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ï ñ ò Information 376

Feldaussagen sortieren

Mit der Funktion Felder sortieren ... Strg+S können aussagenweise angeordnete Felder alphabetisch aufsteigend sortiert werden. Zur Zeit wird streng nach dem Bytewert sortiert. Es erfolgt keine Umlautauflösung.

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ï ñ ò Information 377

Feld zeilenweise

Mit der Funktion Feld zeilenweise ... Strg+Z werden die Aussagen eines Feldes alphabetisch sortiert und in einem Fenster temporär angezeigt. Es erfolgt kein physische Sortierung im Feld selbst. Die Funktion dient für Kontrollzwecke, wenn in umfangreicheren Feldern Aussagen geändert werden sollen, ohne deren Reihenfolge zu ändern.

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ï ñ ò Information 378

Funktionen

Der MIDOS-Datenbankeditor stellt im Menü Funktionen die Funktionalität bereit, die zur Sicherung der Qualität der Datenerfassung durch die Anwendung diverser, programmierbarer bzw. generierbarer Prüfverfahren und durch die Anwendung von vorgefertigten oder dynamisch generierten Wortlisten bzw. Prüflisten mindestens erforderlich sind. Folgende Funktionen sind verfügbar:

• Wortliste öffnen ... F4,
  
• Wortliste erzeugen,
  
• Wortlistenprüfung ... F7,
  
• Automatische Schlagwortvergabe,
  
• Alle Sätze prüfen ab ... Strg+C,
  
• Aktuellen Satz prüfen ... Strg+A,
  
• Dopplungsprüfung ... Strg+O,
  
• Thesaurus ... F9,
  
• Rechtschreibbliste öffnen ... F8,
  
• Rechtschreibung prüfen ... F5,
  
• Textbausteine ... (Strg)+F10,
  
• Schrift ändern (nur Erfassung),
  
• Datensätze drucken ... Strg+D
  
• Briefmodul starten.

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ï ñ ò Information 379

Wortliste öffnen ... F4

Wortlisten haben während der Ersterfassung und der Pflege von Datensätzen vielfältige unterstützende Funktionen. Sie können Wortlisten wärend der Dateneingabe öffenen um z.B. Werte herauszusuchen und in den Datensatz zu übertragen. Das sichert eine gleichmässige Schreibweise von bestimmten Angaben, wie z.B. von Firmenname, Deskriptoren, Codes, Klassifizierungsymbolen und spart Zeit, wenn längere normierte Texte erfasst werden, wie z.B. Code plus verbale Benennung.

Mit der Funktion Wortliste öffnen ... F4 öffnen Sie die Wortliste zum aktuellen Feld, sofern sie vorhanden ist. Andernfalls werden Sie gefragt, ob Sie die Wortliste neu anlegen wollen.
Mit Wortliste erzeugen können Sie eine Wortliste zum aktuellen Feld erzeugen. Sie müssen zwischen Einzelwortliste und Feldaussagen in der Wortliste wählen. Für Wiederholfelder, wie VERFASSER oder DESKRIPTOREN oder für Felder, deren Feldwert Sie im Ganzen in der Wortliste benötigen, benutzen Sie die Standardvorgabe Feldaussagen in die Wortliste.
Wenn Sie mit der Wortliste das aktuelle Feld prüfen wollen, dann schalten Sie auf Wortlistenprüfung ... F7. Wenn Sie die Wortliste gerade erst erzeugt haben, wird natürlich kein Fehler erkannt, weil alle Werte in der Wortlist auch in Datensätzen auftreten. Vielmehr müssten Sie die Wortliste bereinigen, Fehler entfernen und dann erst Prüfen.

Wenn eine Wortliste zu einem bestimmten Feld einen normierten Wertevorrat enthält, der nicht verändert werden darf, dann müssen Sie die Wortliste RO (Read only) setzen. Sie würden beispielsweise die Wortlisten für Deskriptoren, für die Klassifikation, für die Dokumentarten Read only setzen, während Sie eine Wortliste für ein Feld wie z.B. Freie Begriffe, nicht Read only setzen würden. Wenn Sie eine Wortliste dynamisch erweitern wollen, dann belassen Sie für diese Wortliste die Standardeinstellung.

Die Anzeige der Wortliste enthält ein Menü, dass dem der Suchliste sehr ähnlich ist.
Sie können sich die Listenkennwert durch Klick auf das Fragezeichen anzeigenlassen und werden dabei informiert über das Basisfeld für die Wortliste, über die Anzahl der Einträge, über die Anzahl der Sätze in denen die Einträge insgesamt enthalten sind, über die Listenversion (z.B. WIN/gepackt) und über das Wortanalyseverfahren (zur Zeit: Einzelwörter oder MIDOS-Aussagen).

Sie können eine via Markierung getroffene Wortauswahl und das Suchwort durch Klick auf den Mülleimer löschen.

Mit der ersten Lupenfunktionen oder F2-Taste können Sie das Suchwort sequentiell suchen, wobei alle Wörter oder Feldaussagen gefunden werden, die das Suchwort als Zeichenkette enthalten. Mit der zweiten Lupenfunktion oder der F3-Taste können Sie Schritt für Schritt sequentiell jeweils den nächsten mit dem Suchwort patiell übereinstimmenden Eintrag suchen. Mit der dritten Lupenfunktion oder der F6-Taste werden alle Einträge angezeigt, die das Suchwort patiell enthalten und mit der vierten Lupenfunktion oder der F7-Taste werden Ihnen alle Einträge ermittelt, die dem Suchwort grafisch ähnlich sind. Dabei kommt ein spezieller Algorithmus zur Anwendung.

Mit der Markierungsfunktion (die Häckchen) oder der F4-Taste markieren Sie Einträge in der Wortlist, die Sie in das aktuelle Feld übernehmen wollen, die tatsächliche Übertragung erfolgt durch die ENTER-Taste (RETURN-Taste oder durch Klick auf des dritte Häckchen (das mit dem Pfeil). Markierungen löschen Sie durch erneutes Klicken der F4-Taste bei dem markierten Eintrag, alle Markierungen löschen Sie durch Klick auf des mittlere Häckchen oder mit der F5-Taste.

Durch einen Klick auf das Druckersymbol können Sie die aktuelle Wortlist ausdrucken, wobei Sie noch einstellen können, ob die Trefferanzahl oder die Indexsatznummer der Einträge mit ausgegeben werden soll. Der Ausdruck kann ggf. für die Pflege eines Thesaurus oder für die Korrektur der Datensätze von Interesse sein.

Durch einen Klick auf das Diskettensymbol oder die F11-Taste können Sie die Wortliste auch als Textdatei abspeichern. Sie geben dann den Dateinamen für die Textdatei an und können wieder entscheiden, ob die Trefferzahl oder die Indexsatznummer mit ausgegeben werden soll. Die Ausgabe erfolgt in alphabetischer Reihenfolge. Wenn Sie die Datei nach der Trefferzahl sortieren wollen, müssen Sie SORT aus MIDOS-Update verwenden und dabei numerische Sortierung einstellen. Auch die Dateiausgabe dient vor allem analytischen Arbeiten und der Vorbereitung von Datenpflege-Massnahmen. Da eine Textdatei grundsätzlich in eine MIDOS-Datenbank umgeformt werden kann, ist es möglich, über diese Funktion das Wortmaterial für die Weiterentwicklung Ihrer Datenbankanwendung vorzubereiten und z.B. eine normiertes Schlagwortverzeichnis, eine Synonymdatei oder einen Thesaurus daraus MIDOS-gestützt zu entwickeln.

Eine Wortliste kann um Einträge ergänzt werden, wenn Sie die Einfg-Taste betätigen. Sie können damit eine Wortliste für die automatische Schlagwortvergabe dynamisch erweitern.
Ein markierter Eintrag in der Wortliste, kann gelöscht werden, wenn Sie die Entf-Taste betätigen. Wenn Sie einwn Eintrag in der Wortliste löschen, dann müssen Sie diesen Eintrag auch aus den Datensätzen entfernen, weil er sonst beim nächsten Generieren der Wortliste wieder dort erscheint.
Eine Eintrag in einer Wortliste kann korrigiert werden, wenn Sie die F12-Taste betätigen und der falsche Eintrag markeirt ist. Wenn Sie einen fehlerhaften Eintrag in der Wortliste korrigieren wollen, dann korrigieren Sie anschliessend auch die Dokumente aus denen der falsche Eintrag stammte. Benutzen Sie dafür die folgend beschriebene Funktion.

Besondere Bedeutung für die Datenpflege hat die Funktion mit dem Pfeil nach unten Symbol. Wenn Sie einen Eintrag markiert haben und auf das Symbol klicken, dann werden aus Ihrer Datenbank alle Datensätze ermittelt und markeirt, die diesen Eintrag im aktuellen Feld enthalten. Sie können diesen Eintrag dann z.B. in allen Treffern nacheinander korrigieren oder Sie können alle Datensätze mit diesem Eintrag löschen oder in allen Datensätzen das Feld löschen, wenn es den Eintrag enthält.
Durch die markierten Treffer navigieren Sie mit dem Scrollfeld links oben im Datenbankeditor.

Mit der Funktion Wortliste erzeugen erfolgt die Generierung einer neuen Wortliste zum aktuellen Feld über alle Datensätze der aktuellen Datenbankdatei. Im Normalfall wird die Wortliste bezogen auf Feldaussagen gebildet. Soll ein Wortliste mit Einzelworten entstehen, dann muss der Schalter Einzelwörter angeklickt werden.

Mit der Funktion Wortlistenprüfung .... F7 starten Sie aktiv die Prüfung des aktuellen Feldes auf Übereinstimmung mit dem Vergleichswortschatz bzw. Vergleichswertevorrat in der Wortliste.
Wenn Sie unter Optionen die Funktion Automatische Wortprüfung eingeschaltet haben und dort auch Felder eingetragen sind, für die die automatische Wortprüfung erfolgen soll, dann wird die Wortprüfung beim Verlassen des Feldes ausgeführt. Sie können das Feld erst verlassen, wenn die Prüfung erfolgreich verlaufen ist.
Wenn das Feld ein Wort enthält, der nicht in der Wortliste gefunden wird, dann werden Sie nach einem Ersatzfeld gefragt, in das das Wort übertragen werden soll. Wenn Sie dafür einen Feldnamen angeben, wird zukünftig jedes nicht in der Wortliste enthaltene Wort in diese Ersatzfeld übertragen. Wenn Sie ein Wort in der Wortliste löschen, dass noch in dem dazugehörenden Feld in Datensätzen enthalten ist, dann werden Sie ebenfalls auf einen Fehler hingewiesen.

Hinweise: Der Unterschied zwischen einer Suchliste und einer Wortliste besteht darin, dass im Wortlisten im Dateinamen mit dem ASCII-Zeichen @ gekennzeichnet sind und nur diese während der Erfassung erzeugt werden können, währen Suchlisten nur im Prozess der Suche mit dem MIDOS-Datenbankmanager erzeugt werden können.
Beide Arten von Dateien können allerdings mit den Funktionen von MIDOS-Update unabhängig vom Datenbankeditor und vom Datenbankmanager erzeugt werden. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Anwendung von MIDOS-Update keine Wortlisten überschreiben, die einen normierten, nicht zu ändernden Wertevorrat enthalten. Die Dateien für die Datenerfassung und MIDOS-Update-Anwendungen gehören in getrennte Verzeichnisse.

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ï ñ ò Information 380

Automatische Schlagwortvergabe ... F6

Die Möglichkeit der automatischen Schlagwortvergabe erhalten Sie, wenn Sie unter der Funktion Optionen, Registerkarte AutoSchlagwort für das aktuelle Feld bestimmte Einstellungen vornehmen. Sie müssen dort die mit Hilfe der Feldauswahl Felder angeben, die für die Ermittlung der Schlagwörter analysiert werden sollen. Sie geben dort an ob eine und welche Synonymdatei bei der Verschlagwortung mit genutzt werden soll und Sie wählen die Vergleichsparameter aus.

Wenn Sie die Funktion Aut. Schlagwortvergabe ... F6 aufrufen werden entsprechend den Einstellungen alle Vergleichswörter oder Wortpaare aus allen zu analysierenden Feldern zusammengesammelt und mit der Wortliste des aktuellen Feldes und mit der Synonym-Liste der Synonymdatei verglichen. Als Ergebnis erhalten Sie einen Vorschlag für Schlagwörter, die wahrscheinlich zutreffend sind. Diesen Vorschlag bearbeiten Sie nun intellektuell bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Sie sollten nicht auf die intellektuelle Bearbeitung verzichten, da z.B. inhaltliche Negationen und relativierende Abschnittsbezüge im Text zu einem bestimmten Sachverhalt nicht erkannt werden können.

Für die weitere Verbesserung der Trefferquote in einem speziellen Fachgebiet ist es erforderlich, die Synonym-Liste in der Synonymdatei auf das Fachgebiet zuzuschneiden. Je mehr begriffliche Synonymverweise, um so besser das Ergebnis.

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ï ñ ò Information 381

Automatische Satzprüfung

Die automatische Satzprüfung müssen Sie in den Funktion Optionen zunächst einstellen, bevor sie tatsächlich unter den Funktionen

• Alle Sätze prüfen ab ... Strg+C dem aktuellen Satz und
  
• nur Aktuellen Satz prüfen ... Strg+A

a=(A..Za..z)
if not ExistCharSet(FKTNAM,a) then msg(LFDNUM hat Fehler: Zeichen ausserhalb zulässigem Zeichensatz)
exit

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ï ñ ò Information 382

Dopplungsprüfung ... Strg+O

Mit der Funktion Dopplungsprüfung ... Strg+O führen Sie eine Prüfung auf Datensätze mit gleichen Key-Feldwerte durch. Was dabei als Key-Feldwert benutzt wird, müssen Sie in der Registerkarte Prüfungen/Thesaurus der Funktion Optionen festlegen. Sie können dort mehrere Felder angeben.

Wie die Dopplungsprüfung funktioniert ist in der Funktion MIDOS-Update, Unterfunktion DOPPEL und DOPPEL2 beschrieben. Zur Zeit ist im Datenbankeditor die Key-Feldwertlänge auf 80 Zeichen eingestellt.

Vermeintlich doppelte/mehrfache Datensätze werden mit ihrer Datensatznummer protokolliert. Sie müssen dann prüfen, ob es sich tatsächlich um Doppel handelt und entscheiden welcher Datensatz zu löschen ist.

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ï ñ ò Information 383

Thesaurus ... F9

Die Funktion Thesaurus ... F9 lädt und verbindet einen Thesaurus, der in einer MIDOS-konformen Thesaurusdatei im Datenbankverzeichnis vorhanden ist.

Bevor Sie die Funktion benutzen können, müssen Sie die Felder vereinbaren, in die die über den Thesaurus ermittelten Deskriptoren eingetragen werden sollen. Da es möglich ist, mit mehreren Thesauri zu arbeiten, können ggf. mehrere Thesaurusübernahmefelder vereinbart werden. Diese Zuordnung erfolgt in der Registerkarte Prüfungen/Thesaurus der Funktion Optionen.

Mehr zum Thesaurus erfahren Sie in der Dokumentation zum Thesaurusmodul.

Hier nur zur Anwendung soviel:

• Sie starten aus dem Datenbankeditor heraus den Thesaurusmodul, der sich in den Vordergrund lädt. Der Thesaurus wird in hierarchischer Baumstruktur und in einer Norm-gerechten Form angezeigt.
  
• Sie navigieren durch den Thesaurus über Begriffe und Relationen.
  
• Aus dem Begriffsmaterial des Thesaurus wählen Sie diejenigen Deskriptoren aus, die Sie für die Indexierung des inhaltlichen Sachverhaltes benötigen.
  
• Sie sammeln diese Deskriptoren in einer Sammelbox.
  
• Sind alle Deskriptoren gefunden, dann übergeben Sie den Inhalt der Sammelbox in das dafür festgelegte Feld im Dokument.

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ï ñ ò Information 384

Rechtschreibprüfung ... F5

Um die Rechschreibprüfung benutzen zu können, müssen Sie in der Registerkarte Prüfungen/Thesaurus eine Datei für die Rechtschreibprüfung vereinbaren. Normalerweise ist dort die Datei RECHT.WTX aus dem MIDOS-Programmverzeichnis vireingestellt. Sie können noch die Option Gross/Kleineinschalten, um differenzierter prüfen zu können.

Mit der Funktion Rechtschreibliste öffnen ... F8 wird die Wortliste für die Rechtschreibprüfung angezeigt. Es stehen die Menüoptionen wie unter Wortlist öffen zur Verfügung, ausser die Funktion Pfeil.

Wenn Sie nicht wissen, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, können Sie damit in das Rechtschreib-Wörterbuch Einblick nehmen.

Die eigentliche Prüfung erfolgt mit der Funktion Rechtschreibprüfung ... F5. Die Prüfung wird im aktuellen Feld ausgeführt. Die Prüfung kann mit dem gleichen Rechtschreib-Wörterbuch in jedem Feld ausgeführt werden, wenn es sinnvoll ist, z.B. wenn es ein deutschsprachiges Feld ist, da das Wortmaterial deutsch ist.

Wie üblich können Sie Rechtschreibfehler behandeln, indem Sie die nicht gefundenen Vergleichswörter (fehlerhaften Wörter) im Datensatz korrigieren. Für die Korrektur können Sie das angebotene Wort benutzen, oder das angebotenen Wort ändern und das geänderte verwenden.

Sie können aber mit nicht ändern auch darauf bestehen, dass das vermeintlich fehlerhafte Wort so bleibt, wie es ist.

Sie können dem Wörterbuch auch neue Wörter beibringen mit hinzufügen, die Sie original aus dem Datensatz nehmen oder in editierter Form dem Wörterbuch übergeben mit hinzufügen+korrigieren.

Es gibt bei allen Rechtschreibprüfungen das Problem, welche Wörter und Wortformen sich für eine Aufnahme in das Wörterbuch eignen. Zunächst muss dazu gesagt werden, dass natürlich der Fachwortschatz nicht Bestandteil des mitgelieferten Rechtschreibwörterbuches sein kann. Sie sollten Ihre Erweiterungen des Rechtschreibwörterbuches darauf konzentrieren den Fachwortschatz Ihres Fachgebiets hinzuzufügen.

Dabei sollten Sie Substantive zunächst ausschliesslich in ihren Grundformen, Verben nur in ihrer ungebeugten Form und Adjektive und Adverbien nur in der aktiven Form verwenden.

Mehrgliedrige Wörter sollten auch in ihrer Wortzerlegung in Grundwörter gespeichert sein, z.B. Polyphenyläther => Polyphenyl und Äther.

Für Wörter, die bei der Bildung der Mehrzahl einen starken Wandel erfahren, sollten Einzahlform und Mehrzahlform gespeichert werden, z.B. Datum => Daten, Maus => Mäuse, Haus => Häuser.

Nehmen Sie möglichst keine gebeugten Wortformen oder Wortformen auf, bei denen Genitivform gleich der Pluralform ist (oder überhaupt eine gebeute Form in der Einzahl mit einer in der Mehrzahl übereinstimmt.

Sichern Sie Ihr erweitertes Rechtschreib-Wörterbuch regelmässig. Sie können vor dem Beginn der Benutzung das mitgelieferte Rechtschreib-Wörterbuch unter einem anderen Namen kopieren und die Kopie für Ihre Datenbankarbeit benutzen. So steht das allgemeine Wörterbuch für andere Anwendungen immer zur Verfügung.

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ï ñ ò Information 385

Textbausteine ... (Strg)+F10

Für häufig wiederkehrende Satzphrasen oder Eingabestrukturen können Sie auch Textbausteine definieren, die Sie während der Erfassung aus einer Textbausteindatei abrufen können und die wiederholt in beliebigen Feldern benutzt werden können. Textbausteine werden über den Textbausteinnamen + F10-Taste an die Cursor-Position eingefügt. Hat der Textbaustein den Namen a, wird sein Inhalt mit a+F10 geholt.

Mit der Funktion Textbausteine Strg+F10 bzw. über den Schnell-Button Textbausteine gelangen Sie zum Menü der Textbausteinbearbeitung.

Sie können zunächst Ihrer Textbausteindatei .TBS einen Namen zuweisen oder eine vorhandene Datei suchen und aufrufen.

Ein Textbaustein erhält eine Aufrufnamen und einen Inhalt, der max. 255 Zeichen umfassen kann.

Benutzen Sie möglichst kurze aber dennoch einprägsame Namen. Die Tabelleneditierung erfolgt wie bei MIDOS üblich. Sie können Textbausteine jederzeit anlegen, mehrere problemorientierte Texbausteindateien verwenden, die Textbausteine Speichern, Löschen, Einfügen, Sortieren und an die aktuelle Cursor-Position übernehmen.

Wenn Sie sich den Namen eines Textbausteins merken können, dann erfolgt die Übernahme nicht über das Menü, sondern indem Sie den Textbausteinnamen nach einem Leerzeichen eingeben und anschliessend sofort die F10-Taste drücken.

Wenn Sie z.B. HTML-Auszeichnungen häufig benötigen, dann wäre es denkbar, das Sie unter dem Namen b die Zeichenfolge für <b> oder </b> hinterlegen. Wenn Sie z.B. im Text saubere URL-Adressen haben wollen, können sie z.B. auch die Zeichenfolge http://www . unter dem Namen h als Textbaustein speichern.

Textbausteine und konstante Texteinträge in Schablonen (Masken) sollten miteinander harmonieren.

Wenn z.B. ein Feld immer mit der Konstanten Tel.: anfangen soll, dann definiert man das in der Schablone.

Soll jedoch immer dann, wenn es um die Angabe einer Telefonnummer in einem Textfeld geht, diese Angabe einheitlich mit der Zeichenfolge Tel.: eingeleitet werden, wäre ein Textbaustein sinnvoll. Mehr Effekt bringen allerdings längere Satzphrasen. In der Praxis können es auch längere immer wieder auftretende Firmennamen, Markennamen (z.B. PDFWriter, MS Word für Windows u.ä.) oder ähnliches sein.

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ï ñ ò Information 386

Schrift ändern (nur Erfassung)

Mit der Funktion Schrift ändern (nur Erfassung) können Sie über die allgemein bekannte Schriftauswahl von Windows die Schrift für die Erfassungsmaske verändern.

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ï ñ ò Information 387

Datensätze drucken ... Strg+D

Mit der Funktion Datensätze drucken ... Strg+D können Sie erfasste Datensätze ausdrucken. Die Funktion wurde auf Wunsch von Anwendern eingeführt, die die Kontrollausdrucke separat Korrekturlesen und in einem Korrekturlauf die Fehler in den neu erfassten Datensätzen korrigieren.

Ein kleines Auswahlmenü bietet die folgenden Möglichkeiten:

• Auswahl der zu druckenden Dokumente mit
  - nur Aktuelles Dokument drucken,
  - Alle Dokumente ausdrucken oder
  - Dokumente im Bereich von Satz x bis Satz y ausdrucken,
  
• Hinzufügen von Dateiname, Datum und Umfang der Datei zum Protokolldruck, um die Listen leichter identifizieren zu können,
  
• Ausführen eines Umbruchs nach jeder Feldaussage, um z.B. besser in Deskriptorfeldern oder anderen Feldern mit mehreren Feldaussagen Kontrolllesen zu können,
  
• Einstellen der Feldnamen auf
  - die Langform (Feldbezeichnung),
  - die Kurzform oder
  - auf beide,
  
• Auswahl der Schriftart für den Druck, mit dem üblichen Schriftartauswahlmennü,
  
• Start der Druckausgabe,
  
• Schliessen des Menüs.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 388

Briefmodul starten

Aus dem Erfassen von Dokumenten heraus können Sie den Briefmodul Starten. Diese Funktion ist vorzugsweise dafür gedacht, um aus der Erfassung / Pflege / Aktualisierung z.B. einer Adressdatenbank, einer Firmendatenbank oder eines Abonnentenverzeichnisses heraus, einen Brief an die aktuelle Adresse zu erzeugen, die in den Adressfeldern des aktuellen Datensatzes aufgeführt ist, und beispielsweise ein Einkaufsangebot abzufordern oder ein Verkaufsangebot zu unterbreiten.

Die Briefe können mit Standardtext für mehrere Adressaten vorbereitet werden oder mit individualisierten Texten gestaltet werden. Ausführlichere Angaben zur Funktion finden Sie in der Beschreibung des Briefmoduls zum MIDOS-Datenbankmanager unter Funktionen, Unterfunktion Brief.

Die Briefe können als Dateien abgelegt oder sofort gedruckt werden.

Auf Wunsch kann eine Komponente bereitgestellt werden, die die Serienbriefe in ein Mailbox-System einfügt. Die Briefe können auch mit geeigneten Fax-Servern versandt werden.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 389

Optionen

Unter Optionen finden Sie die Registerkarten:

• Allgemeines,
  
• Prüfungen/Thesaurus,
  
• AutoSchlagwort,
  
• Numerierung.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 390

Registerkarte Allgemeines

Über Optionen, Registerkarte Allgemeines stellen Sie folgende Optionen ein:

• Die Darstellung der Felder in der Erfassungsmaske:
  - mit Normal wird die Feldbezeichnung,
  - mit Kurz wird der Feldname und
  - mit Normal+Kurz werden Feldbezeichnung und Feldname angezeigt.
  
• Sie können die Schrift für die Erfassungsmaske einstellen. Dabei erreichen Sie das allgemeine Menü zur Schriftartauswahl.
  
• Wenn Sie in Sonderfällen einen sehr umfangreichen Datensatz erfassen müssen oder über die Zwischenablage übernehmen, dann kann es hilfreich sein, Feldlängen ignorieren (max 32000 Zeichen) einzuschalten. Es finden keine Längenprüfungen statt, ausser der auf 32000 Zeichen Feldlänge und 64000 Zeichen Satzlänge.
  
• Ausserdem können Sie ein- oder ausschalten, ob Sie mit den Editor mit Absatzformatierung beim Zeichen ^ betreiben wollen.
  Lange Texte erfordern normalerweise eine Absatzformatierung. Das Zeichen ^ ist identisch mit <br> aus HTML, für die Anzeige und Ausgabe von Datensätzen. Gegenüber <br> hat ^ den Vorteil, dass die Formatierung auch im Datenbankeditor angezeigt wird.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 391

Registerkarte Prüfungen/Thesaurus

Mit der Registerkarte Prüfungen/Thesaurus legen Sie fest, welche Prüfungen für welche Felder ausgeführt werden sollen, welches Prüfprogramm verwendet werden soll und wie Sie einen ggf. vorhandenen Thesaurus mit der Erfassung verbinden wollen.

Folgende syntaktische Prüfungen können Sie einschalten:

• Sie können die Pflichtfeldprüfung einschalten. In dem Fall wird beim Verlassen des Datensatzes der Pflichtfeldstatus des Feldes, der in der Schablonendatei festgelegt ist, geprüft. Ist das Feld nicht vorhanden, können Sie den Datensatz nicht abspeichern. Sie müssen den Fehler korrigieren.
  
• Numerische Felder, Datumsfelder und Zeitfelder werden geprüft, wenn Sie Typenprüfung mit automatischer Anpassung einschalten. Ausserdem wird das richtige Format, z.B. für Zahlen, wenn möglich, automatisch erzeugt (Kommastellen, Vornullen). Sie müssen diese Felder korrigieren.

• Sie wählen die Felder aus für die automatische Wortprüfung. Die Verbindung zwischen der Prüfliste und dem zu prüfenden Feld erfolgt über den Dateinamen der Prüfliste. Ist das Feld DE zur Prüfung an der Prüfliste ausgewählt, dann wird diese den Namen DE@WTX tragen müssen. Sie können mehrere Felder prüfen lassen.
  
• Sie treffen die Feldauswahl für die Dopplungsprüfung. Die Dopplungsprüfung ist in erweiterter Form auch unter Bearbeiten, Dopplungsprüfung im Datenbankmanager erreichbar.
  
• Sie legen unter Thesaurusübernahme das Feld fest, in das die Deskriptoren eingetragen werden sollen, die über die Thesaurusdatei indexiert werden.
  
• Für die Rechtschreibprüfung legen Sie fest, mit welchem Rechtschreib-Wörterbuch geprüft werden soll, indem Sie eine andere Datei als RECHT.WTX eintragen und Sie wählen, ob Gross/Klein bei der Prüfung unterschieden werden soll. Die Rechtschreibprüfung kann in allen Feldern aufgerufen werden. Sie sollten ein individuelles Rechtschreib-Wörterbuch auf der Basis unseres Vorschlages entwickeln, da einige Regeln zur Wortbehandlung benutzt werden.
  
• Sie können Satzprüfung mit Prüfprogramm einschalten und eine Prüfdatei angeben, die jeden Datensatz prüfen soll und Sie können den Editor für Prüfdateien mit Edit aufrufen, um ein Prüfprogramm zu schreiben.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 392

Registerkarte AutoSchlagwort

Für die Funktion AutoSchlagwort können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Sie treffen die Feldauswahl zu durchsuchender Textfelder. Die angegebenen Felder werden mit den Zeichenketten aus der Prüfliste/Wortliste des aktuellen Erfassungsfeldes durchsucht auf Zeichenkettenähnlichkeit. AutoSchlagwort kann in jedem Feld aufgerufen, für die ein Zeichenkettenvergleich sinnvoll ist.
  
• Die Synonymdatei ist das Kernstück einer guten Schlagwortvergabe. Sie können eine für Ihr Fachgebiet entwickelte Syno-Liste einstellen oder unsere mitgeliefert SYNO.WTX benutzen. Sie können die Datei auch abwählen.
  
• Sie können bestimmen, ob die Suche ähnlichen Zeichenketten mit einer Wortendemanipulation erfolgen soll oder nicht. Wenn Sie die Wortendenmanipulationslänge vergrössern, werden mehr Zeichenketten als ähnlich erkannt. Das muss nicht unbedingt schlecht sein, führt aber zu vielen Allgemeinwörtern, wenn solche auch im Vergleichswortschatz stehen. Besser ist es, Sie pflegen Ihren Vergleichswortschatz bzw. Ihre Syno-Liste. Kurze Wörter oder Codes sind nicht sauber zu überführen, wenn sie mit deutschen Wörtern identisch sind: z.B. AM => Amplitudenmodulation, am, Am im Satz.
  
• Sie können einschalten, ob bei der Suche nach ähnlichen Zeichenkette Einzelwort oder Wortpaare berücksichtigt werden sollen. Das Verfahren findet z.Zt. also auch Zweiwortterme. Wenn Sie Mehrwortkombinationen darüberhinaus brauchen, dann reden Sie mit uns. Sie brauchen einen schnellen Rechner.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 393

Hilfe

Unter der Funktion Hilfe finden Sie Hilfe zum Datenbankeditor und die Hilfe zum aktuellen Feld.

Hilfe zum MIDOS-Datenbankeditor erhalten Sie über das HTML-gestützte Hilfesystem unter

• MIDOS-Datenbankeditor, Bearbeiten,
  
• MIDOS-Datenbankeditor, Funktionen,
  
• MIDOS-Datenbankeditor, Optionen,
• MIDOS-Datenbankeditor, Beenden.

• Datensätze bearbeiten, spezial,
  
• Datenstrukturdefiniton,
  
• Editieren-Archivieren.

• Schriftstil und Schriftgrösse,
  
• Schriftfarben,
  
• Hervorhebungen u.a.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 394

Beenden

Ausschliesslich mit dem Button für Beenden, über die ESC-Taste oder das Window-Symbol für Fenster schliessen können Sie den Datenbankeditor beenden.
Wenn Sie den Datenbankeditor mit ESC verlassen und die Rückfrage Änderungen abspeichern übersehen, werden Ihre Änderungen ggf. nicht abgespeichert.
Wenn Sie zweimal ESC eingeben, wird in keinem Fall eine Änderung gespeichert.
Beim Beenden mit Änderungen speichern? speichert der Datenbankeditor Ihre Änderungen und neu erfassten Datensätze ab. Wenn Sie Abbrechen wählen, wird das Beenden abgebrochen und Sie können die Dateineingabe fortsetzen.
Zu diesem Zeitpunkt enthält die automatisch angelegte BAK-Datei, noch den Stand Ihrer Datenbank, der vor dem letzten Aufruf des Datenbankeditors vorlag.

Erst beim Beenden werden Löschungen von Datensätzen vorgenommen. Wenn Sie auf die Abfrage Änderungen speichern? mit Nein antworten, sind löschmarkierte Datensätze wieder verfügbar. Bei Ja werden sie aus der Datenbank entfernt. Um eine Löschmarkierung anzubringen betätigen Sie im Datenbankeditor den Button DEL.

Wir empfehlen, Datensätze nicht zu löschen, sondern zu archivieren. Nach nochmaliger Prüfung in aller Ruhe können Sie später die Datensätze im Archiv löschen.

Bei ordnungsgemäßer Beendigung des Datenbankeditors wird eine aktualisierte Zugriffsliste für die Datenbank erzeugt und es werden die in Optionen vorgenommenen Einstellungen sowie der Name der zuletzt benutzten Schablone abgespeichert. Beim nächsten Start des Datenbankeditors werden diese Einstellungen wieder geladen.

Bei einem ungewöhnlichen Ende, wenn Sie z.B. den Datenbankeditor mittels Taskmanager abschiessen, können die Einstellungen nicht gespeichert werden. Sie erhalten dann eine Meldung über den nicht richtigen Abschluss der Erfassung und müssen mit Datenbankfehler beheben den Zustand der Datenbank korrigieren. Möglicherweise ist der Datensatz, in dem Sie aktiv die letzte Änderung ausgeführt hatten, zu korrigieren.

Vom Datenbankeditor gelangen Sie zurück zum Grundmenü des Datenbankmanagers.

Wenn Sie den Datenbankeditor aus der Datenbank heraus mit einem markierten Datensatz gestartet haben, kehren Sie genau zu diesem zurück.

Wenn Sie den Datenbankeditor aus einer Trefferliste heraus gestartet haben, kehren Sie zu dieser Trefferliste und dort genau zu dem Datensatz zurück, von dem aus gestartet wurde.

Steht die Suchfrage, die zur Trefferliste führte noch im Suchfragenfenster, wird sie automatisch über die Trefferliste abgearbeitet und neues Ergebnis erzeugt, mit dem weiter gearbeitet werden kann. U.U. enthält dann die neue Trefferliste den gerade geänderten Datensatz nicht mehr, weil er nach der Änderung/Korrektur auf die Suchfrage nicht mehr zutrifft.

weitere Informationen:

ï ñ ò Information 395

Dateiverzeichnis

Zu einer editierbaren Datenbank können folgende Dateien gehören:

• die Datei MISCHABS, die Datenbeschreibung, muss vorhanden sein,
  Format: strukturierter Text,
  Module: Feldnamenauswahl,
  
• die Datei MWMASKEN, die Schablonendatei, sollte vorhanden sein,
  Format: MIDOS-Datenbankformat + Keyfeld SCHABNAME
  Module: Schablonen (Masken), MIDOS-Datenbankeditor
  
• die Datei MWEDI.INI, als Initialisierungsdatei, enthält Einträge aus Optionen, wird automatisch angelegt,
  Format: intern,
  Module: MIDOS-Datenbankeditor,
  
• die Wortlistendateien xyzname@.WTX und xyzname@.VRW, die verschiedene Zwecke erfüllen, wie z.B. Wortlistenprüfung und AutoSchlagwort, müssen vom Anwender aktiv hergestellt werden und können in den Formen nicht änderbar oder dynamisch erweiterbar benutzt werden,
  Format: intern, verkettete Liste,
  Module: Suchliste, Suche,
  
• das Rechtschreibwörterbuch RECHT.WTX, wird mitgeliefert, ist dynamisch erweiterbar, kann auch unter anderen Namen geführt werden,
  Format: intern, verkettete Liste,
  Module: MIDOS-Datenbankeditor, MIDOS-Update,
  
• eine oder mehrere Thesaurusdatei/en thesname.THS, kann vorhanden sein,
  Format: MIDOS-Datenbankformat,
  Module: MIDOS-Datenbankeditor, Suche,
  
• eine Synonymdatei synoname.WTX, sollte vorhanden sein, wenn AutoSchlagwort benutzt wird, ein Muster SYNO.WTX wird mitgeliefert,
  Format: intern, verkettete Liste
  Module: MIDOS-Datenbankeditor, MIDOS-Update,
  
• eine oder mehrere Datenbankdatei xyzname.DBM, xyzname.MDS, xyzname.NWD oder xyzname. DAT, freie Erweiterung möglich aber nicht empfohlen,
  Format: MIDOS-Datenbankformat,
  Module: MIDOS-Datenbankmanager, MIDOS-Datenbankeditor, MIDOS-Update (Feldmanipulation, Index u.ä.)
  
• Fremddateien, wie z.B. fremde MIDOS-Datenbankdateien, Textdateien oder delimited-Datei, können vorhanden sein,
  Format: DBM, DBT, CSV, MDS, DBM, SDF, ISO2709, TXT usw.
  
• die Textbausteindatei .TBS, kann vorhanden sein, sollte benutzt werden,
  Format: strukturierte Textdatei
  Module: MIDOS-Datenbankeditor,
  
• xyzname.TMP, temporäre Erfassungsdatei, intern, automatisch,
  
• xyzname.BAK, aktuelle BAK-Datei für Rettungsaktionen, automatisch,
  
• xyzname.$, temporäre Erfassungsdatei, intern, automatisch,
  
• xyzname.~ID, temporäre Erfassungsdatei, intern, automatisch,
  
• xyzname.~IB, temporäre Erfassungsdatei, intern, automatisch,
  
• xyzname.CTR, Kontrolldatei,
  
• xyzname.~tm, temporäre Erfassungsdatei, intern, Logdatei,
  
• xyzname.IDX, Satzindexdatei, intern
  
• EXPORT.DLM, exportierte Datenbankdatei, delimited-Format, kann existieren,
  
• .HTM, temporäre oder vollständige Ausgaben beim Export nach HTML,
  
• .DOC, temporäre oder vollständige Ausgaben beim Export nach HTML für Word02000,
  
• .RTF, temporäre oder vollständige Ausgaben beim Export nach RTF,
  
• USER.INF mit Erfassungsregeln und Hantierungsvorschriften, kann vom Anwender erstellt werden, kann vor unbefugten Änderungen geschützt werden, muss jedem Beteiligten an der Datensatzerfassung bekannt gemacht werden, wird im Datenbankeditor unter Hilfe zum aktuellen Feld aufgerufen.
  Format: strukturierte Textdatei,
  Module: MIDOS-Datenbankeditor

1. SAVE, wenn Datenbank sichern betätigt wird,
   
2. ARCHIV, wenn Datensätze archivieren betätigt wird. Bei wiederholten Aufrufen der Funktion wird das Archiv fortgeschrieben. Sie können normalerweise keinen Datensatz doppelt ins Archiv bringen, weil er nur im Archiv oder nur in der Datenbank existieren kann. Ausnahme: Rücksichern eines SAVE-Verzeichnisses.

ï ñ ò Information 396

Thesaurusdatei

Während der Erfassung kann ein Thesaurus zur Ermittlung von Deskriptoren herangezogem werden. Der Thesaurus wird über Optionen, Registerkarte Prüfungen/Thesaurus an ein Feld der aktuellen Datenstruktur gekoppelt. Es ist das Feld anzugeben, in das die ermittelten Deskriptoren aus dem Thesaurus eingetragen werden sollen. Die Qualität des Thesaurus kann von der einsprachigen Synonymliste bis zum mehrsprachigen ISO-kompatiblen Thesaurus reichen.

Der Thesaurusmodul hat eine eigene Dokumentation, deswegen werden nur folgende Eigenschaften aufgezählt.

1. Die Thesaurusdatei ist eine Datei im MIDOS-Datenbankformat.
   
2. Die Feldnamen in dieser Datei sind angelehnt an die Relationen, die ein Thesaurus enthalten kann, jedoch sind die Feldnamen auch frei wählbar. Beim Einlesen der Thesaurusdatei werden die Feldnamen über eine Ersetzungstabelle den in Thesauri zugelassenen Relationen zugeordnet.
   
3. Es gibt die hierarchische Relation, die Assoziationsrelation, die Synonymrelation, die Sprachäquivalenzrelation, die Top-Term-Relation, die Klassifikationsrelation, die partielle Relation und weitere frei belegbare Relationen.
   
4. Das semantische Netz der Relationen wird in einer Baumstruktur zur Anzeige gebracht.
   
5. Die Baumstruktur kann von den Knoten der Relationen aus durch horizontale und vertikale Links durchlaufen werden, um den am besten ein Thema wiedergebenden Deskriptor zu ermitteln.
   
6. Die gewünschten Deskriptoren können zusammengestellt werden und in das Übergabefeld im Datenbankeditor übergeben werden.

DESKRDEUT:deskriptor
DESKRENGL:descriptor
SYNONYMDE:synonym1; synonym2; ...; synonym n
SYNONYMEN:synonymI; synonymII; ...; synonym N
OBERBEGRI:oberbegriff1; oberbegriff2 ...
UNTERBEGR:unterbegriff1; unterbegriff2; ...; unterbegriff n
VERWANDTR:assoziationsrelatione; verwandter-begriff-relation
KLASSIFIZ:notation1
BENUTZUNG:indexierungshinweis
DEFINIERT:definition-des-begiffs
FRUEHERER:früherer begriff1
TOPTERMRE:topterm-relation
TEILRELAT:teil-ganzes-relation
GANZRELAT:ganzes-teil-relation
DATUMABWA:ab datum benutzt
&&&

weitere Informationen:

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Tastenbelegung

1 mal ESC ... Beenden, Funktion identisch mit Beenden
2 mal ESC ... Beenden ohne Abspeichern,

F1  ... Hilfe zum aktuellen Feld, 
F2  ... Aussagentrenner setzen (Senkrechtstrich; = ASCII #124), 
F3  ... Suchen und Ersetzen, Gehe zum Satz xyz, 
F4  ... Wortliste zum aktuellen Feld anzeigen oder erzeugen, 
F5  ... Rechtschreibprüfung, 
F6  ... automatische Schlagwortvergaben, 
F7  ... Wortlistenprüfung, 
F8  ... Rechtschreibwörterbuch anzeigen, 
F9  ... Thesaurus laden, öffnen oder in Vordergrund, 
F10...  Textbaustein editieren, 
        Textbaustein holen mit tbsname+F10, 
F11 ... Feld zurücksetzen, 
F12 ... Eintrag aus letztem angezeigten Datensatz übernehmen. 

Strg+S ... Feld aussagenweise sortieren, doppelt Aussagen entfernen, 
Strg+M ... HTML-Anzeige während der Erfassung, 
Strg+T ... Tabelle im Feld erfassen, 
Strg+Z ... Aussagen sortiert zeilenweise anzeigen,
Strg+F ... Fremddatei einfügen,
Strg+P ... Dateipfad einfügen, 
Strg+G ... Grafikpfad einfügen, 
Strg+D ... Datensätze drucken, 
Strg+O ... Dopplungsprüfung starten,
Strg+C ... automatische Prüfung starten. 

Pos1 ... ein Datensatz zurück, 
Ende ... ein Datensatz vorwärts, 

Bild PfeilOben  ... kontextabhängig im Feld nach vorn oder im Datensatz nach vorn,
Bild PfeilUnten ... kontextabhängig im Feld nach hinten oder im Datensatz nahc hinten,

Umschalt+PfeilRechts/Links ... markieren, 
Strg+PfeilRechts/Links     ... Wortweise vor/zurück (von Blank zu Blank). 

weitere Informationen:

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Brief

Der Briefmodul ermöglicht Ihnen die Abfassung von Briefen, wobei eine Datenbankdatei als Adressliste verwendet werden kann oder der Inhalt des Datensatze zum Gegenstand des Brieftextes wird. Damit sind sowohl Briefe z.B. für die Werbung mit Produkten oder für den Einkauf bei Händlern und Produzenten möglich, für die eine Lieferantendatenbank einschliesslich Produktinformation oder Dienstleistungsbeschreibung vorliegt, als auch Bestellungen von Literatur auslösbar, für z.B. bibliografische Datenbanken.

Der Brief wird in zwei Teilen, dem Briefkopf und dem Briefinhalt bearbeitet. Folgende Anpassungen können Sie vornehmen.
Auf den fertigen Brief beziehen sich folgende Funktionen:

• Einen fertigen Brief können Sie mit Gesamten Brief Speichern ablegen (Dateiname .BRF) und mit
• Gesamten Brief holen wieder in dan Briefmodul einfügen, um ihn z.B. weiter zu bearbeiten.
  
• Sie können zwischen dem Format A5 und A4 für den Druck des Briefes wählen.
  
• Mit Briefinhalt wird aus dem Datensatz eingelesen entscheiden Sie, dass der Feldwert des Feldes, dass Sie bei der Briefkopfanpassung dem Menüpunkt Inhalt zugeordnet haben, als Inhalt des Briefes verwendet werden soll. Andernfalls können Sie den Briefinhalt auch aus einem alten Brief oder einer Textdatei einfügen.
  
• Über den Drucker-Aufruf gelangen Sie zur Druckausgabe, die Sie aber mit einer Druck-Vorschau zunächst prüfen können.

weitere Informationen:

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Briefkopf

Im Adressteil können folgende Anpassungen vorgenommen werden:

• Schrift ändern kann unterschiedlich für die Adresse, den Betreff und das Briefkurzzeichen erfolgen, dafür wählen Sie das Element aus und weisen die Schriftart über die Box Schriftart zu,
  
• Briefadresse löschen und neue einfügen,
  
• Fenster mit dem Briefinhalt holen fügt das Briefinhaltsfeld an die Adresse an,
  
• Die zwischen den Datenbankfeldern und der Briefadresse erwartete Feldnamensgleichheit kann erzwungen werden durch Feldzuordnung ändern (+Schrift speichern),
  
• Die Festlegungen für den Briefkopf können mit Speichern der Feldnamen für den Brief abgelegt werden.

• Name, verwendet im Sinne von Firmenname,
  
• Ansprechpartner, als Name einer Person,
  
• Vorname einer Person,
  
• Postfach, nicht Pflicht,
  
• Strasse, nicht Pflicht, wenn Postfach,
  
• PLZ, Postleitzahl,
  
• PLZPF, Postleitzahl-Postfach,
  
• Ort, Pflichtangabe
  
• Anrede1
  
• Anrede2
  
• Betreff
  
• Inhalt
  
• weiblich
  
• männlich, wird für Anrede benötigt.

weitere Informationen: