzeichnis gelöscht werden.
Vorsicht: Die Dateien für Prüflisten und Wörterbücher sowie Rechtschreibwörterbücher und Synonymdateien enden auch auf die Extension .wtx.

Wenn Sie nach der Auswahl der gewünschten Löschbedingung durch einen Klick in die betreffende Tabellenzeile einen weiteren Klick auf Löschen ausführen, wird die Löschfunktion gestartet.

Wenn Sie doch nichts löschen wollen, dann verlassen Sie die Funktion über Schliessen.

Mit dem Parameter Trefferanzeige im Erfassungsformat der Funktion Datenbank öffnen / löschen können Sie einstellen, ob die Ergebnisse einer Generalsuche im Speicherformat (=Erfassungsformat) angezeigt werden sollen, oder ob die Anzeige über eine Ausgabebeschreibung erfolgen soll. Im allgemeinen wird die Ausgabebeschreibung für die Ausgabeform 0 dafür benutzt, sofern eine Ausgabebeschreibungsdatei MIAUSART sich im Verzeichnis der ersten in die Generalsuche einfliessenden Datenbank befindet, aus der gerade Ergebnisse einer Generalsuche angezeigt werden sollen.

Ist keine Ausgabebeschreibung verfügbar, aber eine Datenbeschreibung, dann wird MIDOS2000 versuchen, automatisch eine Grundform der Ausgabe mit allen Felder zu generieren.

weitere Informationen:

ñ Datei importieren; ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Datenbank neu; ñ Datensätze löschen; ñ Datensatz neu; ñ Generalsuche ñ Wie werden Datenbanken vom Datenbankmanager registriert?; ñ Datenbank löschen; ñ MIDOS-Datei suchen; ñ MIDOS-Datei über Dateimenü

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Wie werden Datenbanken vom Datenbankmanager registriert?

Durch die Funktionen Datenbank neu oder Datenbank öffnen/löschen wird ein Eintrag in einer Registrierungsdatei erzeugt, die über die von Datenbeschreibung und Ausgabebeschreibung vorgegebenen Parametern hinausgehende Grundparameter für die Suche und für das Auffinden der Datenbank auf Ihrer Festplatte enthält.

Wenn Sie eine Datenbank beim Datenbankmanager anmelden, wird ein Registrierungseintrag in dieser speziellen Datei vorgenommen, wenn Sie die Datenbank abmelden, wird der Registierungseintrag entfernt.

Die Registrierungsdatei darf nicht von Hand editiert werden. Wird eine Registrierungsdatei versehentlich gelöscht, startet der MIDOS-Datenbankmanager mit einem Menü, in dem nur das Neuanlegen einer Datenbank möglich ist.

Für fortgeschrittene Anwender kann eine Beschreibung der Registrierungsdatei bereitgestellt werden. Hier nur soviel: Im Programmverzeichnis von MIDOS2000 wird für jede Datenbankliste eine INI-Datei angelegt, die die maßgeblichen Einträge für die Kurzanzeige und die Datenbankliste enthält.

weitere Informationen:

ñ Datenbank neu; ñ Neue Datei; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Datei kopieren von; ñ Datei kopieren nach; ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Ausgabebeschreibung; ñ Beenden; ñ Datenbank nach ANSI; ñ Datenbank nach ASCII; ñ Datenbankanalyse ñ MIDOS-Datei suchen; ñ Datenbank löschen; ñ MIDOS-Datei über Dateimenü

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MIDOS-Datei suchen

Wenn Sie in der Funktion Datenbank öffnen/löschen den Button MIDOS-Datei suchen anklicken, wird eine Suche nach Dateien gestartet, für die die Eigenschaft MIDOS-Datenbankdatei vermutet wird. Das sind z.Zt. Dateien, die eine der Dateinamenserweiterungen MDS, DBM, DAT, WRK oder NWD tragen (im folgenden als Dateityp bezeichnet).

Sie können einstellen, in welchem Laufwerk die Suche stattfinden soll,
Sie können die Liste der Dateitypen unter welche Extension bearbeiten,
Sie können die Suche starten,
Sie können aus der Liste der gefundenen Datenbanken diejenigen auswählen und übernehmen, die Sie nutzen wollen,
Sie können die Suche abbrechen und
die Funktion Schleissen

Wenn Sie eine oder mehrere Datenbanken ausgewählt haben, werden diese beim MIDOS-Datenbankmanager angemeldet und ggf. deren Datenstruktur ermittelt, wenn die Datenbeschreibung nicht existiert.

Wenn Sie mehrere Datenbanken ausgewählt haben, kann es sinnvoll sein, die Datenbankliste neu zu sortieren oder umzuordnen mit der Funktion Datenbank verschieben.

Nach einer Funktion, die die Datenbankliste verändert, wie sortieren oder Datenbank verschieben, müssen Sie im allgemeinen die Datenbank neu lesen, da der neue Standort der Datenbank auch in der Kurzanzeige aktualisiert werden muss.

weitere Informationen:

ñ Sortierung ñ Datenbank löschen; ñ Wie werden Datenbanken vom Datenbankmanager registriert?; ñ MIDOS-Datei über Dateimenü

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MIDOS-Datei über Dateimenü

Wenn Sie gezielt nur eine bestimmte Datenbank beim MIDOS-Datenbankmanager anmelden wollen, oder den genauen Standort der Datenbankdatei nicht kennen, dann wählen Sie MIDOS-Datei über Dateimenü. Sie erhalten dann das allgemeine Dateiauswahlmenü und können damit durch Ihre Datenträger navigieren und die Datenbankdatei gezielt auswählen.

Wenn Sie eine Datenbanken ausgewählt und beim Datenbankmanager angemeldet haben, kann es sinnvoll sein, die Datenbankliste neu zu sortieren oder umzuordnen mit der Funktion Datenbank verschieben.

weitere Informationen:

ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Sortierung ñ MIDOS-Datei suchen; ñ Datenbank löschen; ñ Wie werden Datenbanken vom Datenbankmanager registriert?

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Datenbank löschen

Wenn Sie eine Datenbank physisch löschen wollen, was z.B. sinnvoll ist, um ältere Testdatenbanken oder nicht mehr benötigte Datenbanken zu löschen, die Sie aus einer Trefferliste heraus erzeugt haben, dann müssen Sie sehr aufmerksam das Menü bedienen, dass erscheint, wenn Sie Datenbank löschen wählen. Sie können damit bestimmen, wie der Löschvorgang erfolgen soll.
Die Tabelle Lösche Dateien der Datenbank "..." zeigt Ihnen die Bezeichnung der Datenbank, das Verzeichnis, in dem die Löschung erfolgen soll und in einer Tabelle, "Was soll gelöscht werden?" und die Löschbedingungen.
Sie können die Löschbedingungen zur Zeit nicht ändern. Sie werden angezeigt, um Ihnen mitzuteilen, was passieren wird, wenn Sie tatsächlich Löschen betätigen. Bezogen auf das aktuelle Datenbankverzeichnis können Sie auswählen:

alle Dateien, womit alle Dateien im aktuellen Datenbankverzeichnis und das gesamte Unterverzeichnis SAVE unwiederbringlich gelöscht werden. Welche Dateien zu einem kompletten Dateisystem gehören können, finden Sie in unter Dateien eines MIDOS-Dateisystems.
alle Datenbankdateien, womit alle Dateien gelöscht werden, deren Dateiname mit dem angemeldeten Dateinamen übereinstimmt, egal, welche Dateinamenextension an dem Namen angefügt ist. Die .BAK-Datei wird also auch gelöscht. Ausserdem werden die Datenbankdateien im SAVE-Verzeichnis gelöscht.
nur das gesamte Sicherungsverzeichnis, wobei das SAVE-Verzeichnis vollständig unwiederbringlich geleert wird.
nur die Sicherungsdatei der Datenbank, wobei nur die im SAVE-Verzeichnis stehende Datenbankdatei gelöscht wird, alle anderen Dateien aber erhalten bleiben, z.B. Datenbeschreibung, Ausgabebeschreibung, Erfassungsmaskendatei und Suchlisten bleiben erhalten.
alle Suchlisten, wobei nur Dateien mit der Dateinamenextension .wtx und .vrw im aktuellen Datenbankverzeichnis gelöscht werden.

Wenn Sie nach der Auswahl der gewünschten Löschbedingung durch einen Klick in die betreffende Tabellenzeile einen weiteren Klick auf Löschen ausführen, wird die Löschfunktion gestartet.
Über Schleissen verlassen Sie die Funktion.

Beachten Sie den Unterschied zwischen der Funktion Eintrag löschen und Datenbank löschen. Wenn Sie den Eintrag in der Datenbankliste löschen, dann bleibt die Datenbank erhalten, ist aber beim Datenbankmanager abgemeldet. Wenn Sie eine Datenbank löschen, wird Sie im Datenbankmanager abgemeldet und auf dem Datenträger gelöscht. Also Vorsicht...

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datei über Dateimenü; ñ MIDOS-Datei suchen; ñ Wie werden Datenbanken vom Datenbankmanager registriert?

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Arbeitsdateien, Datenbankdateinamen

Datenbankdateien sollten eine Dateinamensextension .MDS, .NWD oder .DBM erhalten. Möglich ist auch .DAT, aber es gibt relativ viel Software, die auch diese Extension erwartet, aber mit MIDOS-Datenbanken nichts anfangen kann.

Verwechseln Sie .DBM nicht mit .MDB, der Extension von MS-ACCESS-Datenbankdateien.

Es hat sich bewährt, Arbeitsdateien mit der Dateinamensextension .WRK zu versehen und den vorderen Teil des Dateinamens mit einem Kennzeichen für die erfassende Person und das aktuelle Datum (ggf. in Kurzform) zu versehen (z.B. YSjjmmtt.WRK oder XjmmttS.WRK, wobei S Symbol für eine Angabe im Sinne von Statusangabe "fertig" und "in Arbeit" sein könnte).

weitere Informationen:

Datenbank öffnen / löschen; ñ Datenbank neu; ñ Datenbank Eigenschaften ñ Datenbeschreibung, Menüführung; ñ Datenbank löschen; ñ Datensicherungszeitpunkt

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Datenbank Eigenschaften

Die Funktion Datenbank Eigenschaften ermöglicht es Ihnen, bestimmte Grundeinstellungen von Parametern für jede einzelne Datenbank anzugeben, die beim Datenbankmanager angemeldet ist. Mit der Auswahl der Funktion gelangen Sie zunächst zur Registerkarte Eigenschaften Allgemein. Die Angaben werden zur aktuellen Datenbank ausgegeben. Ausserdem stehen die Registerkarten Eigenschaften Kurzanzeige und Eigenschaften Suche zur Verfügung.

Sie werden informiert über folgende Parameter:

die Datenbankbezeichnung Bezeichnung, eine maximal 40 Zeichen lange Zeichenfolge, die Sie beim Neuanlegen der Datenbank vergeben haben und die Sie nun hier auch ändern können,
den vollständigen Verzeichnisnamen Pfad, der inclusive Laufwerksnamen angegeben wird,
die aktuelle Anzahl der Datensätze in der Datenbankdatei,
den Umfang der Datenbankdatei in Byte, den Sie als wichtige Grösse im Blick haben sollten,
das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung in der Datenbank, inclusive der Dateigrösse in Byte bis zur letzten Änderung,
über ein von Ihnen ggf. festgelegtes Sortierfeld, nach dem die Datenbank beim Öffnen sortiert werden soll. Normalerweise werden die Datensätze in der Folge geladen, in der sie erfasst wurden.
Wenn Sie diese Reihenfolge temporär ändern wollen, dann könnnen Sie die Datei beim Öffnen sortieren. Wenn Sie auf die zeitaufwendige Sortierung verzichten wollen, und die Datenbank permanent sortiert abspeichern wollen, dann müssen Sie die sortierte Datenbank im ganzen als neue Datenbank speichern, indem Sie die Funktion Trefferliste als Datenbank benutzen. Achten Sie darauf, dass Sie kein Suchergebnis auf diese Weise ablegen, sondern die vollständige Datenbank.

Die Sortiereinstellung erfolgt durch die Unterfunktion Sortieren, die in verschiedenen anderen Funktionen in gleicher Weise benutzt wird. Deshalb hier nur kurz: Es können mehrere Felder ausgewählt werden und es kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Die Sortierfelder können über die Feldauswahlliste ausgewählt werden.

Sie können von Eigenschaften allgemein zu den Funktionen Datenbeschreibung und Ausgabebeschreibung gelangen, falls Sie diese anpassen wollen.

Wenn Sie auf Schliessen klicken, verlassen Sie die Funktion ohne Änderungen, allerdings trifft dass nur zu, wenn Sie die benutzten Unterfunktionen ebenfalls mit dem Klick auf Abbruch verlassen haben. Eine mit OK bestätigte Änderung der Datenbeschreibung ist natürlich sofort wirksam, auch wenn sie als Unterfunktion aufgerufen wurde.

Wenn Sie Änderungen übernehmen wählen, dann werden die Änderungen ausgeführt.

Die Funktion Datenbank Eigenschaften ist ein Kernstück der inhaltlichen Anpassung des MIDOS-Datenbankmanagers an die Bedingungen der Anwendung. Sie sollte in den Funktionen, in denen Anpassungen vorgenommen werden können, gewissenhaft bedient werden.

Als Parameter der Unterfunktion Eigenschaften Allgemein gelten die Angaben zur Datenbankbezeichnung, der Datenbankdateiname (Pfad = vollständiger Dateiname) und das/die ggf. ausgewählten Sortierfelder. Wenn Sie in diesem Menü den Datenbankdateinamen ändern, legen Sie praktisch eine neue Datenbankdatei unter der alten Bezeichnung an.

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Warum ist die Datenbankgrösse wichtig?

MIDOS2000 verwaltet normalerweise Datenbanken unbegrenzter Grösse. Da aber die Festplattenkapazität oder Patitiongrösse begrenzt ist, gilt folgende Regel: Eine Datenbank sollte maximal 0,3 mal Festplattenkapazität bzw. Partitiongrösse umfassen, um noch Änderungen mit dem MIDOS-Datenbankeditor ausführen zu können. Beim Erfassen wird eine BAK-Datei angelegt und es werden temporäre Dateien (vergleichbar Logbuch-Dateien) geführt, deren Grösse von der Anzahl der Änderungen abhängig ist. Wenn Sie in jedem Datensatz eine Änderung ausfühen, wird die temporäre Logbuch-Datei der Erfassungssitzung so gross sein, wie die Datenbankdatei selbst.

Wenn Sie mit ordentlicher Datensicherung in der Funktion Datenbank sichern arbeiten, kann eine Datenbank nur maximal 0,3 mal so gross sein, wie die Festplattenkapazität bzw. Partitiongrösse. Es wird ein SAVE-Verzeichnis angelegt, das u.a. die Datenbankdatei enthält. Ausserdem werden bestimmt Arbeitsdateien mit gesichert.

Unter Windows 95 gilt als weitere Grenze für die Grösse einer Datei 2 Giga-Byte. Sie können keine grösseren Dateien ohne spezielle Eingriffe in das System anlegen. Aber vergleichsweise sollte das nicht abschrecken. Folgende Vergleichszahlen sollen Ihnen zeigen, dass es in der Praxis kaum Grössenprobleme gibt. Denn: Wird eine einzelne Datenbank grösser, als die geschätzten Grenzwerte, kann sie in mehrere kleine Datenbanken unterteilt werden, die dann mit der Generalsuche zusammen durchsucht werden können.

Eine Unterteilung von Datenbanken kann unter logischen Gesichtspunkten erfolgen, z.B. nach Erscheinungsjahren, Dokumentenarten oder nach den Klassen eines Klassifikationssystem, nach formalen Gesichtspunkten, wie z.B. der Dateigrösse oder der Dokumentanzahl. Sie müssen auf Eindeutigkeit des Unterteilungskriteriums achten, um Dopplungen zu vermeiden.

760.000 bibliografische Dokumente der Datenbank RSWB Bauwesen, Städteplanung und Architektur entsprechen 1,2 Giga-Byte Datenbankdatei.
320.000 bibliografische Dokumente der Datenbank Umweltliteratur entsprechen 0,8 Giga-Byte Datenbankdatei.
140.000 bibliografische Dokumente der Datenbank Automobilbau entsprechen 0,23 Giga-Byte Datenbankdatei.
280.000 Firmendokumente der Datenbank Wer liefert Was? entsprechen 0,45 Giga-Byte Datenbankdatei usw.

Durch die dichte Speicherung im MIDOS-Erfassungsformat wird ein gutes Verhältnis von Verwaltungsdaten und tatsächlichen Daten erreicht.

Bei der Arbeit mit solchen grossen Datenbanken kann es sinnvoll sein, zu ändernde Datensätze zunächst zu selektieren und mit Trefferliste speichern unter eine temporäre Datenbank anzulegen. Die Änderungen führt man dann in der temporären Datenbank aus. Sind die Änderungen abgeschlossen, selektiert man die Datensätze erneut in der Originaldatenbank, z.B. mit einer abgespeicherten Suchfrage, und überführt die Trefferliste mit Datensätze archivieren in das Archiv. Dann fügt man die korrigierten Datensätze mit Datei anfügen an wieder an die Datenbankdatei an. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Ihre Datenbankdatei auch während der Änderungen uneingeschränkt für Recherchen zur Verfügung steht, ohne dass in Arbeit befindliche, ggf. halb fertig korrigierte Datensätze ausgegeben werden können.

weitere Informationen:

ñ Datenbeschreibung; ñ Ausgabebeschreibung; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ RAK-Felder definieren; ñ Sortierung; ñ Suchmaske; ñ Suchliste ñ Eigenschaften Kurzanzeige; ñ Eigenschaften Suche

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Was müssen Sie als Anwender über die Datenstruktur wissen?

Die wichtigsten Informationen enthält die Beschreibung der Unterfunktion Datenbeschreibung der Hilfe.

Die wichtigste Eigenschaft des Datenmodells von MIDOS2000 ist, dass die Definition der Datenstruktur in der Datenbeschreibung unabhängig von der Definiton der Datenausgabe und auch unabhängig von der Definition von Suchmasken und Suchlisten erfolgen kann.

Alle drei inhaltlichen Anpassungsfunktionen sind lediglich über den Feldnamen, nicht aber über Eigenschaften von Datenfeldern oder Bedingungen verkoppelt. Insofern ist das Datenbanksystem an jede beliebige, auf der Basis einer Datenbank oder des Zusammenwirkens mehrerer Datenbanken mit differenten Strukturen zu lösenden Aufgabe anpassbar.

Die Möglichkeit, im MIDOS-Dokumentenmanager Funktionen auf der Grundlage des Inhaltes eines Feldes einzufügen bzw. auszulösen erlaubt eine universelle Anwendung des Systems und eine Anpassungsprogrammierung.

weitere Informationen:

ñ Ansicht; ñ Ausgabe; ñ Bearbeiten; ñ Funktionen; ñ Hilfe; ñ Optionen; ñ Suche ñ Datei importieren; ñ Dateiausgabe (Export); ñ Datenbank Eigenschaften; ñ Datenbank neu; ñ Datenbank neu lesen; Datenbank öffnen / löschen; ñ Datenbank sichern; ñ Datenbankfehler beheben; ñ Datenbankfehler beheben; ñ Beenden; ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Datei öffnen ñ Eigenschaften Kurzanzeige; ñ Eigenschaften Suche

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Eigenschaften Suche

Mit der Funktion Eigenschaften Suche haben Sie die Möglichkeit für jede Datenbank spezifische Einstellungen vorzunehmen, die eine effektivere Suche und die Definition eines spezifischen Suchmenüs, einer Suchmaske ermöglichen. Das Suchmenü wird als Suchmaske bezeichnet. Zunächst bestimmen Sie die Grundeinstellung für die Suchfunktion, die Sie auch im kompakten Grundmenü erreichen. Dazu müssen einige Begriffe erklärt werden.

weitere Informationen:

ñ Eigenschaften Kurzanzeige; ñ Suchbegriffe; ñ Suchausdrücke

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Standardsuchliste

Es ist möglich, eine Standardsuchliste zu vereinbaren. Die Standardsuchliste kann die Suchwörter aus einem Feld oder aus mehreren Feldern aufnehmen und kann mit Hilfe einer Stoppwortliste optimiert werden. Eine Standardsuchliste enthält, wenn sie aktualisiert wurde, das gesamte Wortmaterial, das in den ausgewählten Feldern vorkommt, außer den Stoppwörtern, sofern diese Option gewählt ist, d.h. solange der Eintrag eines Dateinamens im Menüfenster Stoppwortliste zu sehen ist und der Klickpunkt als Einzelwörter mit einem Häkchen versehen ist. Durch draufklicken schaltet die Option um.
Ist als Einzelwörter nicht ausgewählt, wird die Standardsuchliste aus Feldaussagen gebildet, was z.B. bei einem Autorenfeld oder dem Deskriptorfeld wünschenswert sein kann. In dem Fall wird natürlich keine Stoppwortliste aktiv.

weitere Informationen:

ñ Suchausdrücke; ñ Suchbegriffe; ñ Weitere Suchlisten; ñ Wortliste öffnen ... F4; WTXRECH; Suche; Suchliste

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Weitere Suchlisten

Ausser der Standardsuchliste können weitere Suchlisten vereinbart werden. Zur Zeit können 5 frei wählbare Suchlisten erzeugt und verwaltet werden. Diese Suchlisten werden zusammen in einer Suchmaske dargestellt. Der Suchmaske weisen Sie einen Namen im Menüfeld Suchmaske Überschrift zu.

Anschliessend tragen Sie in die Spalte Bezeichnung der Tabelle Felder eine Bezeichnung ein, mit der Sie die Suchliste im Menü benennen wollen. Das kann eine Feldbezeichnung oder aber eine beliebige Bezeichnung sein. Eine beliebige Bezeichnung ist dann sinnvoll, wenn Sie in der Spalte Durchsuchte Felder mehrere Felder eintragen und so eine Suchliste erzeugen, die die Wörter oder Feldaussagen mehrerer Felder aufnimmt.

So ist es z.B. möglich, die Textfelder eines Dokuments, wie z.B. Deutscher Titel, Deutsches Abstract und Deutscher Volltext in eine Suchliste zu stellen und die englischen äquivalenten Felder in eine zweite Suchliste.

Sie fassen also Felder ähnlicher Charakteristik zu einer Gruppe zusammen und bilden darüber eine Suchliste.

In der Spalte Einzel können Sie vorgeben, ob Einzelwörter oder ganze Feldaussagen in die Suchliste aufgenommen werden sollen. Klicken Sie in die entsprechende Tabellenzelle oder tippen Sie auf die Leertaste, wenn der Mauszeiger in der Zelle steht, dann wird die Auswahl vorgenommen (=angekreuzt).

Wenn Einzel ausgewählt ist, läuft die Stoppwortliste mit, sofern der Dateiname einer Stoppwortdatei im Menüfeld Stoppwortliste steht.

Sie können auch eine eigene Stoppwortliste anlegen und via Dateimenü auswählen. Die Stoppwortliste wirkt natürlich bei allen Feldern, die in die gleiche Suchliste aufgenommen werden. Es kann erforderlich sein, nach Sprachen getrennte Stoppwortlisten zu verwenden, z.B. Deutsch, Englisch, Spanisch, Russisch, Französisch. Dann sind auch die Suchlisten nach Sprache getrennt zu definieren und Sie müssen die Sprachunterscheidung auch in der Datenbeschreibung durch verschiedensprachige Datenfelder ermöglichen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Suchliste aktualisieren klicken, dann werden in einem Lauf alle eingestellten Suchlisten erzeugt. Sie stehen in der Grundfunktion Suche bzw. im kompakten Grundmenü zur Anwendung zur Verfügung.

Die Feldauswahl für die Standardsuchliste und für sonstige Suchlisten kann auch über das Feldauswahlmenü erfolgen. Mit Felder holen oder mit einem Doppelklick in eine Zelle der Spalte Durchsuchte Felder holen Sie das Feldauswahlmenü.

Sie müssen ggf. die Bezeichnung editieren, wenn Sie mehrere Felder für eine Suchliste auswählen. Mehrere Felder in der Spalte Durchsuchte Felder bzw. Felder werden mit Semikolon getrennt.

Wenn Sie für individuelle Datenbank-Aufbereitungen, z.B. für CD-ROM-Ausgaben Ihrer Datenbank weitere Anforderungen an die Gestaltung einer professionellen Suchmaske haben, wenden Sie sich bitte mit Ihren Vorstellungen an uns. Wir beraten und helfen gern bei der Vorbereitung und Anpassung von Datenbanken auf CD-ROM.

Eine professionelle Entwicklungsumgebung für CD-ROM-Datenbanken ist gegen Aufpreis erhältlich.

weitere Informationen:

ñ Suchausdrücke; ñ Suchbegriffe; ñ Wortliste öffnen ... F4; Suche; Suchliste; WTXRECH

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Hinweis zu Stoppwortlisten

Eine Stoppwortliste enthält zeilenweise die Stoppwörter. Der Umfang der Stoppwortliste sollte so gross sein, dass Sie einem Nutzer gerade noch erklären können, warum bestimmte Wörter bei der Suche nicht gefunden werden können.

Stoppwortlisten werden für den Ausschluss von Wörter aus Suchlisten benutzt. Wenn Sie ggf. mal ein Stoppwort doch im Datensatz suchen müssen, benutzen Sie die Volltextsuche.

Wenn mehrere Felder in eine Suchliste eingehen, dann wird die gleiche Stoppwortliste für jedes dieser Felder benutzt.

Für professionelle CD-ROM-Datenbankproduktionen ist es möglich, Suchlisten feldweise mit unterschiedlichen Stoppwortlisten zu erzeugen. Diese Funktionalität ist Bestandteil von MIDOS-Update, Unterfunktion Fastindex.

Über die Effektivität von Stoppwortlisten berichtet seit 1975:

Van Rijnsbergen, C.J.: Information Retrieval. - 2nd ed. - In: 1. Information storage and retrieval systems. - London: Butterworths. - 1981. - 208 S. - ISBN 0-408-70929-4

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Suchliste; ñ Suchmaske ñ Eigenschaften Kurzanzeige; ñ Eigenschaften Suche; ñ Suchausdrücke; ñ Suchbegriffe

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Eigenschaften Kurzanzeige

Mit der Unterfunktion Eigenschaften Kurzanzeige legen Sie fest, welche Felder im kompakten Grundmenü des MIDOS-Datenbankmanagers in der tabellarischen Auflistung der Dokumente in welcher Reihenfolge erscheinen sollen. Da diese Tabelle auch für die Kurzanzeige von Suchergebnissen (=Trefferlisten) verwendet wird, kann es sein, dass Sie anstatt der automatisch erzeugten Kurzanzeige eine eigene Reihenfolge der Felder definieren wollen.

Sie können die Kurzanzeige selbst definieren, indem Sie:

die Feldnamen der anzuzeigenden Felder in Spalte 1 eintragen,
die Breite der Tabellenspalte für die Anzeige in Pixel festlegen.
eine Bezeichnung für die Spaltenkopfzelle des anzuzeigenden Feldes angeben.

Die tatsächlich sichtbare Breite der Tabellenspalte in der Kurzanzeige ist von Ihrer Bildschirmauflösung abhängig. Je höher die Auflösung, um so schmaler die Spalten.

Wenn Sie sich das vereinfachen wollen, klicken Sie doppelt in die Spalte Feldname. Sie erreichen so das Feldauswahlmenü (=Feldauswahlliste). Mit einem Doppelklick auf das zu übernehmende Feld wird der Feldname, die Standardeinstellung für die Spaltenbreite und die Feldbezeichnung übernommen. Anschliessend können Sie die Spaltenbreite optimieren und ggf. auch die Feldbezeichnung ändern.

Sie erreichen die Funktion Eigenschaften Kurzanzeige auch über einen Klick auf die rechte Maustaste in einer Tabellenkopfzelle. Sie können dort Feld für Feld die Kurzanzeige ändern, indem Sie Feld ausblenden bzw. Feld einblenden betätigen.

Die Spaltenbreite legen Sie durch Ziehen der rechten oder linken Rahmenlinie der Spaltenbegrenzer in der Tabellenkopfzeile fest. Die eingestellten Parameter können Sie abspeichern. Andernfalls wird die Änderung nur temporär wirksam und ist beim nächsten Laden der Datenbank wieder auf die Standardwerte zurückgesetzt.

Sie sollten die Anzeige der künstlich gebildeten laufenden Nummer LFDNO nicht ausschalten.

Wie bei allen Tabellen stehen für die Bearbeitung der Kurzanzeige zur Verfügung:

Löschen der gesamten Tabelle mit Clear,
Löschen einer Zeile, in der der Mauszeiger steht, mit Löschen,
Einfügen einer Zeile vor der Zeile in der der Mauszeiger steht, mit Einfügen.

Zusätzlich steht die Funktion Auto zur Verfügung, mit der Sie die Tabelle auf den Anfangsstand zurücksetzen können. Das bedeutet, dass maximal die ersten 50 Felder der Datenbeschreibung in die Kurzanzeige gestellt werden und das Feld LFDNO den Anfang bildet.

Mit Änderungen übernehmen werden die gewählten Eintragungen zur aktuellen Kurzanzeigeeinstellung für die Datenbank und für Suchergebnisse. Wenn Sie nur Schliessen angeben, wird der vorhergehehnde Stand wieder eingestellt.

Wenn Sie die Datenbeschreibung ändern, wird die Kurzanzeige nicht automatisch mit geändert.

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Datenbeschreibung; Datenbankdateifunktionen; ñ Vollanzeige ñ Ausgabeformate; ñ Eigenschaften Suche

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Datenbankdateifunktionen

Für die Arbeit mit einzelnen Datenbankdateien können Sie die Grundfunktion Dateifunktionen, verwenden, die einige Funktionen für das Dateihandling bereitstellt.
Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass die Datenbankdateien, die Sie mit dieser Grundfunktion behandeln, passfähige MIDOS-Datenbankdateien sind, was bedeutet, dass sie von gleicher Datenstruktur oder von passfähiger Datenstruktur sein sollten.
Insbesondere können Sie:

mit der Funktion neue Datei eine neue Datenbankdatei im aktuellen Datenbankverzeichnis anlegen. Das könnte z.B. eine Arbeitsdatei sein, in der Sie neue Dokumente erfassen wollen. Die Datei wird im Datenbankmanager registriert.
mit der Funktion Datenbankdatei öffnen eine andere vorhandene Datenbankdatei zur aktuellen Datenbankdatei im Datenbankmanager machen. Die Datei wird im Datenbankmanager registriert. Existiert noch keine Datenbeschreibung, versucht MIDOS diese zu ermitteln und zumindest die Felder für eine sinnvolle Kurzanzeige und für die Vollanzeige zu ermitteln.
mit der Funktion Datei kopieren nacheine Datenbankdatei an eine andere Datenbankdatei anfügen, die also um die Dokumente der aktuellen Datei ergänzt würde, oder aber die aktuelle Datenbankdatei in ein anderes Laufwerk bzw. Verzeichnis kopieren. Sie können entscheiden, ob die Datenbeschreibung und die Ausgabebeschreibung mit kopiert werden sollen.
mit der Funktion Datei kopieren von ein Datenbankdatei unter einem [möglichst] anderen Namen in das aktuelle Verzeichnis der gerade geöffneten Datenbank kopieren und damit diese Kopie zur aktuellen Datenbank machen. Ist die Datenbankdatei noch nicht im Datenbankmanager angemeldet, wird sie eingetragen.
mit der Funktion Datei ergänzen mit eine Datenbankdatei holen und an die aktuelle Datenbankdatei anfügen. Dies würde man machen, wenn z.B. eine fertiggestellte Arbeitsdatei an die aktuelle Datenbankdatei anzufügen ist.

Wird eine Datenbank von mehreren Personen mit Neuzugängen an Dokumenten versorgt, so hat es sich bewährt, wenn jede Person eine eigene Arbeitsdatei benutzt, in der sie die Neuzugänge pflegt, bis die Dokumente fertiggestellt sind, z.B. alle Prüfungen erledigt sind, alle Felder ausgefüllt usw. Ist eine solche Arbeitsdatei fertig, dann wird sie an die Datenbank angefügt. Ob dies täglich, wöchentlich oder monatlich geschieht ist dabei nicht von Bedeutung. Der Vorteil besteht darin, dass eine Informationsdienstleistung ausschliesslich richtige, komplette Dokumente bereitstellt, während unvollständige Dokumente auch nicht versehentlich in die Ausgabe kommen.
Jede Person kann auf seine Arbeitsdateien grundsätzlich alle Funktionen anwenden, die auch für die Datenbankdatei zur Verfügung stehen.
Wenn Sie Trefferlisten als neue Datenbankendateien abgespeichert haben, dann können Sie diese mit den Datei-Funktionen ebenso behandeln, als wären es Arbeitsdateien.

weitere Informationen:

ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von

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Neue Datei

Mit der Funktion legen Sie eine neue Datenbankdatei im Verzeichnis der aktuellen Datenbank an.
Benutzen Sie diese Funktion, um Arbeitsdateien für die tagesaktuelle Erfassung von Dokumenten separat von der Gesamtdatenbank anzulegen. Die neue Datei wird beim Datenbankmanager angemeldet. Es wird vorausgesetzt, das eine Datenbeschreibung existiert. Andernfalls versucht MIDOS2000 die Datenstruktur zu ermitteln und legt eine Datenbeschreibung und eine Ausgabebeschreibung an.
Sie können auch eine Datenbankdatei über das Dateimenü suchen und anmelden.
Für Arbeitsdateien empfehlen wir die Dateinamenextension .WRK oder auch .MDS.

Wenn MIDOS2000 die Datenstruktur einer Datenbank selbst lernt, dann kann es sein, dass in der Datenbank zum Zeitpunkt der Lernens noch nicht alle Typen von Dokumenten enthalten sind, was dazu führen kann, dass auch noch nicht alle Felder enthalten sind, die letztlich gebraucht werden. Sie sollten deshalb die Datenstruktur nach dem ersten Lernen, um die restlichen Felder, die Sie benötigen, ergänzen. Ein Hinzufügen von Feldern oder das Löschen von Feldern bzw. das Ändern von Eigenschaften von Feldern sind jederzeit möglich.
Wenn Sie Änderungen vornehmen, bei denen Sie Datentypen wechseln, dann können Sie die Dokumente im MIDOS-Datenbankeditor prüfen, um solche zu finden, in denen der Feldwert dem neuen Datentyp nicht entspricht.

Wenn Sie mehrere Datenbanken mit gleicher Datenbankstruktur in einem Verzeichnis verwenden, dann können Sie nur eingeschränkt mit Suchlisten arbeiten, da die Dateinamen für die Suchlisten automatisch aus den Feldnamen gebildet werden. Dadurch überschreibt die Suchliste zur ersten Datenbank die zur zweiten Datenbank zum gleichen Feld, wenn Suchliste aktualisieren erfolgt.

weitere Informationen:

ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei öffnen; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an

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Datei öffnen

Mit der Funktion Datei öffnen öffnen Sie eine (andere) Datenbankdatei im Verzeichnis der aktuellen Datenbank. Benutzen Sie diese Funktion, wenn Sie mit Arbeitsdateien für die tagesaktuelle Erfassung von Dokumenten separat von der Gesamtdatenbank arbeiten, um diese zu öffnen. Die geöffnete Datei wird zur aktuellen Datenbank.

Sie können auch eine Datenbankdatei über das Dateimenü suchen und zur aktuellen Datenbankdatei machen. Im Dateimenü können Sie den Filter MIDOS-Datei setzen, wenn Sie nur MIDOS-Datenbankdateien mit den Extensionen .MDS, .DBM, .DAT oder .NWD bzw. .WRK auswählen wollen.

Im Grundmenü klicken Sie in der Datenbankliste einfach auf eine der angemeldeten Datenbanken, um sie zu öffnen.

Um die Datenbankliste zu wechseln klicken Sie im Grundmenü auf eines der Bücher (Datenbankliste). Die Datenbankliste der Gruppe wird geöffnet und Sie können nun eine Datenbank dieser Gruppe öffnen. Wenn eine Gruppe noch leer ist, werden Sie aufgefordert, ihr Datenbankdateien zuzuweisen.

Die Einordnung von Datenbanken in Datenbanklister erfolgt mit den Funktionen, die Sie über einen Klick auf die rechte Maustaste erreichen.

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Datei ergänzen mit; ñ Neue Datei; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an

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Datei kopieren nach

Mit der Funktion Datei kopieren nach kopieren Sie die aktuelle Datenbankdatei in ein anderes Verzeichnis unter dem gleichen oder einem anderen Namen. Der neue Standort der Datenbankdatei wird im Datenbankmanager registriert. Die Originaldatei bleibt aktuelle Datenbankdatei.

Wenn Sie den Klickpunkt Ein-Ausgabeformate aktivieren, werden die Datenbeschreibung und die Ausgabebeschreibungen zusammen mit der Datenbankdatei in das von Ihnen angegebene Verzeichnis kopiert. So erzeugen Sie eine identische Datenstruktur für die Kopie. Die Kopie kann nun z.B. für Korrekturen benutzt werden, ohne die Originaldatenbank zu verändern. Sins alle Korrekturen erledigt und geprüft, kann die Datenbank zurückkopiert werden.

Sie können auch eine andere Datenbankdatei als die aktuelle mit Datei suchen über das Datei-Menü suchen und in das von Ihnen anzugebende Verzeichnis kopieren.

Im Dateimenü können Sie den Filter MIDOS-Datei setzen, wenn Sie nur MIDOS-Datenbankdateien mit den Extensionen .MDS, .DBM, .DAT oder .NWD auswählen wollen.
Wenn Sie ein Verzeichnis angeben, das nicht existiert, wird es angelegt und anschliessend die Datei kopiert.

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Neue Datei; ñ Datei kopieren von; ñ Datei ergänzen mit; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an

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Datei kopieren von

Mit der Funktion Datei kopieren von kopieren Sie eine Datenbankdatei in das aktuelle Verzeichnis unter dem gleichen oder einem anderen Namen. Der neue Standort der Datenbankdatei wird im Datenbankmanager registriert.

Wenn Sie den Klickpunkt als neue Datenbank aktivieren, werden die Datenbeschreibung und die Ausgabebeschreibungen zusammen mit der Datenbankdatei in das aktuelle Verzeichnis kopiert, sofern vorhanden. Andernfalls versucht MIDOS die Datenstruktur selbst zu lernen. Die Datenbank wird automatisch beim Datenbankmanager angemeldet und zur aktuellen Datenbank. Achten Sie darauf: Der neue Datenbankdateiname bzw. die neue Datenbankbezeichnung erscheinen in der Kurzanzeige.

Sie können die zu kopierende Datenbankdatei mit Datei suchen über das Datei-Menü suchen und in das Verzeichnis der aktuellen Datenbank kopieren. Wenn Sie gleiche Datenbankdateinamen für Quelle und Ziel angeben wird die Aktion mit einer Warnung abgebrochen. Sie müssen sich dann entscheiden, wie Sie fortsetzen wollen.

Im Dateimenü können Sie den Filter MIDOS-Datei setzen, wenn Sie nur MIDOS-Datenbankdateien mit den Extensionen .MDS, .DBM, .DAT oder .NWD auswählen wollen.
Wenn die Datei unter gleichem Namen bereits aktuelle Datenbank ist, wird eine Warnung ausgegeben und nicht kopiert.

Hinweis: Datenbankdateien im gleichen Verzeichnis sollten eine passfähige Datenstruktur haben, da nur eine Datenbeschreibung pro Verzeichnis existieren kann.

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Neue Datei; ñ Datei ergänzen mit; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an

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Datei ergänzen mit

Mit der Funktion Datei ergänzen mit fügen Sie eine Datenbankdatei an die aktuelle Datenbank an. Die Veränderung der aktuellen Datenbank wird im Datenbankmanager registriert.
Sie können die anzufügende Datenbankdatei mit Datei suchen über das Datei-Menü suchen. Im Datei-Menü können Sie den Filter MIDOS-Datei setzen, wenn Sie nur MIDOS-Datenbankdateien mit den Extensionen .MDS, .DBM, .DAT oder .NWD auswählen wollen.

Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeitsdateien an die Datenbankdatei anfügen.

Hinweis: Datenbankdateien im gleichen Verzeichnis sollten eine passfähige Datenstruktur haben, da nur eine Datenbeschreibung pro Verzeichnis existieren kann. Sie müssen ggf. die Datenbeschreibung ändern.

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Neue Datei; ñ Datei kopieren von; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an

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Passfähigkeit der Datenstruktur

Prinzipiell bezieht sich die Passfähigkeit von Datenstrukturen aus mindestens vier wesentliche Parameter:

Die Datenfelder beider Datenstrukturen müssen in ihrem Namen und in ihrer Bedeutung identisch sein. Fehlt ein Datenfeld in einer der Datenbanken oder existiert eines mehr, sind die Datenbanken nicht kompatibel.
Die Regeln für die Ermittlung und Notierung der Datenfeldwerte müssen gleich sein. Werden verschiedene Regeln benutzt, sind die Datenbanken nicht kompatibel.
Die Datenfeldtypen müssen gleich sein. Ist es erforderlich, Datentypen umzuwandeln, sind Datenbanken nicht kompatibel.
Die Syntax der Anordnung der Felder in einem Datensatz und die Kodierung müssen gleich sein.

Es ist nun Sache des Anwenders, zu entscheiden, welche Toleranz er bezüglich der Anwendung unkompatibler Datenstrukturen innerhalb einer Datenbankdatei walten lässt. Möglich ist es mit MIDOS2000, aber eine vernünftige Verwendung der Daten wird mindestens schwierig...

weitere Informationen:

ñ MIDOS-Datenbankmanager ñ Neue Datei; ñ Datei öffnen; ñ Datei ergänzen mit; ñ Datei kopieren nach; ñ Datei kopieren von; ñ Trefferliste als Datenbank; ñ Trefferliste speichern unter; ñ Trefferliste anfügen an ñ Vorlagen für die Datenbeschreibung zu anderen Objekten; ñ Was müssen Sie als Anwender über die Datenstruktur wissen?