• die Funktion BAK-Datei zur aktuellen Datenbank oder BAK-Datei aktivieren mit der Sie die bei der Benutzung des MIDOS-Datenbankeditors immer erzeugte .BAK-Datei zur aktuellen Datenbankdatei machen können,
  
• die Funktion Datenbank sichern, mit der Sie ein Duplikat der Datenbankdatei in einem Unterverzeichnis SAVE erstellen können. Die Funktion sichert auch diverse andere Dateien, die zum Dateisystem einer Datenbank gehören.
  
• die Funktion Sicherung aktivieren, mit der Sie die Datenbank aus dem SAVE-Verzeichnis zurückholen und zur aktuellen Datenbank machen können,
  
• die Funktion Datenbank neu lesen, mit der Sie nach umfangreicheren Änderungen oder anderen Operationen, wie z.B. nach der Durchführung umfangreicher Recherchen und der Arbeit mit Trefferlisten die ursprüngliche Datenbank wieder einlesen können,
  
• die Funktion Datenbankfehler beheben, mit der Sie nach einem Fehlerzustand im MIDOS-Datenbankeditor den ordnungsgemässen Abschluss der Datenerfassung sichern können.

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BAK-Datei aktivieren

Sollte Ihnen eine katastrophale Fehlbedienung des Datenbankmanager unterlaufen sein, wie z.B. das Löschen aller Dokumente der aktuellen Datenbankdatei oder das Überschreiben der aktuellen Datenbank mit einer Trefferliste gleichen Namnes, können Sie mit BAK-Datei aktivieren den Stand der Daten herstellen, der vor dem Beginn der letzten Benutzung des MIDOS-Datenbank-Editors vorlag.
Es wird empfohlen, die BAK-Dateien des MIDOS-Datenbank-Editors niemals automatisch zu löschen.
Einen zusätzlichen Schutz vor Datenverlust bietet die Funktion Datenbank sichern, die Sie regelmässig anwenden sollten.

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Datenbankfehler beheben

Wenn Sie während der Erfassung mit dem MIDOS-Datenbankeditor eine ...Schutzverletzung... (Windows 95) angezeigt bekommen, können Sie den Datenbestand zunächst mit Datenbankfehler beheben reparieren. Es kann normalerweise nur der zuletzt bearbeitete Datensatz verfälscht sein, da er ggf. nicht mehr richtig abgespeichert werden konnte.

Das programmtechnische Konzept des MIDOS-Datenbankeditors verhindert weitestgehend Fehlbedienungen, die zu korrupten Datensätzen oder undefinierten Dateizuständen führen können. Trotzdem ist es nicht ausgeschlossen, dass im Hintergrund laufende Anwendungen, Hardwarefehler, Ausschalten des Rechners ohne ordnungsgemäss zu beenden, Stromausfall oder z.B. Beenden über Taskmanager zu Fehlern in der Datenbankdatei führen.

Sofern nicht gerade der Festplattenbereich defekt ist, auf dem Ihre Datenbank liegt, können solche Problemfälle in der Reihenfolge gelöst werden:

1. Datenbankfehler beheben,
   
2. BAK-Datei aktivieren und
   
3. Sicherung aktivieren.

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Datenbank sichern

Zum Schutz vor Datenverlust bietet die Funktion Datenbank sichern, die Möglichkeit, die Datenbankdatei und einige wichtige dazu gehörende Dateien zu sichern. Dazu wird ein SAVE-Verzeichnis als Unterverzeichnis zum Datenbankverzeichnis angelegt und anschliessend die Dateien dahin kopiert. Sie sollten das SAVE-Verzeichnis regelmäßig auf externen Datenträgern sichern oder ggf. auf einer anderen Festplatte spiegeln.

Einen weiteren Schutz vor Datenverlust bietet die Funktion BAK-Datei archivieren.

Sie sollten Ihre Datenbankdateien regelmässig sichern. Wenn Sie in mit separaten Arbeitsdateien erfassen, kann sich der Turnus der Datensicherung nach dem Fortschreibungszeitpunkt richten. Vor der Fortschreibung erfolgt das Datenbank sichern.

Wenn Sie eine Datenbank betreiben, in der ständige Änderungen ausgeführt werden, dann empfehlen wir mindestens eine tägliche Sicherung. Besser ist eine Sicherung im 4 Stunden Tournus. Allerdings ist das von der Menge der Änderungen abhängig, die pro Zeiteinheit ausgeführt werden. Darüberhinaus sollten Datenbanken in regelmässigen Abständen auf externen Datenträgern gesichert werden.

Bewährt hat sich dabei z.B. monatlich oder wöchentlich eine CD-ROM mit dem gesamten Dateisystem des Datenbankverzeichnisses zu brennen.

Sie sollten Datenbanken nie ausschliesslich auf magnetischen Datenträgern sichern.

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Sicherung aktivieren

Mit der Funktion Sicherung aktivieren holen Sie die wichtigsten Dateien aus dem SAVE-Verzeichnis der aktuellen Datenbank zurück und machen die Sicherungsdatei zur aktuellen Datenbank.
Vergewissern Sie sich vorher, ob die Sicherung ausreichend aktuell ist, um Nacharbeit zu vermeiden.

Wenn Sie wärend der Arbeit mit dem MIDOS-Datenbankeditor feststellen, dass Sie einen schwerwiegenden Fehler gemacht haben, können Sie ggf. mit der Funktion BAK-Datei aktivieren eher reagieren. Speichern Sie Änderungen nicht ab, wenn Sie den Datenbankeditor im Fehlerfall beenden. So ist die BAK-Datei als Datenbankdatei verwendbar. Sie hat den Zustand der Originaldatenbank vor dem Beginn der aktuellen Erfassungssitzung. Aktivieren Sie die BAK-Datei. Sie sollten anschliessend Datenbank sichern ausführen.

Wenn Sie während der Erfassung eine ...Schutzverletzung... (Windows 95) angezeigt bekommen, können Sie den Datenbestand zunächst mit Datenbankfehler beheben reparieren. Es kann normalerweise nur der zuletzt bearbeitete Datensatz verfälscht sein, da er ggf. nicht mehr richtig abgespeichert werden konnte.

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Datensicherungszeitpunkt

Datenbanken sollten so oft gesichert werden, dass zu keinem Zeitpunkt eine Nacharbeit zur Rekonstruktion von Daten erforderlich ist und die Datenbank von Ihnen nie als nicht verfügbar bezeichnet werden muss. Wenn Sie in Arbeitsdateien die Neuerfassung organisieren, dann sichern Sie auch diese Arbeitsdateien. Wenn Sie die Arbeitsdateien mit der Funktion Datenbank sichern sichern wollen, müssen Sie diese beim Datenbankmanager anmelden. Wechseln Sie dazu in die Arbeitsdatei, die Sie sichern wollen und führen Sie dann die Funktion aus.

Wenn Sie wärend der Arbeit mit dem MIDOS-Datenbankeditor ohnehin eine Pause machen müssen, beenden Sie die Erfassung, wenn das aktuelle Dokument fertiggestellt ist. Führen Sie dann die Datensicherung durch.

Sichern Sie, dass Sie insgesamt drei Generationen von Sicherungsdateien vor Beginn umfangreicher Datenänderungen besitzen.
Idealerweise wären das: Ein CD-ROM-Archiv, eine Sicherung im SAVE-Verzeichnis und eine Sicherung z.B. der Arbeitsdateien auf Diskette, JAZZ-Drive, ZIP-Drive oder Superdisk-Laufwerk.

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Datenbank neu lesen

Nach umfangreicheren Suchläufen, Sortierungen und Aufbereitungsprozessen empfiehlt es sich, mit der Funktion Datenbank neu lesen die Datenbankdatei neu zu lesen, um z.B. die ursprüngliche Dokumentreihenfolge wieder einzustellen. Möglicherweise können Sie auch nicht mehr unterscheiden, ob Sie eine Trefferliste oder die Datenbank in der Kurzanzeige des Grundmenüs sehen, obwohl es die Anzeige der Treffermenge und der Gesamtzahl oberhalb der Kurzanzeige gibt, auch dann hilft Datenbank neu lesen.

Wird die Arbeit mit dem MIDOS-Datenbankeditor beendet, wird die Datenbank automatisch neu gelesen. Der Mauszeiger wird auf das Dokument gestellt, mit dem Sie zuletzt den MIDOS-Datenbankeditor gestartet haben.

Die Datensatzverwaltung erfolgt über einen dynamischen Datensatzindex, der bei jeder Aktion, die einen Datensatz verändert oder in eine andere Reihenfolge bringt, nachgeführt werden muss.

Trefferliste haben einen Zugriffsindex, der anders ist, als der der Datenbank. Wenn Sie einen Datensatz in einer Trefferliste ändern, dann wird dieser in der geänderten Form erst beim Verlassen des Datenbankeditor in die Datenbank eingefügt und der Zugriffsindex neu eingestellt.

Nach allen Funktionen, bei denen Sie Datenbanklisten verändern, sollten Sie mit Datenbank neu lesen für die Aktualisierung der Kurzanzeige sorgen. Nach Suchläufen kann auch der RESET-Button im Grundmenü für das neue Einlesen der Datenbank sorgen.

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Umkodierungsfunktionen

Mit der Grundfunktion Umkodierungsfunktionen können Sie die bestehende Codierung einer Datenbank umwandeln:

• vom ASCII-Zeichensatz in den ANSI-Zeichensatz oder
  
• vom ANSI-Zeichensatz in den ASCII-Zeichensatz.

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Datenbank nach ASCII

Wenn Sie Ihre Datenbanken Code-kompatibel zu beliebigen MS-DOS-Anwendungen aufbauen wollen, dann sollten Sie die Funktion Datenbank nach ASCII ausführen, um die aktuelle Datenbank in den ASCII-Code umzusetzen. Die Funktion wird nur ausgeführt, wenn die aktuelle Einstellung der Codierung ANSI ist. Beachten Sie dabei, dass es ANSI-Zeichen gibt, die im ASCII-Code nicht dargestellt werden können, weil sie kein grafisches Äquivalent haben.

Beachten Sie auch, dass Sie nicht mehr aufwärts kompatibel zu Datenbanksystemen sind, die auf Windows beruhen, wie z.B. MS Access, MS Excel.

Wichtig ist, dass der Datenaustausch über die Zwischenablage mit einer Codewandlung erfolgen muss, wenn das Ziel oder die Quelle das Datenaustausches eine Software ist, die ebenfalls im ANSI-Code arbeitet.

Wenn Sie Daten aus MIDOS2000 in Word für Windows übergeben, benutzen Sie nicht den Konverter MS-DOS-Text sondern das RTF-Format oder das HTML-Format zur Übergabe.
Nach dem Ausführen von Datenbank nach ASCII sollten Sie Ihre Suchlisten neu generieren.

Wenn Sie wissen wollen, welchen Zeichensatz Sie benutzen, dann führen Sie mit der Funktion MIDOS-Update oder mit der Funktion Datenbankanalyse in der Grundfunktion Ausgabe eine Analyse mit Zeichensatzanalyseaus.

Wenn Sie Daten via Datenträger an Dritte bereitstellen, müssen Sie sich hinsichtlich des Zeichensatzes mit Empfänger der Daten abstimmen.

Wenn Sie Daten an UNIX- bzw. LINUX-Anwender oder Macintosh-Computer weitergeben, müssen Sie sich hinsichtlich des Zeichensatzes mit dem Empfänger der Daten abstimmen. Üblicherweise verwenden diese Betriebssysteme andere Zeichensätze oder nur eine Untermenge des ASCII-Zeichensatzes.

Wenn Sie Daten an englischsprachige Versionen von Windows und/oder an zu Windows kompatible Software weitergeben, bedenken Sie, dass diesen Versionen im allgemeinen die deutschen Umlaute unbekannt sind. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie mit ANSI oder ASCII-Zeichensatz arbeiten.

Wenn Suchlisten aufgebaut werden, wird die Codierung angenommen, die auch der Datenbank zugeordnet ist. Allerdings ist der Parameter NOANSI in den INDEX- und FASTINDEX-Funktion zu beachten.

Wenn Sie Fragen zu Codierungsproblemen haben, lassen Sie sich von uns ausführlich beraten. Sie erreichen uns über Internet unter http://www.progris.de oder via E-Mail unter: progris@progris.de .

Über den Stand der internationalen Normung für Zeichensätze für Computer informiert Sie http://www.fiz-technik.de oder http://www.beuth.de .

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Datenbank nach ANSI

Wenn Sie Ihre Datenbanken Code-kompatibel zu beliebigen Windows-Anwendungen aufbauen wollen, dann sollten Sie die Funktion Datenbank nach ANSI ausführen, um die aktuelle Datenbank in den ANSI-Code umzusetzen. Beachten Sie dabei, dass es ASCII-Zeichen gibt, die im ANSI-Code nicht dargestellt werden können, weil sie kein grafisches Äquivalent haben.

Beachten Sie auch, dass Sie nicht mehr abwärts codekompatibel zu Datenbanksystemen sind, die auf MS-DOS beruhen, wie z.B. das MIDOS 3.0 für MS-DOS oder dBaseIV.

Wichtig ist, dass der Datenaustausch über die Zwischenablage ohne Codewandlung erfolgen kann, wenn das Ziel oder die Quelle das Datenaustausches eine Software ist, die ebenfalls im ANSI-Code arbeitet . Wenn Sie Daten aus MIDOS2000 in Word für Windows übergeben, benutzen Sie nicht den Konverter MS-DOS-Text sondern das RTF-Format oder das HTML-Format zur Übergabe.

Nach dem Ausführen von Datenbank nach ANSI sollten Sie Ihre Suchlisten neu generieren.

Hinweis: Word für Windows weicht in der internen Zeichendarstellung an 32 Code-Positionen vom ANSI-Code ab.

Wenn Sie wissen wollen, welchen Zeichensatz Sie benutzen, dann führen Sie mit der Funktion MIDOS-Update oder mit der Datenbankanalyse in der Grundfunktion Ausgabe eine Analyse mit Zeichenanalyse aus und vergleichen Sie die Code-Werte mit den grafischen Abbildern der Zeichen.

Wenn Sie Daten via Datenträger an Dritte bereitstellen, müssen Sie sich hinsichtlich des Zeichensatzes mit dem Partner abstimmen.

Wenn Sie Daten an UNIX- bzw. LINUX-Anwender, Macintosh-Computer, IBM-Main-Frames oder NEXT STEP Systeme weitergeben, müssen Sie sich hinsichtlich des Zeichensatzes mit dem Empfänger der Daten abstimmen. Üblicherweise verwenden diese Betriebssysteme andere Zeichensätze. Bisweilen sind Code-Umsetzungen in diesen Systemen bei der Datenübertragung enthalten (z.B. EBCDIC in ASCII).

Da in IBM-Computern der EBCDIC-Zeichensatz bezüglich der deutschen Umlaute frei generierbar war, muss dass, was Sie geliefert bekommen, nicht unbedingt bei Ihnen richtig ankommen.

Wenn Sie Daten erhalten, lassen Sie sich den Zeichensatz mitliefern. Die meisten Lieferanten werden den Zeichensatz ihrer eigenen Anwendung selbst nicht kennen. Sie müssen etwas Geduld haben.

Wenn Sie nicht kompatible Zeichencodes geliefert bekommen, die weder ASCII noch ANSI sind, können Sie in MIDOS-Update einen Zeichenkettenmanipulator schreiben, in dem Sie die Code-Umsetzung selbst definieren.

Wenn Sie Daten an englischsprachige Versionen von Windows und/oder an zu Windows kompatible Software weitergeben, bedenken Sie, dass diesen Versionen im allgemeinen die deutschen Umlaute unbekannt sind. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie mit ANSI oder ASCII-Zeichensatz arbeiten.

Wenn Sie Daten in den englischsprachigen Raum liefern, stimmen Sie die Codes für die diakritischen Zeichen ab. Normalerweise können Sie versuchen, die HTML-Zeichen-Entitäten zu benutzen (z.B: ß für ß). Dabei gehen Sie also über einen von Browsern verstandenen Zwischenschritt mit international abgestimmten Ersatzzeichenketten für nicht darstellbare Zeichen.

Wenn Sie Fragen zu Codierungsproblemen haben, lassen Sie sich von uns ausführlich beraten. Sie erreichen uns über Internet unter http://www.progris.de oder via E-Mail unter: progris@progris.de .

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Normen für Zeichensätze und für den Datenaustausch

Für den Aufbau von im wesentlichen textorientierten Datenbanken sind die Normen ISO-Latin-1 und ISO 646 von Bedeutung. Darüberhinaus gibt es eine Reihe von Normen, die zu beachten wären, wenn Sie sich in Details eines tatsächlichen Datenaustauschs einarbeiten wollen. Im folgenden sind die wesentlichsten Normen aufgeführt.

Deutschland:

DIN 66303; Ausgabedatum: 2000.06. Informationsverarbeitung; 8-Bit-Code
Information processing; 8 bit character set for information interchange. Traitement de l'information; code 8-bits
Berlin: Beuth Verl. (DM 101,40). - Ersatz für: DIN 66303 (1986.11)
Die Norm basiert auf dem 7-Bit-Code Zeichensatz nach DIN 66003, den Erweiterungsregeln für einen 8-Bit-Code nach ISO/DIS 4873, dem Zeichensatz fuer die Textkommunikation nach ISO 6937/2 und dem Schriftzeichensatz Lateinisches Alphabet Nr. 1 nach ISO/DIS 8859/1.2. Die Norm legt Schriftzeichensätze fuer die Codierung der Zeichen als Einzelbyte- und Multibyte codierte Schriftzeichensätze fest.

DIN V 66299; Ausgabedatum: 1987.10. Informationsverarbeitung; Umsetzung von Zeichensätzen aus EBCDIC-Codierung in ISO-Codierung
Information processing; conversion from EBCDIC coding to ISO coding
Traitement de l'information; conversion des blocs de caracteres du code EBCDIC au code ISO. - Vornorm
Berlin: Beuth Verl. (DM 83,90)
Mit der Entwicklung von nationalen (DIN 66303) und internationalen (ISO 8859) 8-Bit-Code-Normen, die denselben Zeichensatz wie der meistgebräuchliche EBCDIC-Code haben, ist es möglich geworden, von EBCDIC auf ISO gerechte Codierung umzustellen. Die Norm soll eine einheitliche Umstellung sicherstellen und gleichzeitig die Umstellung auf den genormten Code erleichtern und fördern.

International ISO: Darstellung von Internationalen Einheiten

ISO 2955; Ausgabedatum: 1983.05. Informationsverarbeitung; Darstellung von SI- und anderen Einheiten in Systemen mit begrenzten Zeichensätzen
Information processing; Representation of SI and other units in systems with limited character sets
Traitement de l'information; Representation des unites du Systeme international et d'autres unites dans des systemes comprenant des jeux de caracteres limites
Int. Organiz. for Standardiz., ISO/IEC/JTC 1 ISO/IEC - Gemeinschaftskomitee für Informationstechnik. - Berlin: Beuth Verl. (DM 54,20)
Identisch mit:
BS 6430-1983<E>
DIN 66030-1980<R>
NS 1025-1985<R>
SFS 3400-1984<R>
ISO 2955-1987<E>
NF ISO 2955(1988/AFNOR)<E>
NF Z69-100(1988/AFNOR)<E>
NBN ISO 2955(1991/IBN)<E>
Bestimmt zwei Sätze von Darstellungsformen für SI-Einheiten und andere Einheiten gemäß ISO 1000, in Verbindung mit ihren dezimalen Vielfachen und Bruchteilen, die mittels Vorsätzen gebildet werden zur Verwendung beim Datenaustausch durch Systeme mit eingeschränktem Zeichenvorrat.

Grossbritannien:

BS ISO/IEC 646; Ausgabedatum: 1992.02.28 Informationstechnik. ISO 7-bit codierter Zeichensatz für Informationsaustausch
Information technology. ISO 7-bit coded character set for information interchange
Technologies d'information. Jeu ISO de caracteres codes a 7 elements pour l'echange d'informations
Berlin: Beuth Verl.(DM 165,90). - AMD 7619 publ. 15. Feb. 1993
Ersatz für:
BS 4730 (1985)
Identisch mit:
ISO/IEC 646-1991<E>

BS ISO/IEC 10646-1; Ausgabedatum: 1993.07.15. Informationstechnik. Universeller Mehrfach-8-bit-codierter Zeichensatz (UCS).
Architektur und mehrsprachige Tabelle
The full ISO/IEC text is available by ordering ISO/IEC 10646-1:1993 but extracts of the ISO/IEC expected to be useful in the UK are available as PD 6581:1993. Information technology
Universal Multiple-Octet Coded Character Set (UCS). Architecture and Basic Multilingual Plane. Technologies de l'information. Jeu universel de caracteres codes a plusieurs octets. Architecture et atble multilingue
Berlin: Beuth Verl. (DM 66,40)
Identisch mit: ISO/IEC 10646-1-1993<E>

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Importfunktionen

Mit der Grundfunktion Importfunktionen, können Sie Fremddateien einlesen und direkt in eine MIDOS-Datenbankdatei umwandeln. Im Ergebnis dieses Dateiimports wird Ihre Datenbank die gleiche inhaltliche Datenstruktur aufweisen, wie die eingelesene Fremddatei.

Beim Einlesen von Textdateien wird jede Textzeile zu einem Datensatz, der nur ein Feld mit dem Feldnamen TEXT hat.

Um eine Fremddatei in eine von Ihnen gewünschte andere Datenstruktur umzuformen, steht Ihnen im die Funktion MIDOS-Update zur Verfügung. In Abhängigkeit vom zu importierenden Fremdformat kann aus der Programmsammlung von MIDOS-Update ein entsprechender Transfer ausgewählt, angepasst und ausgeführt werden.

Folgende Fremdformate werden unterstützt:

• delimitted-Format: ein Austauschformat, das von fast allen relationalen Datenbanksystemen erzeugt werden kann. Es stellt die Felder einer Datenbank als fortlaufende Zeichenketten mit dazwischengefügten Feldtrennzeichen dar. Für eine saubere Syntaxanalyse sind die Feldwerte manchmal in Rahmenzeichen eingerahmt. Im allgemeinen werden am Personal Computer einzelne Sätze mit einem Satztrenner X'1310', unter UNIX ggf. nur mit X'10' getrennt. Achten Sie darauf, dass Datensätze aus englischsprachiger Software keine Umlaute enthalten könnten. Achten Sie ausserdem darauf, dass MEMO-Felder beim Export aus der relationalen Datenbank nicht unzulässig verändert werden (abgeschnitten, falsche Codierung, falsche Trennzeichen).
  Merke: Die Export-Konverter relationaler Datenbanksysteme sind im allgemeinen schlecht programmiert und verursachen Fehler in den Daten, z.B. die Oracle-Exportfunktion. In diesem Fall können Sie die Unterfunktion REL-Konverter der Grundfunktion MIDOS-Update verwenden, um Fehler auszugleichen.
  
• dBase (umfasst auch FoxPro und Clipper, auch die Memory-Felder werden bearbeitet): Verarbeitet wird jeweils die Datenbankdatei im internen Datenbankformat. Manche relationalen Datenbanksystem bieten das dBase2-, dBase3-, dBase4- und/oder dBase5-Format als Exportformat an. Wenn die Datenbank MEMO-Felder enthält, lassen Sie sich die Datei im dBase4 oder dBase5-Format übergeben.
  
• Austauschformat für bibliografische Angaben gemäss ISO 2709 (in der Interpretation von CDS/ISIS): Wenn Sie mehr über dieses Format wissen wollen, müssen Sie sich mit der Norm beschäftigen. Es ist eine Wissenschaft für sich. Sie können uns auch einen Auftrag erteilen...
  
• Textformat: also ein zeilenweise organisiertes Format, bei dem jede Zeile mit X'1310' abgeschlossen wird. Da bei Textdateien zunächst kein Ansatz für eine Feldstruktur vorausgesetzt werden kann, wird jede Zeile zu einem Datensatz mit dem einzigen Feld TEXT. Wenn Ihnen in der Textdatei Strukturen auffallen, die in Felder umgesetzt werden könnten und gibt es in der Datei eine Kennzeichnung für ein Dokumentende oder einen Dokumentanfang, dann können Sie diese Datei aufbessern, in dem Sie einen Datentransfer mit der Funktion MIDOS-Update, Unterfunktion Zeichenkettenmanipulation und/oder Feldmanipulation durchführen.
  
• MIDOS-Datenbankdateien anderer Anwender/Anwendungen, sofern Sie deren Datenstruktur unverändert übernehmen möchten. Sie können die Datenstruktur an Ihre Wünsche anpassenn, in dem Sie einen Datentransfer mit der Funktion MIDOS-Update, Unterfunktion Zeichenkettenmanipulation und/oder Feldmanipulation durchführen.

weitere Informationen:

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Datei importieren

Mit der Funktion Datei importieren können Sie

• Datenbankdateien und Memo-Felddateien aus dBase (auch FoxPro/Clipper) im internen Format oder
  
• Dateien, die in einem regulären Austauschformat vorliegen, dem sogenanntes delimited-Format oder
  
• Dateien die im Format gemäss ISO 2709 vorliegen,
  
• zeilenweise organisierte Textdateien und
  
• MIDOS-Dateien anderer Anwender oder aus eigenen Anwendungen

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Allgemeine Funktionsparameter für Datei importieren

Es stehen vier allgemeine Funktionsparameter zur Verfügung, die bei allen Import-Formaten wirksam werden können:

• Feld mit laufender Satznummer einfügen: Geben Sie einen Feldnamen an, als dessen Feldwert die laufende Satznummer eingetragen wird.
  
• erste Nummer: Geben Sie die Nummer ein, mit der die Zählung beginnen soll.
  
• WIN-Standard: Ein Klick auf diese Schaltfläche erzeugt für die Zieldatei den ANSI-Code.
  
• DOS-Standard: Ein Klick auf diese Schaltfläche erzeugt für die Zieldatei den ASCII-Code.

weitere Informationen:

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Funktionsparameter für das delimited-Format

Das Delimited-Format ist ein Trennzeichenformat, das von allen bekannten relationalen Datenbanksystemen sowie von Tabellenkalkulationsprogrammen via Exportfilter erzeugt werden kann. Die Entwickler solcher Exportfilter sind allerdings nicht immer in gleich guter Form gewesen und so gibt es bei der Ausgabe dieses Formates bisweilen diverse Probleme.

Das Delimited-Format wird von einigen Datenbanksystemen auch durch den Anwender generierbar gehalten.

Sie sollten sich die Datei zunächst mit dem MIDOS-Dateimanager,Funktion Datei anzeigen ansehen und dann die Einstellungen entsprechend der weiter unten genannten Funktionsparameter vornehmen. Wählen Sie hierfür Einstellungen.

Eine Datei im Delimited-Format kann einen Kopfsatz haben. Der Kopfsatz enthält üblicherweise die Feldnamen aus der Datenstruktur des Datenbanksystems in der Originalform und so getrennt und eingerahmt, wie die folgenden Sätze auch angeordnet sind. Sie müssen Feldnamen, die nicht den MIDOS-Konventionen entsprechen, vor der Verarbeitung der Datei anpassen. Tiefstrich, Punkt, Leerzeichen sind verboten. Sie sollten keine Sonderzeichen und Umlaute in Feldnamen verwenden. Sie können beim Generieren von HTML-Ausgaben Probleme bereiten.

Üblicherweise endet jeder Datensatz mit X'1310' (unter MS-DOS und Windows) oder mit X'10' (unter UNIX, LINUX). Es kann aber auch ein völlig beliebiges Zeichen als Datensatztrenner angegeben sein, z.B. wenn von einer IBM-Grossrechneranlage Magnetbandkassetten auf den PC transferriert wurden.

Ermitteln Sie die/das Satzendezeichen der zu importierenden Datei und tragen Sie diese/dieses unter Satzende in das Formular ein. Für nicht darstellbare Zeichen können Sie ASCII-dezimale Zeichen der Form #13#10 schreiben.

Die einzelnen Feldwerte sind im delimited-Format mit einem Feldtrenner separiert. Ermitteln Sie diesen und tragen Sie ihn in das Formular unter Feldtrenner ein.

Um das delimited-Format syntaktisch stabiler zu machen, ist es üblich, dass die Feldwerte in Rahmenzeichen eingeschlossen werden. Dafür wird oft das Anführungszeichen-oben benutzt. Ermitteln Sie das Rahmenzeichen Ihrer Import-Datei und tragen Sie es im Formular unter Einschliessung ein.

Manche Exportfilter legen Rahmenzeichn nur um Feldwerte, die als String/Zeichenkette/Text im Datenbanksystem definiert wurden, während sie Realzahlen, Integerwerte, Datumsangaben, Zeitangaben und logische (Boolean) Datentypen nicht einrahmen.

Manche Exportfilter geben leere Feldwerte durch eine leere Zeichenkette (Nullstring) aus, der also nur aus den Rahmenzeichen und einem Feldtrenner besteht. Andere Exportfilter setzen nur einen Feldtrenner für das leere Feld.

Hat Ihre Datei keinen Kopfsatz, dann müssen Sie sich über die Anzahl der Felder je Datensatz informieren und selbst Feldnamen vergeben. Die Feldnamen geben Sie im Formular unter Feldzuordnung an. Die Feldzuordnung aus der Import-Datei erfolgt so, dass das erste Feld des Datensatzes dem ersten Feldnamen im Formular zugeordnet wird, das zweite Feld dem zweiten Feldnamen usw.

Wenn Sie weniger Feldnamen im Formular angeben, als in den Datensätzen Felder vorhanden sind, so werden diese Felder nicht in das MIDOS-Format überführt, weil ja nicht bekannt ist, wie sie genannt werden sollen.

Wenn Sie mehr Feldnamen im Formular angeben, als in den Datensätzen Felder vorhanden sind, so werden diese Felder als leere Felder in das MIDOS-Format überführt.

Wird Ihnen ein irreguläres Austauschformat bereitgestellt, dann erkennen Sie dieses nach dem Import, wenn Sie für besonders charakteristische Felder Suchlisten erzeugen, z.B. für Adressdatenbanken über Ort, Straße, Postleitzahlen. Schauen Sie diese Suchlisten nach Unregelmäßigkeiten durch.

weitere Informationen:

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Parameter beim Importieren des ISO-2709-Formates

Beim ISO-2709-Format können zur Zeit der Feldtrenner und das Satzendezeichen angegeben werden. Wenn es erforderlich ist, für die syntaktische Analyse des Formates zusätzliche Parameter zu benutzen, wenden Sie sich an den Entwickler unter progris.progris.de oder an thomas.stys@fiz-technik.de . Schicken Sie eine Testdatei mit. Wir analysieren dann Ihr Format und liefern Ihnen gegen Berechnung einen angepassten Konverter.

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Parameter beim Import des dBase-Formats

Wenn Sie eine Original-dBase-Datenbankdatei und die ggf. dazugehörende Datei der MEMO-Felder importieren, dann geben Sie nur den Namen der Datenbankdatei an. Die gesamte Umsetzung erfolgt automatisch. Es wird auch die Datenstruktur und eine erste Ausgabebeschreibung angelegt.
Sie müssen alle Feldnamen der dBase-Datei auf MIDOS-Konformität prüfen und die Namen ggf. in einer Kopie der Originaldatenbank ändern.

weitere Informationen:

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Textdatei importieren

Wenn Sie eine zeilenweise organisierte Textdatei vorliegen haben, dann kann ohne nähere Einsicht in die Struktur oder die Besonderheiten der Datei eine Konvertierung in ein MIDOS-Speicherformat erfolgen, bei der jedes Dokument den Inahlt einer Zeile in dem einzigen Feld TEXT: enthält. Sie müssen Prüfen, ob die Zeichenfolge X'363636' (&&&) in der ursprünglichen Datei irgendwo enthalten ist.

Vor dem Import müssen Sie diese Zeichenfolge entfernen oder ersetzen durch eine signifikante andere Zeichenfolge.

Wenn es erforderlich ist, der importierten Textdatei eine verbesserte Datenstruktur zu geben, dann können Sie mit der Funktion MIDOS-Update, Unterfunktion Feldmanipulation oder mit der Unterfunktion Zeichenkettenmanipulation ein Programm schreiben, mit dem Sie das Feld TEXT in die gewünschte Struktur bringen. Voraussetzung ist dafür, dass es ausreichend gleichförmige Elemente im Text gibt, die es Ihnen ermöglichen, mittels Programm weitere Felder zu erzeugen.

weitere Informationen:

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MIDOS-Datei importieren

MIDOS-Dateien beliebiger MIDOS-Installationen über die Sie verfügen, können direkt mit Datei öffnen oder mit Datenbank öffnen / löschen behandelt werden. Beim Datei importieren wird die Datei analysiert, eine Datenbeschreibung abgeleitet, eine erste Ausgabebeschreibung gebildet und die Datenbank beim Datenbankmanager angemeldet. Sie wird in die Datenbankliste eingetragen und zur aktuellen Datenbank.

Wenn es erforderlich ist, der Datenbankdatei eine andere Datenstruktur zu geben, dann können Sie mit der Funktion MIDOS-Updaten, Unterfunktion Feldmanipulation oder mit der Unterfunktion Zeichenkettenmanipulation ein Programm schreiben, mit dem Sie die Felder in die von Ihnen gewünschte Struktur bringen.

weitere Informationen:

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Spezial: dBase-Datenbankdateien (ab Version 2.0)

Die Datenbankdateien einer dBase-Anwendung können direkt in MIDOS2000 übernommen werden. Die Dateien haben die Dateinamenextension .DBF für die Datenbankdatei und .DBT für die Datei, die den Inhalt der Memo-Felder enthält. Beide Dateien werden automatisch hinsichtlich der Datenstruktur analysiert. Es wird eine Datenbeschreibung angelegt Anschliessend werden die Datensätze aus der Datenbankdatei und der MEMO-Feld-Datei synchronisiert und in einem MIDOS-Datensatz zusammengeführt.

Wenn die Feldnamen der dBase-Datei Sonderzeichen enthalten, die in MIDOS-Feldnamen verboten sind, empfehlen wir, diese Feldnamen so zu ändern, dass sie MIDOS-konform sind. Entfernen Sie Tiefstriche und Punkte aus den Feldnamen. Sie dürfen die Länge der Feldnamen nicht ändern, also nur ein Zeichen gegen ein anderes austauschen. Dafür können Sie entweder eine dBase-Reorganisation durchführen oder wenn Sie keinen Zugriff auf dBase haben, die Feldnamen mit dem Fileeditor ändern.

In dBase-Dateien finden Sie die Feldnamen im Klartext in den ersten 1024 Byte oder bei neueren Versionen in den ersten 4096 Byte.

Sie dürfen die Dateien nicht mit einem Texteditor bearbeiten, sondern ausschliesslich mit dem Fileeditor.

Wenn Sie unsicher sind in der Bedienung des Fileeditors, wenden Sie sich an uns. Wir helfen Ihnen gern bei der Umsetzung der Daten.

weitere Informationen:

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Beenden

Mit der Grundfunktion Beenden beenden Sie die Arbeit mit dem MIDOS-Datenbankmanager. Sie können auch über das Ausstiegssymbol im Grundmenü oder über das Windows-Fensterschliesssymbol beenden. Aber:
Die Beendigung des MIDOS-Datenbankmanager ist nicht möglich, solange eine Datenbank mit dem MIDOS-Datenbankeditor geöffnet ist.

Sollten Sie den MIDOS-Datenbankmanager bei - im MIDOS-Datenbankeditor geöffneter - Datenbank versehentlich über den Taskmanager beenden, müssen Sie beim nächsten Start mit der Funktion Datenbankfehler beheben für eine ordentliche Beendigung des MIDOOS2000-Datenbankeditors sorgen.

Sie sollten vor dem Beenden die Funktion Datenbank sichern ausführen, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie keine groben Fehler gemacht haben.

Die BAK-Datei aktivieren können Sie, solange Sie den MIDOS-Datenbankeditor nicht noch einmal starten und eine Änderung ausführen. Der Datenbankeditor legt sofort eine neue BAK-Datei an, wenn er gestartet wird.

Sie können auch direkt nach dem Start des MIDOS-Datenbankmanagers eine Datensicherung ausführen. Dann müssen Sie sich aber sicher sein, dass Sie die letzten Aktionen in der Datenbank ordnungsgemäss beendet haben. Insbesondere wenn Sie neue Dokumente erfasst haben oder umfangreiche Änderungen ausgeführt haben, sollten Sie nach dem Beenden der Erfassung Ihre Daten sichern.

weitere Informationen:

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Bearbeiten

Der Funktionskomplex Bearbeiten enthält alle die Funktionen, die sich auf die Bearbeitung einzelner oder mehrerer Datensätze einer Datenbank oder einer Trefferliste beziehen. Suchergebnis und Trefferliste werden synonym verwendet.
Der Funktionskomplex umfasst die Grundfunktionen:

• Editieren-Archivieren, mit der Sie zur Datenneueingabe, zum Ändern vorhandener Dokumente, zum Archivieren einzelner oder mehrerer Dokumente gelangen und mit der Sie Dokumente aus der Ablage übernehmen können, die Sie vorher ggf. aus einer anderen Datenbank entnommen und in die Ablage gestellt haben,
  
• Datensätze bearbeiten, spezial, mit der Sie ein oder mehrere Dokumente über die Datensatznummer - automatisch gebildete Zählnummer - in der ersten Spalte der Kurzanzeige - auswählen können, um anschliessend weitere Funktionen mit dem einzelnen Dokument oder einer kleineren Menge von Dokumenten auszuführen, in der Sie aber auch Suchen und Ersetzen sowie eine Dopplungsprüfung mit variabler Key/Schlüssellänge auslösen können,
  
• Markierungsfunktionen, mit denen Sie Dokumente der Datenbank oder einer Trefferliste einzeln oder insgesamt markieren können, um anschliessend weitere Funktionen über die markierten Dokumente ausführen zu können. Natürlich können die Markierungen auch wieder entfernt werden.
  
• Datenstrukturdefinition, mit der Sie die Datenstruktur für die Erfassung in der Datenbeschreibung hinterlegen, für die Ausgabeaufbereitung Ausgabebeschreibungen definieren und testen können und mit der Sie, falls Sie bibliothekarische Ambitionen haben, die Ausgabe von bibliografischen Dokumenten nach den Regeln für die Alphabetische Katalogisierung (RAK) vorbereiten können, indem Sie bestimmte Feldinhalte/Felder Ihrer Anwendung den Feldern des RAK-Formates zuweisen.
  
• Trefferlistenfunktionen, mit der Sie bezogen auf ein Suchergebnis - also eine Trefferliste - eine neue Datenbank einrichten können, die aktuelle Datenbank durch ein Suchergebnis ersetzen können, z.B. um eine umsortierte Datenbank zur aktuellen Datenbank zu machen und gleichzeitig diese umsortierten Sätze permanent zu speichern, mit der Sie aber auch das Suchergebnis an eine andere Datenbank anfügen können.

weitere Informationen:

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Editieren-Archivieren

Die Grundfunktion Editieren-Archivieren fasst die Funktionen zum Starten des MIDOS-Datenbankeditors

• Datensatz neu,
  
• Datensatz ändern,
  
• Datensatz löschen,

• zum Datensätze archivieren,
  
• zum Datensätze dearchivieren, die Sie nur zur Verfügung haben, wenn Sie bereits einmal Datensätze der aktuellen Datenbank archiviert haben,

• Übernahme der Datensätze aus der Ablage

weitere Informationen:

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Datensatz neu

Beim Aufruf der Funktion Datensatz neu startet der MIDOS-Datenbankeditor und es wird zunächst eine leere Erfassungsmaske für den Datensatz angezeigt. In einem links oben stehenden Statusfenster werden Sie informiert, dass Sie sich in der Neuerfassung befinden, der wievielte Datensatz erfasst wird und wieviele bereits in der Datei enthalten sind. Bei jedem weiteren Aufruf der Funktion startet der Datenbankeditor mit den Einstellungen, die beim letzten Beenden aktiv waren.

Achten Sie darauf, dass Sie nur durch betätigen der Schaltfläche Nächsten zur Erfassung des nächsten Datensatzes gelangen, wärend Sie mit der Schaltfläche Beenden zunächst in den Änderungsmodus gelangen, den Sie nur mit Beenden im Hauptmenü des MIDOS-Datenbankeditor verlassen können. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Fragen

• Abspeichern der neuen Datensätze? und
  
• Änderungen speichern?

weitere Informationen:

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Datensatz ändern

Beim Aufruf der Funktion Datensatz ändern startet der MIDOS-Datenbankeditor und der aktuelle Datensatz, das ist derjenige, auf dem der Mauszeiger stand, als Sie die Funktion anwählten, wird in der aktuellen Erfassungsschablone angezeigt.

Wenn Sie mehrere Dokumente markiert haben, dann wird im Änderungsmodus der angezeigt, der der erste in der Liste der markierten Dokumente ist.

Sie befinden sich im Änderungsmodus, in dem Ihnen der Funktionsvorrat der Neuerfassung zur Verfügung steht und darüber hinaus einige weitere Funktionen, die nur im Änderungsmodus zur Verfügung stehen.

Den Änderungsmodus verlassen Sie mit Beenden im Hauptmenü des MIDOS-Datenbankeditor.

Achten Sie auch darauf, dass Sie die Fragen

• Abspeichern der neuen Datensätze? und
  
• Änderungen speichern?

weitere Informationen: